Как рассчитать численность работников

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать численность работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Среднесписочная численность работников (ССЧ) – это показатель количества сотрудников, которые работают в компании на протяжении конкретного периода времени (квартала, полугодия, 9 месяцев или года). В формуле учитываются только те сотрудники, с которыми компания заключила трудовой договор и которые находились на рабочем месте в обозначенное время.

Подача сведений в статистические органы

Согласно закону от 28.01.2020 № 5-ФЗ, предпринимателям с 2021 года, больше не нужно формировать ССЧ в качестве самостоятельно отчета: эти сведения стали частью расчета по страховым взносам. Специальную форму КНД 1110018 «Сведения о среднесписочной численности работников» отменили.

В документации прописывают ССЧ за отчетный период, отработанные человеко-часы с начала года, фонд заработной платы и социальных выплат.

На титульном листе РСВ есть специальный раздел «Среднесписочная численность (чел.) и «Сведения о среднесписочной численности работников, подлежащие включению в РСВ». Важно: если на предприятии трудятся более 25 человек, отчет РСВ предоставляют в электронном формате и заверяют сведения электронной цифровой подписью.

Отчет РСВ нужно направить в ФНС по юридическому адресу предприятия или по месту прописки индивидуального предпринимателя. Бумажный вариант сведений можно принести лично или отправить заказным письмом.

Юридические лица должны предоставить отчет:

• за 1 квартал 2021 года – до 30 апреля 2021 года;
• за полугодие 2021 года – до 30 июля 2021 года;
• за 9 месяцев 2021 года – до 1 ноября 2021 года;
• за 12 месяцев – до 31 января 2022 года.

К организациям и ИП, которые нарушат сроки или не предоставят сведения, применят штрафные санкции: 5% от суммы взноса за каждый месяц просрочки, но не более 30% от общей суммы взносов.

Законодательно установленные даты отчётности

Все работодатели — организации и ИП, которые привлекали исполнителей не только по трудовым, но и по гражданско-правовым договорам, обязаны подавать сведения о среднесписочной численности (ССЧ) в инспекцию ФНС ежеквартально, в составе отчёта РСВ. Срок подачи — не позднее 30 числа месяца следующего за отчётным кварталом. Соответственно, окончательными датами будут:

• за 1 квартал — 30 апреля;
• за полугодие — 30 июля;
• за 9 месяцев — 30 октября;
• за год — 30 января следующего года.

Считаем списочный состав за месяц

Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день месяца, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля — по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».

Важно: есть две категории работающих, которые, хоть и учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также те, кто взял дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.

Приведём такой расчёт среднесписочной численности работников:

На конец декабря среднесписочная численность составляла 10 человек. После новогодних выходных с 11 января на работу были приняты еще 15, а 30 января уволились 5 человек. Итого:

• с 1 по 10 января – 10 чел.
• с 11 по 29 января – 25 чел.
• с 30 по 31 января – 20 чел.

Считаем: (10 дней * 10 чел.= 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел.= 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до целых единиц, получаем – 20 человек.

Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц с несколькими рабочими днями, надо применить другой алгоритм. Например, ООО зарегистрировано 10 марта 2022 года, на работу по трудовому договору были приняты 25 человек, до конца марта списочный состав не менялся. Как быть в этом случае?

В Указаниях приводится такая формула: «Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц, определяется путем деления суммы численности списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы на общее число календарных дней в отчетном месяце».

Расчет среднесписочной численности работников, отработавших не полное время

Для определения средней списочной численности лиц, которые отработали неполное рабочее время, необходимо их учитывать пропорционально времени, которое они фактически отработали.

Расчет численности таких сотрудников производят следующим образом:

1. Сначала исчисляют итоговое количество дней, отработанных данными лицами, путем деления общего количества человеко-часов за отчетный месяц на время рабочего дня, (8 часов, или 4,8 часа).
2. После этого определяют среднюю численность частично занятых сотрудников за отчетный период в пересчете на занятость полную.

Количество человеко-дней, которое было отработано, делят на количество дней (рабочих) в отчетном месяце. Что касается сотрудников, отработавших неполное рабочее время согласно штатному расписанию, трудовому договору или переведённых со своего письменного согласия на неполное рабочее время, то они учитываются пропорционально отработанному времени.

Чтобы рассчитать среднюю численность работников данной категории, нужно выполнить следующие действия:

1. Определить общее число человеко-дней, которые были отработаны этими сотрудниками. Для этого общее количество отработанных человеко-часов за отчётный месяц делится на продолжительность рабочего дня. При этом следует принимать во внимание продолжительность рабочей недели.Пример:
   24 часа — на 4 ч (часа) (при 6-дневной рабочей неделе) либо на 4,8 ч (при 5-дневной);
   36 часов — на 6 ч (при 6-дневной) или на 7,2 ч (при 5-дневной);
   40 часов — на 6,67 ч или на 8 ч соответственно.
2. После этого рассчитывается среднее число работников, имевших неполную занятость за отчётный месяц, с учётом их полной занятости. Для этого количество отработанных человеко-дней делится на число календарных рабочих дней в отчётном месяце. При этом часы за предшествующий рабочий день условно включаются в число отработанных человеко-часов за дни отпуска, болезней, неявок (если они приходились на рабочие дни в соответствии с календарём).

При расчете среднесписочной численности работников за месяц суммируется списочное количество работников за каж­дый день месяца по календарю. Во внимание также принимаются все нерабочие дни. Результат необходимо разделить на количество дней в месяце.

Таблица 3. Списочная численность подрядных работников за январь 2007 года

 Дата 

 Списочная 
 численность 
 сотрудников, 
 чел. 

 Дата 

 Списочная 
 численность 
 сотрудников, 
 чел. 

1 января 
(нерабочий 
праздничный 
день) 

 0 

14 января 
(воскресенье) 

 3 

2 января 
(нерабочий 
праздничный 
день) 

 0 

15 января 

 3 

16 января 

 3 

3 января 
(нерабочий 
праздничный 
день) 

 0 

17 января 

 3 

18 января 

 3 

4 января 
(нерабочий 
праздничный 
день) 

 0 

19 января 

 3 

20 января 
(суббота) 

 3 

5 января 
(нерабочий 
праздничный 
день) 

 0 

21 января 
(воскресенье) 

 3 

22 января 

 3 

6 января 
(суббота) 

 0 

23 января 

 3 

7 января 
(нерабочий 
праздничный 
день) 

 0 

24 января 

 3 

25 января 

 3 

8 января 
(выходной день)

 0 

26 января 

 3 

9 января 

 1 

27 января 
(суббота) 

 3 

10 января 

 2 

28 января 
(воскресенье) 

 3 

11 января 

 2 

29 января 

 2 

12 января 

 3 

30 января 

 2 

13 января 
(суббота) 

 3 

31 января 

 2 

Итого 62 

Определим среднюю численность сотрудников, работающих по договорам гражданско-правового характера.

Определенные категории работников не учитываются при расчете среднесписочной численности. К ним относятся:

• внешние совместители (учитываются отдельно);
• заключившие гражданско-правовой договор;
• работающие за рубежом (без сохранения заработной платы);
• учредители, не получающие заработную плату;
• адвокаты;
• военнослужащие при исполнении службы;
• подавшие заявление об увольнении;
• прекратившие работу, не предупредив руководство;
• находящиеся в отпуске по уходу за ребенком;
• в декретном отпуске;
• работающие по ученическому договору, которым выплачивается стипендия;
• обучающиеся с отрывом от производства.

В ССЧ персонала учитываются фактически работающие и отсутствующие по разным причинам. Целые единицы сотрудников, которые учитываются в списочной численности:

• явившиеся на работу;
• не работающие из-за простоя;
• находящиеся в командировках (в том числе и за границей)
• заболевшие (в соответствии с больничным листом);
• выполняющие государственные обязанности;
• работающие неполный рабочий день;
• работающие во время испытательного срока;
• работники-надомники;
• имеющие звания;
• учащиеся с отрывом от производства при сохранении заработной платы;
• студенты-практиканты, при условии зачисления на должность;
• находящиеся в учебном отпуске при сохраненной им заработной плате;
• находящиеся в очередных ежегодных или дополнительных отпусках;
• имеющие выходной;
• замещающие отсутствующих работников;
• находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы;
• участвующие в забастовках;
• граждане других стран, работающие на территории Российской Федерации;
• работающие вахтовым методом;
• не явившиеся на работу по причине прогула;
• находящиеся под следствием.

К пункту «принятые на неполный рабочий день» не имеют отношения граждане, для которых на основании российского законодательства закреплен сокращенный трудовой график. К ним относятся:

• граждане до 18 лет;
• сотрудники, работающие на вредных и химических производствах;
• сотрудницы, для которых утверждены перерывы для кормления;
• женщины, занятые в сельской местности;
• инвалиды 1 и 2 групп.

Следует принять во внимание несколько положений:

• Сотрудник, который получает вознаграждение за работу, находясь на 0,5 ставки или на двух (количество не важно), учитывается как целая единица (1 человек).
• Сотрудник, являющийся внутренним совместителем, учитывается как 1 человек.
• Наемный сотрудник, работающий в рамках гражданско-правового договора, а также находящийся в штате этой же организации (по основному договору), учитывается как 1 человек.
• Сотрудник занятый неполный рабочий день по инициативе работодателя учитывается 1 человек.

Внешними совместителями называют сотрудников, которые состоят в численности работников одного предприятия, а выполняют трудовую деятельность по совместительству на другом, в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Работник отрабатывает неполный рабочий день, а половину, соответственно начисление по заработной плате составляет 0,5 ставки.

Внутренними совместителями называют работников, которые выполняют дополнительные функции в свободное от основной работы время за определенную плату.

В численности работников предприятия внешние отражаются согласно фактически отработанному времени, а внутренние — по должности основной деятельности.

Работники по договору ГПХ отражаются в численности организации в полной мере, даже если они заняты на нескольких предприятиях в одном и том же отчетном периоде. В данном случае руководство организации отражает в приказе о приеме на работу группу учета данного сотрудника.

Следовательно, совместители и работники по договору ГПХ не учитываются в численности работников на определенном предприятии. Именно поэтому рассчитывается среднесписочная и списочная численность сотрудников с учетом данных категорий.

Важная особенность для ССЧ вновь созданной организации

Для предприятий, которые только зарегистрировались, получили регистрационное разрешение на ведение хозяйственной деятельности и встали на учет в налоговую службу, подача отчетных данных может производиться в течение месяца, следующего за месяцем регистрации. Это установлено законодательно, указано в п. 3 ст. 80 Налогового кодекса и сопровождается административной либо материальной ответственностью.

Предоставлять отчет в налоговую обязаны все юридические лица, за исключением ИП, у которых нет сотрудников на момент регистрации. Форма для заполнения утверждена Росстатом и в соответствии с требованиями подается в налоговую службу в бумажном и электронном видах, в независимости от того, превышает ли число работников цифру 100.

СЧР рассчитывают на основе каждодневного учета количества сотрудников. Численность по спискам должна соответствовать данным табелей рабочего времени форм Т-12 и Т-13.

В численность входят принятые по договору сотрудники, включая получающих зарплату учредителей. Длительность соглашения не играет роли. Учитываются и лица, проработавшие всего один день. В расчет берут как появившихся на работе, так и отсутствующих по определенным причинам работников.

Табель учета рабочего времени (бланк Т-12)

Табель учета рабочего времени (бланк Т-13)

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-12)

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

Важное значение для определения СЧР имеют кадровые документы: приказы о приеме сотрудников, переводе, увольнении, командировке и т. д. Нужные сведения могут содержаться в личной карте работника, расчетной ведомости, других первичных документах.

Человека, трудящегося как по трудовому, так и по гражданско-правовому соглашению, учитывают как одного сотрудника.

Чтобы не допускать неточностей при составлении формы, можно посмотреть образец ее заполнения на сайте ФНС или других интернет-ресурсах.

Что не входит в расчет среднесписочной численности за год

Расчет среднесписочной численности работников за год должны предоставлять все ИП и организации, у которых за предыдущие 12 календарных месяцев были оформлены сотрудники. Новым учреждениям нужно сдавать отчет 2 раза: после создания и по итогам года. ИП освобождены от этой обязанности с 2014 года. Для сбора информации многие организации используют разные программы.

Расчет среднесписочной численности работников подается:

— по итогам года, не позднее 21 января (для существующих организаций);

— не позднее двадцатого числа после месяца, в котором была создана организация;

— в день официального закрытия предприятия.

За нарушение сроков необходимо уплатить штраф в размере 200 рублей. Также могут быть наложены административные взыскания на главного бухгалтера или руководителя в пределах 300-500 рублей. За передачу некорректных данных штраф не предусмотрен. После уплаты денег отчет все равно придется подать.

Лица, привлеченные по договорам с госорганизациями с целью предоставления рабочей силы, учитываются в расчетах только по дням явок. Расчет среднесписочной численности работников, трудящихся неполный день, происходит таким образом:

1. Определяется количество человеко-дней путем деления часов фактической работы на продолжительность дня, например: 40 часов в неделю — это 8 часов в день (при 5-дневной неделе) или 6,66 часа (при 6-дневной рабочей неделе).

2. Определяется СЧР, которые находятся на своих местах полный день, путем деления часов на число дней занятости. Болезни, отпуска, неявки включаются в часы предыдущего дня. Лица, которым по законодательству установлен сокращенный трудовой день, учитываются как целые единицы.

Кто входит в расчёт среднесписочной численности

Для расчёта среднесписочной численности в 2018 году необходимо учитывать следующие категории работников:

• Собственники фирмы, работающие и получающие в ней зарплату;
• Работники в штате компании, имеющие с трудовые договора с компанией;
• Совместители, если они не являются сотрудниками данной фирмы;
• Ученики, которые во время каникул проходят на предприятии производственную практику (если с ними были оформлены договора ГПХ);
• Военнослужащие, а также отбывающие наказание в колониях-поселениях, если они задействуются в работе фирмы по соответствующим договорам с государственными учреждениями;

В расчёте среднесписочной численности должны принимать участие как явившиеся на работу сотрудники фирмы, так и те сотрудники, которые отсутствуют на работе по каким-либо обстоятельствам (например, направлены в командировку, болеют, взяли отпуск и.т.п.).

Не включаются в расчёт среднесписочной численности следующие категории работников:

• Женщины в периоды отпусков по беременности и родам;
• Работники компании, взявшие отпуск по уходу за ребёнком;
• Работники предприятия, взявшие дополнительный учебный отпуск без сохранения зарплаты;
• Работники фирмы, сдающие вступительные экзамены в ВУЗы и взявшие дополнительный отпуск без сохранения заработной платы;
• Выполняющие работы по авторским договорам;
• ИП, если предприниматель работает по договору ГПХ;
• Штатные работники компании, являющиеся одновременно внешними совместителями, или работающие параллельно по договору ГПХ характера со своей организацией (они учитываются только один раз, как штатная единица);
• Написавшие заявление об увольнении и не выходящие после этого на работу сотрудники;
• Сотрудники, которые были переведены на работу в другую организацию или направлены на работу за границу;
• Работники, направленные на обучение с отрывом от работы;
• Лица, с которыми заключён ученический договор, которые получают за время обучения стипендию;
• Адвокаты, военнослужащие и члены кооперативов (без трудового договора);

Расчет среднесписочной численности работников

ССЧ или среднесписочная численность сотрудников – это численность сотрудников предприятия в среднем за какой-либо определённый период. Определять эту величину требуется для статистического учёта и налогообложения. По закону (п.

7 ст. 5 закона от 30. 12. 2006 № 268-ФЗ) каждый ИП и руководитель организации должны подавать эти данные в налоговую службу ежегодно.

Также данные о среднесписочной численности сотрудников необходимы при подтверждении прав и льгот при исчислении налогов предприятиям, в которых используется труд инвалидов.

Зачем нужны показатели

Показатель среднесписочной численности необходим для:

• заполнения отчета «Сведения о среднесписочной численности за прошедший год» для ИФНС;
• определения формы представления отчетности в налоговую инспекцию: согласно абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых предшествующий календарный год превышает 100 человек, сдают отчетность в электронном виде;
• определения формы представления расчета по страховым взносам: на основании п. 10 ст. 431 НК РФ плательщики, у которых среднесписочная численность физлиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 25 человек, представляют отчет в электронном виде;
• заполнения расчета по форме 4-ФСС (поле «Среднесписочная численность работников») (п. 5.15 Порядка заполнения формы расчета по начисленными уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения, утвержденного Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 №381);
• расчета суммы налога на прибыль, уплачиваемого по месту нахождения обособленного подразделения, если учреждение использует для расчета показатель среднесписочной численности (п. 2ст. 288 НК РФ). Доходы и расходы казенного учреждения, связанные с исполнением государственных функций, в том числе с оказанием государственных услуг, не учитываются в целях налогообложения прибыли (пп. 33.1 п.1 ст. 251, п. 48.11 ст. 270 НК РФ). Однако при реализации казенным учреждением товаров и услуг такие доходы подлежат включению в базу по налогу на прибыль организаций (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 249 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 13.07.2015 № 03-03-03/40083, направленное Письмом ФНС РФ от 21.07.2015 № ЕД-4-3/12819).

Показатель средней численности работников используется для того, чтобы определить возможность применения казенным учреждением системы налогообложения в виде ЕНВД, а также чтобы узнать, не утратило ли учреждение право на применение этой системы налогообложения (пп. 1 п. 2.2, п. 2.3 ст. 346.26 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 07.04.2016 № 03-11-06/3/19830).

Представление сведений в органы статистики

В 2019 г. отчеты в Росстат представляются по формам, утвержденным Приказом Росстата от 06.08.2019 №485. В частности, этим приказом утверждены:

• годовые формы (применяются с отчета за 2018 год) 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»1-Т(ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала»
• месячная форма (применяется с отчета по состоянию на 01.02.2019) П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»
• квартальная форма (применяется с отчета за 1 квартал 2019 года) П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников».

Отличия обновленных форм от прежних незначительны, в основном они носят технический характер. Например, в порядке заполнения формы П-4 слова «предыдущий год» заменены на «2017 год». Аналогичные правки предусмотрены для формы П-4 (НЗ). В кодовые части титульных листов обеих форм внесено уточнение, что обособленные подразделения и головное подразделение указывают идентификационный номер. Если обособленных подразделений нет, то, как и прежде, надо указывать ОКПО.

Как уже было отмечено выше, рекомендации по заполнению формы П-4 приведены в Указаниях. В данной форме сведения приводятся в целом по организации (строка 01) и по фактическим видам экономической деятельности (строки с 02 по 11).

Информация в форме П-4 распределяется по 11 графам, по которым отражаются сведения о численности, заработной плате и отработанном времени следующим образом:

• средняя численность работников за отчетный месяц (графы 1, 2, 3, 4);
• количество отработанных человеко-часов с начала года (графы 5, 6);
• фонд начисленной заработной платы за отчетный месяц (графы 7, 8, 9, 10);
• выплаты социального характера работников (графа 11).

Обратите внимание: данные в форме П-4 не могут иметь отрицательного значения (п. 74.6 Указаний).

Учреждения должны представлять сведения по форме П-4 в органы статистики не позднее 15-го числа после отчетного периода:

• при средней численности работников более 15 человек – ежемесячно;
• при средней численности работников менее 15 человек – ежеквартально.

Непредставление статистической отчетности является административным правонарушением, ответственность за совершение, которого установлена ст. 13.19 КоАП РФ. Так, за непредставление или несвоевременное представление этих сведений либо представление недостоверных первичных статистических данных предусмотрен штраф:

• для должностных лиц – в размере от 10 000 до 20 000 руб.;
• для юридических лиц – в размере от 20 000 до 70 000 руб.

Учреждения должны представлять сведения о среднесписочной численности как в налоговые органы, так и в органы статистики. Так как в НК РФ не определено понятие среднесписочной численности, руководствоваться следует статистическим инструментарием. За несвоевременное представление отчетов грозит ответственность в виде штрафов на учреждение и его должностных лиц.

Кто не учитывается при подсчете среднесписочной численности

Иногда в организации встречаются такие случаи, когда работник:

• принят из другой организации на условиях совместительства трудовой деятельности;
• предприятия находится в отпуске без сохранения заработной платы во время вступительных экзаменов в учебное заведение;
• на учебный период оформил отпуск без сохранения заработной платы;
• в штате числятся женщины, оформившие в данный момент времени декретный отпуск;
• оформил отпуск на период усыновления новорожденного ребенка;
• оформил дополнительный отпуск по уходу за ребенком;
• между предприятием и сотрудником заключен не трудовой, а гражданско-правовой договор;

Все эти категории служащих в расчет ССЧ не берутся.

Похожие записи:

• Нормы по строительству частного дома
• Выделение доли детям без нотариуса в 2022 году с учетом изменений в законе
• Отпуск без сохранения заработной платы