Какие документы и справки выдаются при увольнении работника в 2022 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы и справки выдаются при увольнении работника в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.

Что должен получить сотрудник при увольнении?

Когда трудовые отношения между работником и нанимателем прекращаются, компании нужно выдать следующее:

• трудовую книжку;
• информацию о величине его зарплаты и иных вознаграждений в период его работы на предприятии за последние два года (форма 182Н);
• также другие бумаги, относительно которых сотрудник может выдвинуть данное требование, составив об этом заявление в письменной форме.

В частности, к ним относятся:

• приказ, по которому данный сотрудник был принят на работу;
• дополнительные соглашения к основному договору при их наличии;
• также акты, в соответствии с которыми он повышался в должности;
• решения, служившие основанием для его перевода на другое место работы;
• медицинская книжка, если на данном месте она требовалась;
• приказ об увольнении.

Справки о размерах заработной платы

Информация Допускается ее составление как заранее, перед тем как произойдет само увольнение, так и уже после того, как он случится.

Универсальная обязательная форма отсутствует, однако рекомендуется заполнять его по бланку, который приведен в письме Министерства Труда от 15 августа 2016 года. Однако даже при составлении его в произвольной форме сотрудники службы занятости не вправе отказать в его приеме.

Требуется указать в нем все виды выплат за это время, включая:

• собственно зарплату;
• премии (их совокупная сумма на год делится на 12 и такая величина добавляется к каждой из трех месячных зарплат, указываемых в данном документе);
• доплаты и надбавки;
• комиссионные;
• «тринадцатую зарплату».

Изменения в формах СТД-Р и СТД-ПФР

Формы СТД-Р и СТД-ПФР фактически представляют собой документ, заменяющий бумажную трудовую книжку. В данных документах фиксируются сведения о трудовой деятельности работника.

При этом работодатели заполняют форму СТД-Р, в которой фиксируют период работы в конкретной организации. А форму СТД-ПФР работник может получить в Пенсионном фонде РФ. В данной форме уже будут отражены все периоды деятельности гражданина как по трудовому, так и гражданско-правовому договору, когда организация уплачивала с выплат по договору страховые взносы в ПФР.

Формы СТД-Р и СТД-ПФР утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Минтруд подготовил изменения в данные формы. С 2023 года планируется приказ № 23н признать утратившим силу и заменить его новым. Соответствующий проект приказа Минтруд России уже разработал.

Отметим, что основной причиной замены действующих форм на новые является объединение с 2023 года Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ (Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ «О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации»). Вместо существующих в настоящее время двух фондов будет действовать только один объединенный фонд – Фонд пенсионного и социального страхования РФ. Вводится сокращенное наименование фонда – Социальный фонд России (СФР).

Поскольку действующие формы содержат упоминание Пенсионного фонда РФ, и аббревиатуру ПФР, данные сведения будут актуализированы. В обновленной форме будет указание на Социальный фонд России (СФР). Соответственно, форма СТРД-ПФР будет именоваться СТД-СФР.

В остальном данные формы не изменятся, сохраняются прежние сведения и графы. Фактически изменения носят технический характер. Тем не менее, с 1 января 2023 года выдавать работникам СТД-Р потребуется по новой форме. В настоящее время приказ Минтруда России с новыми формами еще не утвержден, но очевидно, что это будет сделано к 2023 году.

Также отметим, что порядок заполнения формы СТД-Р, порядок выдачи данной формы работникам в 2023 году не изменяется. Поэтому необходимо руководствоваться прежними правилами:

1. При увольнении работника – выдавать форму СТД-Р в день прекращения трудового договора. Если работник в последний день работы отсутствует или отказывается от получения данной формы, СТД-Р на бумажном носителе необходимо направить работнику заказным письмом с уведомлением о вручении. Получать предварительное согласие работника на такую отправку не надо (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
2. В период работы, если работник запросил такую форму. СТД-Р необходимо выдать в течение 3 рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления.

Приказ об увольнении.

Девятым этапом работодатель издает приказ об увольнении работника, вносит об этом запись в трудовую книжку и выдает ее работнику в день увольнения (если трудовая книжка ведется в бумажном виде), производит с работником полный расчет и выплачивает выходное пособие.

Обратите внимание, что согласно ст. 81 Трудового кодекса не допускается увольнение работника по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем) в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске. Следовательно, если дата увольнения попадает на период отпуска или болезни, то нужно ее перенести на первый рабочий день после окончания данного периода.

Что ещё нужно учесть в отдельных случаях?

Порядок и размер выплаты выходного пособия.

Выплата выходных пособий при увольнении регулируется статьей 178 Трудового кодекса РФ, которой установлено, что при расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников организации (пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса) увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Таким образом, размер именно выходного пособия (выплачиваемого непосредственно при увольнении) составляет один заработок.

Также законом предусмотрено, что если работник не смог устроиться на работу после увольнения по сокращению, то за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).

То есть всего законодатель предусмотрел возможность получать средний заработок в течение двух месяцев со дня увольнения, из них пособие за первый месяц выплачивается сразу при увольнении, а за второй месяц – по истечении второго месяца трудоустройства. Например, если работник уволен по п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ 01 июня, то 01 июня он получает полный расчет за отработанный период и выходное пособие в размере одного среднего месячного заработка. Вне зависимости от того, будет он в июне искать работу или приступит к работе уже 02 июня – данное пособие выплачивается в безусловном порядке и возврату оно не подлежит.

Предположим, что работник не трудоустроился. Тогда по истечении июля он может претендовать на получение пособия на период трудоустройства (второй месяц) опять в размере среднего месячного заработка.

Для получения данного пособия необходимо лишь предъявить трудовую книжку, из которой будет следовать, что на новую работу он не устроился.

При этом в исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение еще и третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.

Таким образом, для получения пособия в размере еще одного среднего заработка за период трудоустройства (август) работнику нужно не только предъявить трудовую книжку, но и соответствующий документ из органов службы занятости о сохранении за работником пособия в течение третьего месяца трудоустройства.

Как правильно уволиться

Когда работник увольняется, прекращается трудовой договор и трудовые отношения между ним и работодателем.

Причины увольнения бывают разные. Чаще этого хочет сам работник — тогда он увольняется по собственному желанию. Реже инициатором увольнения выступает работодатель. Бывают и другие основания увольнения — всего их более десяти.

В статье подробно расскажу о причинах и видах увольнениях, особенностях увольнения по разным основаниям.

Увольнение: какие документы нужно выдать работнику

На основании ст. 84.1 ТК РФ, в день увольнения производят окончательный расчет с работником и выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Перечислим, какие документы выдать сотруднику при увольнении в 2020 году (их готовят обязательно):

1. Трудовая книжка. Оформлять ее разрешено накануне дня увольнения, выдать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получите согласие на отправление почтой либо храните в организации до обращения владельца.
2. Если работник отказался от ведения трудовой книжки на бумаге, пакет документов при увольнении сотрудника в 2020 году дополнится формой СТД-Р, в которой содержатся те же самые данные о трудовой деятельности и стаже, что и в обычной книжке. Форму тоже разрешено подготовить заранее, а выдать в последний день. Если уволенный не появился за документом лично, получите согласие на отправку почтой и вышлите заказным письмом с описью вложения. Кстати, форму СТД-Р при увольнении разрешено готовить в электронном виде, если работник согласен на это. В таком случае работодатель выдает документ, заверенный усиленной квалифицированной цифровой подписью.
3. Медицинская книжка (при наличии). Выдать ее следует без всяких дополнительных записей: работодателю запрещено заполнять ЛМК.
4. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
5. Еще один пункт в списке, какие документы выдаются на руки сотруднику при увольнении в 2020 году, — справка о зарплате (ф. 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Ее готовит лицо, отвечающее за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
6. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
7. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
8. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.
9. Если работодатель перечислял дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию из своих средств или из средств работника, в справки при увольнении работника в 2020 году добавляют еще выписку из формы ДСВ-3. Рекомендуется готовить ее за весь период, в течение которого страхователь перечислял средства на накопительную пенсию.

Представленный выше перечень того, какие документы нужны при увольнении, содержит те, которые готовят обязательно. Кроме этих бумаг, по заявлению увольняющегося работодатель должен подготовить и выдать:

• форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
• справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
• копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
• копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, привлечении к дисциплинарной ответственности, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Вне зависимости от причины увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по независящим обстоятельствам, по сокращению численности или штата, по инициативе работодателя за те или иные проступки и проч.), каждому увольняемому сотруднику необходимо передать следующий комплект документов:

В данной выписке должны быть отражены сведения с начала квартала вплоть до даты увольнения. А именно данные об уволенном сотруднике, имеющиеся в разделе 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», а также о нанимателе которые имеются на титульном листе. Аналогично выписке из СЗВ-М, данная выписка должна быть также заверена.

Документ формируется за отчетный год вплоть до даты увольнения. В него следует перенести информацию о нанимателе и самом работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.18 № В-4510-08/7361). Эту выписку необходимо заверить по вышеописанной процедуре (т.е. нужна подпись, ФИО и должность доверенного лица, печать организации если имеется, дата составления).

Справка о сумме зарплаты нужно оставлять согласно форме, что принята приказом Минтруда от 30.04.13 № 182н (о заполнении справки, см. в «Справка о сумме заработной платы 182н»). Лучше всего выдавать эту справку в нескольких экземплярах. Поскольку это облегчит диалог бывшего работника с будущим нанимателем.

Совет! В состав комплекта документов следует включить справку о доходах в количестве нескольких экземпляров.

Кроме того, существуют некоторые ситуации, предусматривающие передачу работнику дополнительных документов.

В случае перевода страховых взносов в накопительную часть пенсии сотрудника, то необходимым является оформление выписки из формы ДСВ-3. В которой следует отразить данные за квартал до увольнения. В том случае если на работника была оформлена медицинская книжка, то ее следует выдать при увольнении, согласно письму Роспотребнадзора от 10.11.15 № 01/13734-15-32. Вне зависимости от того за чей счет она была оформлена.

Точно также нужно отдать бывшему сотруднику оригиналы всех документов, что он передал за время найма. Например, медицинские справки, сертификаты, дипломы и прочее.

Внимание! Все вышеперечисленное должно быть выдано работодателем по собственной инициативе. Исключением является только справка о доходах.

Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!

• Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
• Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
• Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
• Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.

В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, одним из важнейших этапов увольнения является выдача документов. Устанавливается обязательный список документов, а дополнительные справки выдаются по письменному заявлению сотрудника. Вопросы выдачи документов при увольнении регулируются следующими нормативными актами:

• ФЗ № 255 «Об обязательном страховании»;
• п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ;
• ФЗ № 27 об индивидуальном учете в системе ОПС.

Документы при увольнении сотрудника

Копии приказов о работе не являются обязательными документы при увольнении. Они оформляются исключительно по просьбе увольняющегося. Это могут быть не только копии приказов о приеме, увольнении или переводе. Работнику могут понадобиться и распоряжения о возложении обязанностей или временном переводе на вышестоящую должность. Так он сможет подтвердить, скажем, свой управленческий опыт, который не отражен в трудовой книжке.

Также он может запросить и любые другие копии документов, связанные с работой, и работодатель не может ему отказать. Нужно лишь иметь в виду, что если в таком документе содержатся данные о других сотрудниках, то копию предоставлять нельзя. Необходимо оформить выписку.

Все предоставляемые копии должны быть заверены руководителем или ответственным лицом. Если компания использует печать, то она проставляется на каждой странице рядом с грифом “Копия верна” и подписью. Также необходимо указать и дату заверения.

Может потребоваться для того, чтобы служба занятости посчитала бывшему работнику пособие по безработице. Унифицированной формы нет. Обычно службы занятости разрабатывают свои формы и размещают на официальном сайте. Если служба занятости не установила форму, то можно воспользоваться рекомендованной из письма Минтруда от 10.01.2019 №16-5/В-5.

В справке указывают средний заработок за три календарных месяца, предшествующих месяцу увольнения. Расчет проводят в соответствии с порядком, установленном Минтрудом в постановлении от 12.08.2003 № 62.

За этим документом сотрудник может обратиться при увольнении или после трудоустройства в другую компанию. Справка нужна, чтобы получить надбавки в других организациях и право на досрочную пенсию в повышенном размере. Унифицированной формы нет, поэтому компания вправе составить ее в произвольной форме. Главное – указать, кому выдана справка, адрес компании, в которой трудился работник, его должность, период работы и размер надбавки, который выплачивали на момент увольнения за стаж работы в районе Крайнего Севера.

С 01.01.2022 Федеральный закон от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»² будет дополнен ст. 15.2 «Ответственность за совершение нарушений законодательства Российской Федерации об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Новая норма касается ответственности работодателя за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС РФ. В частности:

• штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд будет составлять 200 рублей за каждый документ;
• за непредставление / несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, штраф существенно выше – ​5000 рублей за каждый выявленный случай;
• еще один штраф установлен за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС РФ, – ​штраф в размере 20% от суммы расходов, но не менее 1000 и не более 5000 рублей.

Сейчас Законом № 255‑ФЗ установлена ответственность ст. 15.1 только за достоверность сведений, необходимых для назначения, исчисления и выплаты пособий. В ч. 2 статьи говорится о том, что если представление недостоверных сведений повлекло за собой выплату излишних сумм пособий, то виновные лица должны возместить страховщику причиненный ущерб.

Напомним, что в настоящее время действует еще и ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»³ , устанавливающая ответственность работодателей в части нарушения правил представления расчета по страховым взносам. Согласно ей, за нарушение порядка представления расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам в форме электронных документов грозит штраф 200 рублей. За нарушение срока его представления – ​в размере 5% суммы страховых взносов за последние 3 месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый месяц с даты, когда он должен был быть представлен, но не более 30% от этой суммы и не менее 1000 рублей.

С 01.02.2022 удержать денежные средства из заработной платы работника по исполнительным листам можно только таким образом, чтобы у работника осталась сумма прожиточного минимума для трудоспособного населения⁸ . Исключение составляют требования:

• по взысканию алиментов⁹ ;
• возмещению вреда жизни и здоровью;
• в связи с потерей кормильца;
• возмещению ущерба, причиненного преступлением.

По общему правилу вопросы с остатком денежных средств в размере прожиточного минимума будут решаться с судебными приставами. Должнику следует написать заявление и указать счет, с которого нельзя списывать денежные средства в размере, превышающем прожиточный минимум. Но работодателям тоже полезно знать об этом нововведении, т. к. исполнительные листы очень часто попадают им в руки.

СЗВ-СТАЖ при увольнении в 2022 году

Графа 9. Если сотрудник не просто работал в особых условиях, но вследствие этого страховые отчисления за него происходили по дополнительному тарифу, это необходимо отразить в данном столбце. Заполнять ее не следует, если нет фактических доказательств особых условий труда, либо по каким-то причинам отчисления не тарифицировались дополнительно.

Графа 11. Её заполнение вызывает больше всего вопросов. Эта графа соотносится с графами 6-7 и заполняется посредством кодов, обозначающих, в каких именно особых условиях осуществлялась трудовая деятельность (если осуществлялась), а также причины, по которым у служащего имеются фактически не отработанные периоды (отпуска, больничные и т.д.). Если приходится перечислять несколько кодов, то для каждого необходимо выделить отдельную строку, с приоритетом кодов, обозначающих замещение государственных или муниципальных должностей.

Какие справки при увольнении работника в 2022 году обязан выдать работодатель

В ней содержатся сведения о величине доходов, полученных работником на протяжении года. Кроме того, туда вписываются размеры перечисленных в бюджет налогов. 2-НДФЛ выдается сотруднику при увольнении в 2022 г. только в тех случаях, когда сам работник запросил ее отдельным заявлением. Для чего она может понадобиться? Например, если человек претендует на получение налогового вычета.

В последний рабочий день работника должны ознакомить с приказом о расторжении договора под подпись. После этого ему следует получить различные документы, о которых не стоит забывать, поскольку дальнейшее трудоустройство может оказаться затруднительным. В статье расскажем, какие справки при увольнении работника в 2022 году обязательны и необязательны к выдаче.

Какие документы выдаются работнику при увольнении?

Положениями статьи 62 ТК РФ установлена обязанность нанимателя по предоставлению увольняющемуся лицу всей документации, связанной с его работой в организации. Некоторые бумаги выдаются обязательно, другие – в связи с письменным обращением работника.

Пакет документов необходимо сформировать и выдать уволенному гражданину в течение 3 дней с момента представления заявления. Как правило, это не вызывает каких-либо проблем.

Существуют ситуации, когда администрация компании не заинтересована в выдаче документации, мотивируя такие действия разными причинами. Наиболее часто встречающейся из них служит оправдание, что начальник в отъезде и некому удостоверить копии.

Если эта ситуация все же возникла и наниматель не выдает бумаги, у человека есть следующие способы решения проблемы:

1. Составить заявление о предоставлении необходимой информации в двух экземплярах и сдать в секретариат организации. Документ должен содержать примерную формулировку: «Прошу предоставить копии следующих документов… (указать их перечень)». В запросе не нужно отражать основания для получения справок, а также цели их получения и дальнейшее применение. Он будет зарегистрирован, как входящий документ, записан в соответствующий журнал и ему будет присвоен порядковый номер. Второй экземпляр будет возвращен работнику с отметкой о регистрации.
2. Обращение может быть направлено средствами почтовой связи заказным отправлением с уведомлением и описью вложения. Оно будет вручено уполномоченному сотруднику предприятия, получающего почтовую корреспонденцию, который оставить роспись об этом. Это станет фактом принятия обращения для исполнения.

По истечении трех суток с даты получения заявки работодатель обязан подготовить запрашиваемую документацию, связанную с исполнением трудовых обязанностей уволенного лица. Если этого не произойдет, то он вправе составить соответствующие жалобы в инспекцию по труду либо в прокуратуру.

Также их можно направить сразу в оба органа, осуществляющих надзор, которые уполномочены проводить проверочные мероприятия в отношении нанимателей в сфере соблюдения ими требований законодательства о труде.

Заявление может подаваться при личном посещении органа, направлена средствами почтовой связи либо размещена на официальном портале надзорной службы. В настоящее время наиболее популярным способом направления обращений пострадавших граждан являются онлайн-приемные сайтов государственных инстанций.

Период рассмотрения таких жалоб составляет не более 30 суток с даты регистрации заявлений. Днем регистрации интернет-обращения считается дата поступления обратившемуся лицу электронного извещения.

Надзорные службы организуют проверочные мероприятия по исполнению трудового права. При совершении нарушения впервые, наниматель может быть предупрежден либо на него наложены небольшие штрафные санкции.

Основные этапы этого процесса выглядят следующим образом:

1. Работник пишет заявление.
2. Руководитель одобряет и подписывает его.
3. Издается приказ.
4. Он подписывается руководителем, сотрудник знакомится с документом под подпись.
5. Информация заносится в личную карточку.
6. Сведения об увольнении вписывают в трудовую книжку.
7. Производят расчет с сотрудником и отдают ему документы.

При увольнении сотрудника всегда оформляется большой объем документов.

В последний день работы увольняющийся должен получить все причитающиеся выплаты. А именно:

• заработную плату (ст. 140 ТК РФ);
• компенсацию за дни неиспользованного отпуска (ст. 127 ТК РФ);
• дополнительные выплаты (выходное пособие), если они предусмотрены (например, при ликвидации фирмы или при сокращении персонала) (ст. 178 ТК РФ), иные средства, если они полагаются по коллективному договору, локальным актам.

В число обязанностей работодателя входит: выдать работнику при увольнении в 2021 году определенный перечень документов. Их можно разделить на две большие группы:

1. Обязательные бумаги.
2. Документы, которые запрошены сотрудником (если работник не предъявил требование, то, соответственно, их не обязан выдать работодатель).

К первой группе относятся:

• трудовая книжка;
• расчетный лист;
• документы персонального учета;
• справка 182н.

Документы от работодателя, составляющие вторую группу, — это справки о доходах (2- НДФЛ и о среднем заработке), копии приказов и иное.

В ходе судебных слушаний представление справки с места работы, как правило, требуется в целях подтверждения занятости и доходов истца или ответчика, например, для назначения алиментов. В этом случае ответчик может быть обязан представить справку, в которой будут указаны:

• его Ф. И. О., должность;
• оклад или средний заработок;
• стаж работы в компании.

Документ должен быть заверен печатью компании-работодателя (при ее наличии), а также подписью руководителя фирмы.

Документирование при расторжении договора с сотрудником: порядок процедуры

Процедура увольнения требует соблюдения всех требований во избежание взаимных претензий и проблем между нанимателем и работником. Законодательство устанавливает следующий алгоритм действий при расторжении договора:

1. Работник пишет заявление с указанием причины и даты прекращения трудовых отношений.
2. Работодатель принимает заявление и издает приказ об увольнении, который подписывает сотрудник.
3. Рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск.
4. Делается расчет за отработанные дни.
5. Начисляются НДФЛ и страховые взносы с положенных работнику выплат.
6. Вносится запись об освобождении от должности в личную карточку увольняемого.
7. Производится окончательный расчет.
8. Делается запись в трудовой книжке.
9. В день увольнения работнику выдаются трудовая книжка, справка о зарплате за два года, справка-расчет о прекращении трудовых отношений, приказ об увольнении (посмотреть полный список справок при увольнении с работы можно здесь).
10. По требованию сотрудника предоставляются заверенные копии других документов — приказ о приеме на работу, сведения об отпусках и т. д. (какие выдают документы выдают при увольнении?).

При увольнении сотрудника по инициативе работодателя сразу издается приказ об увольнении, в котором должны быть указаны причина увольнения и соответствующий пункт ч. 1 ст. 81 ТК РФ. При увольнении по соглашению сторон работодатель и работник подписывают соответствующее соглашение, в нем определяется дата увольнения и ставится ссылка на ст. 78 ТК РФ.

Как оформлять документ

Несмотря на наличие стандартной унифицированной формы, оформление бланка 182н отдается на откуп составителю. Сведения в него можно вносить от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом) или заполнять на компьютере, на фирменном бланке (удобно, документ содержит все необходимые реквизиты компании-работодателя) или на обыкновенном листке формата А4.

Проштамповывать справку при помощи печати не обязательно, поскольку с 2021 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели освобождены от требования закона удостоверять свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не прописана во внутренних локальных актах фирмы).

Единственное условие, которое должно соблюдаться неукоснительно: наличие «живых» автографов руководителя предприятия (или лица, уполномоченного действовать от его имени), а также главного бухгалтера (при этом использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо способом, исключено).

Справка обычно делается в одном экземпляре, но при необходимости работодатель может выдать ее заверенные копии в нужном количестве.

Документы, которые при увольнении обязан выдать работодатель 2019

Процедуре увольнения работника посвящена статья 84.1 ТК РФ. Начинается этот процесс с того, что работодатель издает приказ о расторжении трудового договора, работник изучает и подписывает его.

Завершающий этап прекращения трудовых отношений происходит в последний рабочий день сотрудника.

В этот день организация выплачивает ему окончательный расчет и выдает документы, связанные с его трудовой деятельностью.

При увольнении сотрудника в 2019 году надо выдать такие документы:

1. Трудовая книжка работника (а также медицинская книжка — при наличии);
2. Справка о заработке за два последних календарных года;
3. Копия СЗВ-СТАЖ;
4. Копия СЗВ-М;
5. Копия раздела 3 расчета по страховым взносам.
6. Сведения из реестра застрахованных лиц по форме ДСВ-3 (в случае уплаты дополнительных взносов на накопительную часть пенсии)

Сотрудник может написать заявление с просьбой предоставить заверенные копии любых необходимых справок. Наиболее востребованные в 2019 году:

• справка по форме 2-НДФЛ
• сведения из реестра застрахованных лиц по форме № ДСВ-3
• копия приказа о приеме на работу
• копия приказа о переводе на другую должность
• копия приказа о расторжении трудового договора
• справка о зарплате для оформления в центр занятости

Ниже вы можете скачать бланки и образцы документов.

Важно! Компании придется восстановить сотрудника на работе и выплатить компенсацию за вынужденный прогул, если он сможет оспорить увольнение. «Российский налоговый курьер» проанализировал трудовые споры и выяснили, какие ошибки чаще всего допускают работодатели. Вы можете прочитать этот материал, оформив пробный бесплатный доступ к журналу на три дня.

Какие документы выдаются работнику при увольнении по собственному желанию

Главным документом, подлежащим выдаче сотруднику, является его трудовая книжка, так как без нее он просто не сможет устроиться на новую работу. Помимо нее закон обязывает руководителя отдать другие документы, связанные с выполнением сотрудником своей трудовой функции у него.

При получении в день увольнения своей трудовой книжки рекомендую Вам проверить правильность внесения сведений в нее работодателем, а также оформление всех записей при повышении по службе или переводах на другие должности. Только после внимательной проверки документа можно расписываться под указанными в ней сведениями.

Итак, к обязательным документам, которые руководство обязано отдать сотруднику при увольнении, относятся:

1. Трудовая книжка, содержащая сведения о работе сотрудника у данного работодателя, и о его увольнении, заверенные подписью работодателя или иного уполномоченного сотрудника;
2. Оригинал справки о сумме заработка (такая справка должна быть оформлена по форме, утвержденной Минтрудом (Приказ № 182н от 30.04.2013г.));
3. Копия формы СЗВ-М (в 2020 году, сведения должны быть сформированы начиная с соответствующего месяца 2016 года);
4. Копия формы СЗВ-СТАЖ (такие сведения нужно сформировать за период с начала 2017 года по дату увольнения);
5. Копия расчета по страховым взносам (раздел 3. Такой расчет должен быть сформирован за период работы с начала 2017 года).

Помимо основных (обязательных) документов, руководитель также обязан выдать сотруднику иные документы, которые он потребует.

К таким документам относятся:

• Копии кадровых приказов, в том числе об увольнении;
• Справка о заработке сотрудника за последние 3 месяца для обращения в центр занятости;
• Справка 2-НДФЛ;
• Характеристика от работодателя;
• Иные документы, необходимые сотруднику.

Требование о выдаче дополнительных документов выражайте в заявлении, оформленном в письменном виде. В заявлении перечислите все документы, которые вам нужны, а также в какой форме (оригинал, простая или заверенная работодателем копия). Передавайте заявление только уполномоченному сотруднику работодателя под роспись.

По общему правилу, документы выдаются в заключительный день работы сотрудника.

Однако, работодатель не всегда может выполнить это обязательство, так как выдача документов может стать невозможной:

• В результате отказа сотрудника от их получения;
• По причине его отсутствия в заключительный день работы на своем рабочем месте.

В этом случае, отдел кадров должен отправить сотруднику уведомление с требованием явиться за своими документами, либо направить письменное согласие на отправку этих документов по почте.

Внимание: Работодатель должен направлять уведомления сотруднику способами, позволяющими подтвердить их получение работником, например, ценным письмом с обязательным прикреплением уведомления о вручении корреспонденции адресату.

Иногда, работодатели поступают по отношению к уволенным сотрудникам недобросовестно и противозаконно, и не выдают им документы при увольнении, в том числе их трудовую книжку.

Что обязательно нужно получить

В список документов, которые сотрудник должен получить входят:

1. Трудовая книжка. Если трудовая книжка не ведется, работодатель обязан выдать справку о трудовой деятельности по форме СТД-Р. По заявлению работника этот документ можно получить в течение 3-х дней после увольнения либо по почте. Самостоятельно отсылать документ по почте работодатель права не имеет (за исключением случая, когда сотрудник не явился в последний рабочий день либо отказался получать документ лично).
2. Справка о сумме дохода. Это еще один важный документ, который должен выдаваться работнику в день увольнения. Представляет собой справку о заработке за последние 2 года труда. Выдача этой справки – сфера ответственности бухгалтера, но нужно проконтролировать этот процесс, так как несвоевременное получение этого документа может стать причиной жалобы в ГИС либо суд.
3. Форма СЗВ-СТАЖ. Представляет собой сведения о страховом стаже бывшего сотрудника. Выдается в бухгалтерии либо кадровиком. Документ содержит данные о суммах страховых взносов и служит подтверждением страхового стажа.
4. Выписка из СЗВ-М для подтверждения стажа. Еще один документ который служит подтверждением страхового стажа работника. Важно учитывать, что выдается не сама форма СЗВ-М, а только выписка из нее. Копировать всю форму нельзя, это будет считаться разглашением личной информации других работников.
5. Выписка из раздела №3 персонифицированного расчета страховых взносов. Документ в дальнейшем подается в налоговые органы, поэтому к точности его оформления предъявляются повышенные требования. Сама форма практически ежегодно меняется, поэтому для ее правильного заполнения в 2021 году нужно тщательно отслеживать приказы ФНС и своевременно изменять форму выдачи выписки.
6. Выписка из ДСВ-3. В обязательном порядке выдается только тем работникам, на которых перечислялись дополнительные взносы на накопительную пенсию.

Помимо этих документов в день увольнения могут выдаваться и дополнительные выписки либо справки. Но их оформление осуществляется только по желанию сотрудника и при наличии письменного заявления от увольняющегося. В список таких документов входят:

• Копии кадровых приказов.
• Справки об условиях труда.
• Справки о доходах или периодах работы.
• Форма 2-НДФЛ.

Похожие записи:

• Камеральная проверка — что это?
• Калькулятор компенсации за неиспользованный отпуск
• Налог на имущество организаций с 2022 года: новые сроки и порядок уплаты