О выплате суточных в случае командировки на новые территории РФ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «О выплате суточных в случае командировки на новые территории РФ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.

Суточные в заграничных командировках.

Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.

Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.

В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.

Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.

Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.

Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.

Предварительный расчет

Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.

В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.

СОВЕТ

Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.

Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.

Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

• на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
• билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
• наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

• 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
• 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

• 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
• 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
• 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

Порядок возмещения командировочных расходов

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

• расходы на проезд;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;

А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;

• обязательные консульские и аэродромные сборы;

• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

• иные обязательные платежи и сборы.

Размер суточных устанавливается коллективным договором или локальным нормативным документом организации (ЛНД). Можно устанавливать отдельные нормы суточных для каждой страны или группы стран. Предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, составляют 700 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке на территории РФ и 2 500 руб. — за пределами территории РФ. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматив не установлен (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Выплата суточных при командировках за пределы территории РФ регламентирована пунктами 18-20 Положения о командировках:

• при однодневной командировке суточные выплачиваются в размере 50 % от нормы для загранкомандировок;

• даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;

• при направлении работника в командировку на территории стран, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых при пересечении границы отметки не делаются, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам);

• при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются по норме для командировок за границу. При следовании работника на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются по нормам для России. Если работник направляется в командировку на территории двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если аванс выдан в рублях

Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:

• по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;

• по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;

• по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).

Состав командировочных расходов

Выплаты, гарантированные Трудовым кодексом при направлении работника в служебную командировку, закреплены в 168 статье. Что входит в командировочные в 2020 году:

1. Заработная плата. За командированным работником гарантированно сохраняется должность, рабочее место и средний заработок, который рассчитывается за предшествующие 12 месяцев.
2. Расходы на транспорт. Наниматель обязан оплатить транспортные расходы подчиненного, которые он понес, чтобы добраться до места назначения. Но такие траты придется подтвердить чеками, билетами и прочими документами.
3. Затраты на проживание. Если подчиненный направляется в поездку на несколько дней, ему придется арендовать жилье. Работодатель обязан оплатить арендованную комнату или гостиничный номер.
4. Траты, связанные с проживанием. Такие расходы обычно называют «суточными», они компенсируют неудобства, которые испытывает работник в командировке. Подтверждать такие затраты документально не нужно, для суточных обычно устанавливается норма.
5. Другие траты, согласованные с руководителем организации. Например, на приобретение расходных материалов или учебных материалов, книгопечатной продукции и прочего.

Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

1. Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
2. Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
3. Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
4. Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.

Расчет количества дней в командировке для суточных

Суточные выплачиваются сотруднику за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также вынужденные задержки (не по вине сотрудника). Сотрудник имеет право на суточные, если во время командировки он был на больничном листе. Началом отчета продолжительности командировки считается день выезда. Например, если сотрудник вылетает из своего города в 23.55 10 апреля, то именно этот день и будет считаться началом командировки, и за него работодатель обязан заплатить суточные.

О нормах размеров суточных в командировках в 2023 году читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6525-minimalnye-sutochnye-pri-odnodnevnoi-komandirovke

Дата прибытия считается аналогичным образом. Например, сотрудник закончил свою работу 10 апреля и выехал в тот же день поездом в свой населенный пункт. Поезд прибывает в 00.05 11 апреля. Этот день еще считается периодом командировки и за него положены суточные. Также необходимо учитывать время, необходимое на дорогу с аэропорта, пристани, вокзала, если они находятся за пределами города. Такой порядок расчета утвержден Постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008 года.

Командировка творческого работника

Положение № 176 дополнено главой 8, в которой определены особенности возмещения расходов при направлении в командировку за границу творческих и иных работников театрально-зрелищных организаций для участия в зарубежных гастролях, иных международных культурных мероприятиях.

За время нахождения в командировке, включая время пребывания в пути, творческому работнику возмещение расходов производится за каждые сутки в виде общей выплаты без представления подтверждающих документов в следующих размерах:

– за время нахождения в пределах РБ – не более 3-кратного размера, но не менее установленного 1-кратного размера суточных;

– за время нахождения за границей – до 150 EUR включительно, но не менее 25 EUR.

Размер общей выплаты не может превышать сумму размеров суточных и расходов по найму жилого помещения, установленных для страны пребывания, в которую работник направляется в командировку.

Конкретный размер и порядок расчета общей выплаты определяются нанимателем с учетом условий письменной договоренности между направляющей и принимающей сторонами о направлении на гастроли за границу.

Заграничные командировки и споры по расходам

С учётом деятельности компании, в целях заключения договоров или проведения переговоров, отстаивания позиции в судах иностранных государств, российские компании направляют своих сотрудников в зарубежные командировки. Понятия «зарубежная» или «заграничная» командировка законодательство РФ не содержит, а значит, на них распространяются общие правила ст. 166-168 ТК РФ, с особенностью для такой деятельности за пределами страны. Итак, заграничная служебная командировка ― поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, за пределами Российской Федерации. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Это относится и к любым командировкам.

Как определить срок зарубежной командировки

Срок командировки работников определяет руководитель организации с учетом цели и задач поездки.

При командировании по приглашению принимающей стороны срок командировки устанавливайте с учетом времени проведения мероприятия, указанного в приглашении, а также времени, необходимого на проезд.

Днями выезда и приезда являются дни пересечения государственной границы Узбекистана. Определите их по отметкам контрольно-пограничных пунктов республики в паспорте командированного лица.

Пример

Определение фактического времени пребывания в командировке

Работник отправляется в командировку во Францию.

Согласно отметке в паспорте командированного работника он пересек государственную границу 5 февраля, а при возвращении из зарубежной поездки он пересек границу 10 февраля.

Работник находился в служебной командировке 6 дней (5, 6, 7, 8, 9 и 10 февраля).

Об оплате пребывания в командировке читайте в «Как оплачивается время пребывания в командировке».

Суточные за границей 2022 военнослужащим

Помимо того, что суточные являются денежным довольствием на весь период командировки, они являются также и объектом налогообложения при расчете налога на прибыль и начислении НДФЛ.

Важно. Несение воинской службы не регулируется нормами ТК РФ. В отношении этой деятельности применяются документы, выпущенные Минобороны.

Эффективность командировок руководителей госорганов и организаций, подчиненных Правительству, руководителей местных исполкомов, председателей областных и Минского городского Советов депутатов продолжит анализировать Совмин.

Возникает вопрос: по норме для какой из стран командирования следует рассчитывать суточные за этот день: страны, из которой работник убывает, или той, в которую прибывает?

Вернувшись из загранкомандировки, работник должен отчитаться об израсходованных суммах. Срок представления авансового отчета — 15 рабочих дней со дня возвращения, исключая день прибытия из командировки.

Такую награду получают организации, если пользователи оценивают ее деятельность минимум на четыре балла из пяти и она попадает в 10% лучших в своем регионе. Мы — в их числе!

Командировки военнослужащих являются одни из вариантов несения службы. Отказаться от них фактически не получится, если они требуются. При этом все виды выплат за командировки военнослужащим строго регламентированы.

В соответствии с пунктом 4 статьи 37 Федерального закона от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 13, ст. 1475; 2021, N 18, ст. 3074) (пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 28 марта 1998 г.

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ).

ВНИМАНИЕ! КОНСУЛЬТАЦИИ ПЛАТНЫЕ, ВРЕМЯ МОСКОВСКОЕ! МЫ НЕ ПЕРЕЗВАНИВАЕМ НА СБРОШЕННЫЕ ЗВОНКИ! В НАСТОЯЩЕЕ ВРЕМЯ ОЧНЫЙ ПРИЕМ В ОФИСЕ НЕ ВЕДЕТСЯ!

Из проездных документов следует, что 17 мая работник выехал на поезде из Москвы в 19 часов 20 минут. На границу с Казахстаном (станция «Петухово») поезд прибыл 19 мая в 09 часов 00 минут. Значит, даты 17 мая и 18 мая считаются днями, проведенными на территории России. А дата 19 мая — день пересечения границы — считается днем, проведенным в Казахстане.

С сегодняшнего дня, 30.04.2020 г., изменился порядок и размеры выплат военнослужащим на командировочные расходы, связанные со служебными командировками на территории Российской Федерации.

При направлении работника в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Нововведения законодательства при командировках за границу в суточных 2018 года

Начиная с 2014 года, законодательство в разрезе командировок претерпевало корректировки. Наиболее значительными из них стали:

• с 2015 отменена необходимость оформлять сотруднику командировочное удостоверение и служебное задание. Однако до сих пор многие организации закрепляют подобное положение в местных нормативных актах ввиду информативности и удобности указанных документов;
• с 2017 года был существенно упрощен документооборот в отношении деловых поездок подчиненных. Так, подобные служебные поездки теперь основываются на приказе руководителя, где отражается информация о целях командировки и ее длительность;
• были изменены объемы суточных выплат сотрудникам.

Об изменениях суточных следует рассказать подробнее. С 01.01.2017г. было установлено, что объем суточных будет делиться на фиксированную часть и сумму, облагаемую налогом, если она превышает норму. Так, максимально возможные объемы суточных выплат, которые не будут облагаться налогом, представляют собой:

• для деловых поездок по территории России – 700 руб.;
• для служебных командировок за рубеж – 2500 руб.

Помимо этого, ТК РФ не фиксирует максимально возможный объем суточных. Нововведения затрагивают только допустимый размер выплат без налогообложения.

Командировка за границу: оформление

Пакет документов на зарубежные командировки не отличается от того, который составляется для поездок в пределах страны.

Для отправки работника в командировку оформляются следующие документы:

• Служебная записка на имя руководителя с просьбой отправить работника в поездку, с указанием места и времени. Это не обязательный документ, в некоторых организациях решение о командировке может приниматься устным распоряжением руководителя. Составляется в свободной форме.
• Приказ о направлении в командировку оформляется в унифицированной форме Т-9 или Т-9а. В приказе не делается отметка о том, что это командировка за границу, это и так понятно, поскольку в бланке приказа предусмотрена срока для указания, куда именно направляется работник.
• Авансовый отчет – составляется после возвращения работника из поездки.

Выплата суточных за заграничную командировку

Для того чтобы усвоить порядок и особенности начисления суточных, сначала необходимо определиться со значением данного понятия. Фактически суточные выплаты представляют собой компенсацию, которая выплачивается сотруднику за расходы, понесенные в командировке. Многие сотрудники полагают, что основным назначением суточных выплат является оплата служащему еды в командировке, однако это вовсе не так. Если говорить о главной цели начисления данной выплаты, здесь, безусловно, можно выделить компенсацию за проезд сотрудника до пункта назначения и обратно. Дополнительным назначением суточных также является и компенсация за расходы на проживание – аренду квартиры, снятие гостиничного номера и т.д.

Что же касается точного размера суточных – здесь директор компании может устанавливать наиболее оптимальные, по его мнению, суммы самостоятельно. Более того, размер суточных может быть как одинаковым для всех сотрудников, так и несколько различаться, например, в зависимости от конкретной должности служащего, а также от иных дополнительных факторов. Иногда точная сумма суточных выплат напрямую зависит от места нахождения пункта назначения, в который направляется сотрудник. Следовательно, чем дальше этот пункт – тем на более высокую сумму сможет рассчитывать подчиненный.

Желательно, чтобы точная схема начисления суточных, а также иные важные данные по этому вопросу были прописаны в локальных актах компании, а также в трудовых договорах, которые заключаются с новыми сотрудниками.

Во время заграничных командировок начисление суточных выплат должно осуществляться на основании главного документального подтверждения – загранпаспорта сотрудника, в котором ставятся отметки о прибытии в другое государство, а также о вылете из него. В случае отсутствия подобных отметок работодатель будет обладать законным правом отказать своему сотруднику в начислении денежной компенсации.

Отчет о командировке за границу

Заграничная командировка, безусловно, представляет собой важное и серьезное мероприятие. Неудивительно, что после ее окончания руководитель организации, в большинстве случаев, требует от сотрудников предоставления официального отчета. Данный документ может быть составлен подчиненным в свободной форме. Главное – чтобы там была указана вся основная информация. К важным сведениям можно отнести результаты поездки, а также перечень мероприятий, которые были осуществлены командированным работником.

К отчету о командировке сотрудником могут быть приложены и различные дополнительные бумаги. Такими документами могут являться: денежные квитанции и транспортные билеты, чеки о заселении в гостиницу и т.д.

На основании вышеуказанной информации, представленной служащим, бухгалтерия проводит все необходимые вычисления. После этого сотрудник получает на руки положенные денежные компенсации.

В отличие от российских поездок, при командировках за границу учет операций необходимо вести как в рублях, так и в валюте принимающей стороны, с учетом возникающих колебаний курса.

Д71 — К50/2 — выданы суточные из валютной кассы

Д71 — К50/1 — выданы суточные в рублях (для периода нахождения в России либо для самостоятельного приобретения валюты)

Д 20, 23, 25, 26, 44 — К71 — принят к учету авансовый отчет. Суточные в рублях списываются напрямую, в валюте — с пересчетом по курсу принятия отчета.

Д91 — К71 — списывается на расходы отрицательная курсовая разница по валюте

Д50 — К71 — возвращен в кассу остаток аванса

Д71 — К50 — выдан перерасход по командировочным суммам

Д70 — К68 — начислен НДФЛ на превышение норм суточных

Для целей налогообложения установлен лимит суточные при загранпоездках — 2500 рублей. При выдаче средств в пределах этой суммы, они не подлежат обложению налогами и не включаются в декларации и отчеты.

Однако, если размер суточных был больше, то на сумму превышения начисляется налог. Это происходит в завершающий день месяца, в котором был принят отчет к учету. Полученный размер налога удерживается из зарплаты. Кроме этого, данную сумму нужно будет показать в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Похожие записи:

• Налог на имущество организаций с 2022 года: новые сроки и порядок уплаты
• Лицевой счет Мегафон: как оплатить задолженность?
• Льготы ветеранам труда в 2023 году