Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оплатить командировку сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Изменения по командировочным с 2020 года
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Возмещение проживания в командировке
Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.
Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:
- кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
- договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.
При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:
- НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
- страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.
Размер суточных командировочных расходов в 2022 году по России и за границей
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.
Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.
Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.
Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.
Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.
Отдельные вопросы по командировочным расходам
Если сотрудник отработал всю пятницу, а вечером сел в поезд и уехал в командировку, в табеле учета рабочего времени у него необходимо поставить в двух строчках «явка» и «командировка». Уже с субботы требуется начислить сотруднику суточные и средний заработок в двойном размере, так как получается, что он работает в выходной день, либо выплатить в одинарном размере и предоставить на этот день отгул. Но и в том, и в другом случае нужно заявление сотрудника. Более подробно об этих ситуациях рассказано в Письмах Минфина России от 22.09.2009 N 03-04-06-01/244 и от 04.02.2009 N 03-03-06/1/39.
Если сотрудник отзывается из отпуска и направляется к месту командировки из места отдыха, а после завершения служебного задания опять возвращается в место отдыха, то согласно Письму Минфина России от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545 учреждение вправе учесть в составе расходов затраты работника на проезд из места проведения отпуска к месту командировки и обратно к месту проведения отпуска.
Сотрудник должен быть направлен в командировку из того города, в котором он работает, и вернуться также к месту работы. Если проездной билет имеет точкой отправления (прибытия) другой населенный пункт, его нельзя учесть в расходах. Подробнее об этом можно посмотреть в Письме Минфина России от 11.06.2008 N 03-04-06-01/164.
В случае утери посадочного талона предъявляемые сотрудником маршрут-квитанция и документ на проживание в отеле не могут рассматриваться в качестве документов, подтверждающих расходы на проезд. При регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости дополнительно может указываться другая информация. В Письме Минфина России от 27.02.2012 N 03-03-07/6 сказано, что при утере посадочного талона, выдаваемого авиаперевозчиком, в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, может выступать справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем.
Согласно Письму Минфина России N 03-03-06/1/545 в том случае, когда срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), расходы в виде оплаты проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы сотруднику не возмещаются. В этом же Письме разъясняется, что в случае, когда сотрудник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, расходы на проезд от места проведения свободного от работы времени до места работы будут ему возмещены. Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.
Что гарантирует закон при направлении сотрудника в командировку?
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом если постоянная работа сотрудников осуществляется в пути или имеет разъездной характер, то их служебные поездки не признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ).
Согласно статьям 167, 168 ТК РФ работникам, направляемым в служебную командировку, предоставляются следующие гарантии:
- сохранение места работы (должности);
- среднего заработка;
- возмещение расходов по проезду;
- возмещение расходов по найму жилого помещения;
- возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- возмещение иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.
Нормы возмещения командировочных расходов.
Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).
Нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ № 729. Приведем их:
|
Вид расходов |
Нормы возмещения командировочных расходов* |
|
|---|---|---|
|
При наличии подтверждающих документов |
При отсутствии подтверждающих документов |
|
|
Оплата проезда |
Не выше стоимости проезда: а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда; б) водным транспортом – в каюте в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса; г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси) |
В размере минимальной стоимости проезда: а) железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда; б) водным транспортом – в каюте в) автомобильным транспортом – в автобусе общего типа |
|
Суточные выплаты |
100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке |
|
|
Оплата найма жилого помещения |
Не более 550 руб. в сутки |
12 руб. в сутки |
* Возместить командировочные расходы в большем размере можно на основании приказа руководителя учреждения, за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).
Предельные размеры возмещения расходов работникам федеральных государственных учреждений на командировку за рубеж определены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.
На территории субъектов РФ и муниципалитетов действуют свои нормативные акты, которыми следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление Правительства г. Санкт-Петербурга от 25.08.2016 № 755, Постановление Совета министров Республики Крым от 26.12.2014 № 624).
Что гарантирует закон при направлении сотрудника в командировку?
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом если постоянная работа сотрудников осуществляется в пути или имеет разъездной характер, то их служебные поездки не признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ).
Согласно статьям 167, 168 ТК РФ работникам, направляемым в служебную командировку, предоставляются следующие гарантии:
- сохранение места работы (должности);
- среднего заработка;
- возмещение расходов по проезду;
- возмещение расходов по найму жилого помещения;
- возмещение дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- возмещение иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.
Зарубежные командировки в 2021 году
При этом согласно Положения № 749 при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Размеры и порядок выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к ним при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены постановлением Правительства РФ (далее – Постановление № 812). и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих утверждены Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813 (далее – Порядок № 813).
Предельные нормы возмещения расходов на наем жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены приказом Минфина России . Согласно Положения № 749, Порядка № 813 работнику (служащему) при заграничной командировке дополнительно возмещаются:-расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; -обязательные консульские и аэродромные сборы; -сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; -расходы на оформление обязательной медицинской страховки; -иные обязательные платежи и сборы. Иные командировочные расходы работникам учреждений (кроме поименованных в Положения № 749) возмещаются в случаях, порядке и размерах,
Рекомендуем прочесть: Сколько действует справка для гаи
Сборы аэропорта Иные сборы (таксы) аэропорта, помимо платы за сам полет и обслуживание на борту, включают в себя местные налоги (в т. ч. и прохождение таможни) и топливный сбор.
Ценовая политика у разных компаний настолько отличается, что сумма этих сборов может варьироваться в весьма широких пределах — от нуля до десятков и сотен единиц валюты на каждый билет.
Если говорить простыми словами, то такса — это издержка той или иной компании, которую она перекладывает на «кошелек» пассажира.
Название таксы «топливный сбор» очень условно, так как она может подразумевать также наценки за услуги аэронавигации, которые предоставляют авиакомпаниям диспетчерские службы, за обслуживание (осмотры, ремонты, транспортировку и т. д.) самолета в аэропорту, страхование безопасности пассажиров и пр.
Важно
В нем должна быть указана только разница между суммой вознаграждения, исчисленной первоначально, и скорректированной суммой агентского вознаграждения после возврата части билетов. Стоимость возвращенных билетов там указываться не должна.
В периоде получения корректировочного счета-фактуры или первичных документов на изменение стоимости сервисного сбора вам нужно восстановить часть ранее принятого к вычету НДС по агентскому сбору в бухучете и зарегистрировать корректировочный счет-фактуру в книге продажподп.
4 п. 3 ст. 170 13 п. 1 ст.
Учет командировочных расходов: расчет и оформление
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
- предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
- утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
- приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
- письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
- стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
- оплата за проживание в гостинице;
- суточные на каждый день нахождения в командировке;
О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».
- другие траты, разрешенные руководством.
Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Одним из существенных требований утвержденной структуры видов расходов, закрепленным в п. 46.5 Порядка № 85н, является отражение командировочных расходов*(4), следующим образом:
- выдача командируемым работникам (сотрудникам) наличных денежных средств (или перечисление на банковскую карту) под отчет в части перечисленных выше гарантированных расходов — по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда», 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда», 134 «Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания» и 142 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда» (смотрите также пп. 48.1.1.2, пп. 48.1.2.2, пп. 48.1.4.2 п. 48 Порядка № 85н);
- оплата приобретения билетов для проезда к месту командирования и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) — по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».
Таким образом, в Порядке № 85н четко закреплено применение различных КВР при возмещении расходов сотрудника и при приобретении учреждением для него услуг по договору.
Обратите внимание! Согласно п. 46.5 Порядка № 85н перечень иных расходов, произведенных командированным работником с разрешения или ведома работодателя, относимых на КВР 112, 122, 134 или 142 определяется работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в силу специфики деятельности отдельных главных распорядителей бюджетных средств — в нормативном правовом акте). То есть, если в соответствующем акте не поименованы те или иные расходы, производимые сотрудником в командировке с ведома работодателя, они не могут быть отнесены на КВР 112, 122, 134 или 142. В таком случае расходы будут относиться на КВР 244*(5).
Обязанности, права и ответственность работника
6.1. Командируемый работник обязан:
- сообщить в отдел кадров о медицинских противопоказаниях к выезду в командировки и представить медицинское заключение;
- подготовиться к командировке (изучить информационно-аналитические и иные материалы, знание которых необходимо для выполнения служебного задания, подготовить необходимые материалы, получить устные и письменные инструкции от своего непосредственного руководителя);
- после прибытия в место командировки уведомить своего непосредственного руководителя о своем прибытии и обустройстве в месте проживания любым доступным способом;
- в месте командировки представиться должностному лицу организации, в которую он командирован, предъявить командировочное удостоверение и иные документы, подтверждающие его представительство от имени организации;
- находясь в месте командировки выполнить ее цели, указанные в служебном задании;
- получить все необходимые отметки в командировочном удостоверении в месте командировки. Возможность проставления в командировочных удостоверениях отметок гостиниц решается в каждом конкретном случае;
- сдать непосредственному руководителю отчет об итогах выполнения служебного задания по форме Т-10а в день явки на работу после возвращения из командировки;
- сдать в бухгалтерию командировочное удостоверение, авансовый отчет и документы, подтверждающие производственные расходы в сроки, установленные настоящим Положением.
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Выплата суточных при командировках в 2021 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения нахождения командированного по месту назначения используются проездные документы.
Если для выполнения задания руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. Если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обоим выездам командированного лица, то это не является нарушением, такие расходы признают оправданными.
При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е. возвращение обратно к месту основной работы.