Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт о расхождении: подробно о формах ТОРГ-2 и ТОРГ-3». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Очевидно, что при приемке товара могут возникнуть количественные расхождения и качественные несоответствия. Если ассортимент принимают только по количественному признаку, то проверяют сопроводительные документы — транспортную и товарную накладную, расчетную документацию. Если сверяют не только количественные, но и качественные показатели, ориентируются не только на сопроводительные документы, но и на условия договора поставки.
Форма и бланк акта об установленных расхождениях
При разработке акта об установленном расхождении по качеству и количеству в момент приёмки товарно-материальных ценностей (ТМЦ) обычно используется унифицированная форма ТОРГ-2, утверждённая Постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Если качественное или количественное расхождение обнаружено при приёмке импортных товаров, акт составляется по форме ТОРГ-3, которая также утверждена Постановлением Госкомстата № 132.
Для актов по форме ТОРГ-2 и ТОРГ-3 в электронном виде разработан формат, утверждённый приказом ФНС России от 27 августа 2019 года № ММВ-7-15/423@. Оформление актов по утверждённой форме позволяет оперативно обмениваться документами с контрагентами через ЭДО.
Однако от организаций не требуют обязательного использования унифицированной формы. С 2013 года компании могут сами выбирать форму для составления первичных документов, поэтому допускается составление акта в самостоятельно разработанной форме, предусмотренной договором между сторонами.
Если акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке ТМЦ составляется по собственной форме, в нём должны содержаться обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ.
Кроме того, в акте о расхождениях, составленном по собственной форме, должны быть следующие сведения:
- в чём именно были выявлены расхождения;
- количественная и денежная оценка (если это возможно).
Правила составления акта расхождения
Акт расхождения оформляют по ф. ТОРГ-2 (для отечественных товаров) или ТОРГ-3 (если выявлены несоответствия во время приемки продукции иностранного происхождения). Это рекомендованная унифицированная форма первичного документа, но она необязательна к применению. Руководитель предприятия вправе разработать свой бланк. Акт расхождения можно заполнить вручную (шариковой ручкой) либо на компьютере (распечатывают после внесения данных в электронную форму документа). Нужное количество экземпляров:
- по ф. ТОРГ-2 — четыре;
- по ф. ТОРГ-3 — пять.
При обнаружении несоответствий сотрудник, осуществляющий приемку товара, приостанавливает отгрузку и извещает об ошибке поставщика или экспедитора. Акт расхождения составляют члены комиссии и специалист организации, на которую возложена ответственность по проведению экспертизы. Обязательно присутствие представителей с обеих сторон.
Отличия актов расхождения по ф. ТОРГ-2 и ТОРГ-3
Если расхождения обнаружены при приемке товара отечественного производителя, составляют акт по форме ТОРГ-2. Когда несоответствия обнаружены при доставке продукции иностранного происхождения, оформляют документ по ф. ТОРГ-3. В отличие от акта по первой форме, он состоит из трех страниц:
- Титульного листа. Там, как и в случае с товарами отечественного производства, отражены реквизиты компании.
- На второй странице — таблица с данными о продукции: наименование, количество, код по ОКЕИ и т. д. Указывают сведения, которые числятся в сопроводительных документах и фактические (после проверки во время приемки). Вносится информация о браке и бое (если есть), расхождениях (излишек или недостача).
- Третья страница заполняется, если не требуется экспертиза. Там содержится заключение комиссии о причинах обнаруженных расхождений.
Документ подписывают председатель и члены комиссии (с указанием должностей), компетентный представитель незаинтересованной компании (торгового отдела).
Кто должен заполнять документ
Нужно понимать, обычно документальная фиксация несоответствия в интересах получателя груза. Соответственно, именно эта сторона должна заниматься оформлением акта. Для этого руководитель организации, в которой происходит выгрузка товара, назначает членов специальной комиссии. Именно они проверяют груз, и при необходимости заполняют акт несоответствия.
Что касается комиссии, здесь должно присутствовать не менее трех сотрудников компании-получателя. Кроме этого, в ее состав должны входить представители экспедиторской компании, водитель, представитель поставщика. Бывают ситуации, когда отправитель груза не может в данный момент прибыть на склад. При этом акт составляется получателем в одностороннем порядке. Естественно, это заранее должно быть обговорено с компанией-поставщиком.
Когда надо составлять акт
Как правило, расхождения с показателями, внесенными в грузосопроводительные документы, выявляются при разгрузке товаров. Составлять акт ТОРГ-2 надо сразу же после обнаружения фактов несоответствия в присутствии водителя, доставившего груз. Если целостность упаковки товара нарушена – это также станет основанием для оформления документа.
Последовательность действий сотрудника, ответственного за приемку ТМЦ, в случае выявления несоответствий будет следующей:
-
остановка процесса приемки товаров;
-
извещение поставщика или его представителя;
-
составление акта в присутствии представителя поставщика.
Образец акта о расхождении форма ТОРГ-2
Бланк акта состоит из 4-х листов. На первом листе нужно отразить общую информацию об организации-получателе, указать место разгрузки товара, на основании какого документа принимается товар (например, товарная накладная или товарно-транспортная накладная). Далее прописываются реквизиты организации-поставщика, место загрузки товара. Также прописывается необходимая информация о транспортировке товара, его разгрузке.
На втором и третьем листе отражаются непосредственно выявленные несоответствия: нарушение упаковки, недостача, излишки и прочее.
Последний лист являются заключительным, в нем подводится итог, пишется заключение комиссии, проводившей соответствие фактически полученного и указанного в документах.
Все члены комиссии должны подписать акт.
Документу присваивается номер, указывается дата составления, а на первом листе руководитель организации ставит свою подпись, тем самым утверждая данный документ.
Образец заполнения ТОРГ-2 при браке
Если вы нашли брак, информацию о нем надо вписать в специальную таблицу. В ней же указывают сведения о битом товаре. Нужно отметить артикул, количество, цену ТМЦ. Внимательно посмотрите образец заполнения ТОРГ-2 при браке — в этой таблице нельзя допускать ошибки.
В этой же таблице указывают недостачи или излишки: количество и суммы разницы.
На четвертой странице формы ТОРГ-2 надо отметить:
- какие именно расхождения нашли: недовес, дефекты, плохое качество и т.д.,
- каким образом проверяли товар: пересчет, взвешивание и т.д.,
- другую информацию, которая будет важна для описания дефектов.
Подписать документ должны все члены комиссии, которые проводили проверку, а также представитель поставщика.
В конце документа главбух должен поставить подпись, а руководитель — написать решение по товару. Например, он может распорядиться его вернуть или предъявить поставщику претензию. Сверьтесь с нашим актуальным в 2020 образцом заполнения ТОРГ-2 — мы выделили цветом все, что надо заполнить.
Как правильно заполнить акт о расхождении
Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. В акте указываются только те товары, по которым было выявлено расхождение (по количеству или качеству). В конце акта делается о. В товарно-транспортной накладной делается отметка о составлении акта об установленном расхождении.
Обратите внимание! Акт составляется в четырёх экземплярах. Акт оформляется специально созданной комиссией и экспертом организации-получателя с обязательным участием представителей поставщика. Также акт может быть составлен представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации. Далее акты передаются в бухгалтерию с прикреплёнными счетами-фактурами, накладными и т.д. Печать в акте не ставится.
Шапка документа в акте заполняется так же, как и в форме ТОРГ-1.
В акте указываются сведения о дате и времени прибытия товаров. Сведения о товарах заполняются по сопроводительным транспортным документам.
При заполнении таблицы расхождений по количеству мест и массе в актируемой партии товара, обнаруженных на складе товарополучателя, в строке «По документам поставщика» указываются сведения из товаросопроводительных документов, в строке «фактически» — фактическое наличие, в строке «расхождение +,-» указывается разница между количеством товара по документам поставщика и фактическим.
В поле «Заключение комиссии» записывают выводы приёмочной комиссии с указанием точного количества брака, боя, недостач товаров и общей суммы выявленных убытков.
Оставить комментарий к документу
Считаете документ неправильным? Оставьте комментарий, и мы исправим недостатки. Без комментария оценка не будет учтена!
Спасибо, ваша оценка учтена. От вашей активности качество документов будет расти.
| Здесь вы можете оставить комментарий к документу «Акт об установлении расхождений в количестве при приемке товара», а также задать вопросы
, связанные с ним. Если вы хотите оставить комментарий с оценкой , то вам необходимо оценить документ вверху страницы Ответ для |
После того как в поставленном товаре обнаружено несоответствие количеству или качеству, приказом руководителя организации назначается комиссия, которая начинает производить приемку товара. В комиссию входят представители покупателя и продавца. Уведомление о вызове представителя продавца необходимо направить ему по телеграфному, телетайпному, телефонному, факсимильному или другому средству срочной связи не позднее 24 часов после обнаружения недостачи.
В уведомлении о вызове представителя продавца и грузоперевозчика надо указать следующую информацию:
- наименование товара, дата его отгрузки, номера товарно-транспортных или приемо-сдаточных документов;
- количество испорченного товара и его стоимость, характер порчи;
- состояние пломб;
- время, на которое назначена совместная двусторонняя приемка товара по количеству и качеству.
Для проведения приемки товара может быть привлечен эксперт.
Вместо эксперта по согласованию сторон можно пригласить компетентного представителя незаинтересованной организации.
Принимая товар по количеству, члены комиссии сравнивают фактическое наличие товара с данными, которые указал поставщик или грузоотправитель в сопроводительных документах. Приемка товара по качеству и комплектности означает проверку соответствия фактического состояния товара требованиям к качеству, предусмотренным договором (контрактом). Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.
Акт недостачи товара при приемке
Итак, если при приеме товара выявлено несоответствие сведений, указанных в товаросопроводительных документах, необходимо составить акт, который будет являться основанием для предъявления претензий поставщику.
Акт недостачи может быть составлен как по форме, разработанной для этих целей компанией своими силами, так и по ранее предусмотренным унифицированным формам № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Кроме того, унифицированные формы можно использовать, как образец при разработке собственной формы. Необходимо учитывать, что акт в любом случае должен содержать все обязательные реквизиты.
Акт о выявлении недостачи (образец) мы приведем в конце статьи. В шапке документа целесообразно заполнить реквизиты организации: наименование, адрес, номер телефона, структурное подразделение. Рядом с наименованием документа целесообразно указать номер документа и дату его составления.
Основная часть документа содержит следующую информацию:
- Место приемки товара;
- Данные грузоотправителя (наименование, адрес, телефон);
- Данные производителя, поставщика, страховой компании (если это необходимо);
- Данные документов (номер и дата составления): договора, счет-фактуры, акта и др;
- Способ доставки и дата отправления товара;
- Дата отправления товара со склада или станции отправления.
Далее в акт можно включить таблицу для фиксации расхождения в массе товара, которое было обнаружено на складе получателя товара. В таблице необходимо зафиксировать, какое количество мест, масса (брутто, тара, нетто), степень заполнения указаны в документах отправителя груза и поступило фактически, указать расхождения.
Затем необходимо заполнить таблицу, где зафиксировать количество товара, указанное в документах поставщика и количество товара, поступившее фактически. В таблицу необходимо внести следующую информацию:
- Наименование товара;
- Номер места;
- Наименование и код по ОКЕИ единицы измерения;
- Какое количество товара значится по документам поставщика: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
- Фактическое наличие товара: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
- Брак (количество, сумма), бой (количество, сумма);
- Отклонения: недостача (количество, сумма) или излишки;
- Номер паспорта.
Под таблицей стоит зафиксировать, каким образом проводилось измерение количества товара, подробно описать дефекты (характер недостачи, боя и др.) и мнение комиссии о причинах их возникновения. Затем стоит зафиксировать подробно заключение комиссии. Заполненный акт подписывают члены комиссии, указывая место работы и расшифровку подписи, и представитель транспортной компании.
На практике иногда путают акт о недостаче товара и акт недостачи товара при ревизии (образец), однако это разные документы. Акт недостачи при ревизии – это документ, составленный при проведении инвентаризации, проводимой в компании, и обнаружении расхождений реального количества ТМЦ на складе с количеством в учете.