Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как и кому вести кассовую книгу в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Порядок работы с кассовыми устройствами установлен Указаниями Банка России №3210-У. Согласно пп. 4.6 п. 4, пп. 4.1 п.4, п.п 5,6 операции с ККМ должны отражаться в кассовой книге. Движение наличных оформляется расходными и приходными ордерами.
Документы, которые требуется заполнять
В их число входят:
-
кассовая книга – учётный документ, в котором регистрируются операции с наличными, заполняется письменно либо в электронной форме;
-
приходный кассовый ордер – оформляется при поступлении денежных средств в кассу, заполняется на основании данных из чека и бланка строгой отчётности;
-
расходный кассовый ордер – оформляется при выдаче наличных из кассы, может быть заполнен на основании фискальных документов.
-
БСО – после изменений 54-ФЗ можно выдавать в электронном виде.
Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом
В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:
- Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
- Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
- Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
- Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.
Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.
Оформление журнала кассира-операциониста
Фискальная налоговая служба Российской Федерации дала разъяснения в письме №ЕД-4-20/18059@ о том, что журнал кассира-операциониста исключен из перечня обязательных документов. Все данные, которые вносились в унифицированную форму, передаются в Фискальную службу в режиме онлайн.
Несмотря на то, что с 2017 года документ необязателен, для внутреннего учета он будет полезен. С его помощью можно существенно упростить учет прихода и расходы наличных. Журнал ведет сотрудник, отвечающий за обслуживание клиентов с помощью онлайн-кассы. За хранение отвечает главный бухгалтер или руководитель.
Субъекты хозяйственной деятельности самостоятельно принимают решение, каких правил придерживаться при заполнении журнала. Но желательно придерживаться шаблона из Постановления №132.
В описании к регистру КМ-4 указано, что книга должна вестись ежедневно. Записи могут вноситься чернильной или шариковой ручкой синего цвета. Все исправления должны быть завизированы главным бухгалтером или руководителем.
До 2017 года правила ведения журнала кассира включали обязательную прошивку, нумерацию и регистрацию в Фискальной службе. Постановка на учет больше не требуется, шнуровка и нумерация могут проводиться компанией по желанию.
Кассовая книга: что она собой представляет
Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах. Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения. Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.
Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.
Кассовая книга используется при совершении любых кассовых операций, как задокументированных, так и не прошедших фискализацию. Примером последней является выдача денег сотруднику под отчет.
Какие документы не нужно заполнять
Новые законодательные акты автоматически аннулировали обязательное использование широкого списка документов, которые ранее заполнялись вручную. Так, например, журналы, справочные отчеты, акты теперь будут программно формироваться в электронном виде. Кроме того, теперь не нужно в обязательном порядке заполнять первичные документы, регистрирующие приход денежных средств от покупателей. В группу данных кассовых документов входят унифицированные формы, начиная от КМ-1 и заканчивая КМ-9.
Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) является первичным кассовым документом, отражающим расходные потоки денежных средств и их приход. Данный документ был утвержден Госкомстатом 20 лет назад, с тех пор именно в нём отражалась выручка торговой точки за рабочую смену. До 2017 года форма являлась обязательной для всех организаций и имела достаточно четкие требования. Регистр документа должен быть пронумерован, а каждое внесение сведений с ККТ должно быть подписаны не только кассиром, но и главным бухгалтером и руководителем предприятия. Важность документа была обусловлена необходимостью контроля Федеральной налоговой службой применения ККТ именно с помощью журнала кассира-операциониста.
Теперь же, необходимость ручного внесения данных по операциям кассовой техники стала необязательной. Данный документ в отчетных целях формируется автоматически в системе контрольно-кассового аппарата, копии чеков передаются в электронном виде в налоговую службу.
Кроме того, дополнительным преимуществом использования онлайн-кассы является возможность получения чеков покупателями, которые совершают покупки через интернет-магазины. Теперь на данную операцию уходят считанные минуты, и после совершения оплаты, покупатель может найти в своей электронной почте чек, который содержит все необходимые реквизиты продавца и приобретаемого товара.
Несмотря на законодательную необязательность ведения журнала, многие руководители и бухгалтеры советуют продолжать вести отчетность, для максимально точного контроля движения денежных средств по торговым точкам и с целью более ответственного отношения кассиров к своей работе.
Что такое журнал кассира операциониста
Журнал кассира операциониста (он же «форма № КМ-4») – это документ, в котором отражается расход и приход денежных средств (утв. постановлением Госкомстата от 25.12.1998 №132).
До введения онлайн кассы, журнал кассира операциониста нужен был для отражения в нем выручки за смену (сутки). Так, в журнале указывались (и указываются до сих пор теми, кто пока не приобрел новые ККТ) следующие данные:
- счетчик контрольно-кассовой техники (ККТ) на начало смены (гр. 6 по форме № КМ — 4);
- счетчик ККТ на конец смены (гр. 9);
- сумма выручки за смену (гр. 10);
- подписи ответственных лиц (гр. 7-8);
- сумма денежных средств, сданных в наличной форме (гр. 11);
- сумма денежных средств, сданных в безналичной форме (гр. 12-13);
- общая сумма выручки (гр. 14);
- сумма денежных средств по возвратам от покупателей товаров при предоставлении чеков (гр. 15).
Способы заполнения кассовой книги
Как уже говорилось выше, кассовая книга в 2021 году заполняется ручкой или в электронном виде. Особенность ручного заполнения заключается в делении книги на две части. Одна ― основная, вторая ― отрывная.
При заполнении документа основная часть накладывается на отрывную, а между ними размещают лист копировальной бумаги. В результате все записи, внесенные на верхнем листе, отражаются на нижнем. Основная часть кассовой книги сшивается, а та, на которой информация скопирована, передается в бухгалтерию.
Заполнение кассовой книги на компьютере предполагает использование бухгалтерской программы либо таблицы Excel. Заполнение документа осуществляется по установленным правилам. Далее листы распечатываются, заверяются подписями и сшиваются.
Доступен еще один вариант заполнения ― в электронном виде без распечатки. Для его заверки потребуется электронная подпись, которая гарантирует целостность и защиту от доступа третьих лиц.
Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.
Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.
Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент. Но, допустим, на сегодняшний день, предпринимателю гораздо выгоднее платить этот процент, чем оставаться с упущенной выгодой. Ведь использование кредитных и дебетовых карт для расчёта за товар и услугу вошло в прочный и повседневный обиход. Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.
При круглосуточной торговле журнал заполняют по окончании смены
Вопрос: Наш магазин работает круглосуточно. Смены длятся по 12 часов (с 9 утра до 9 вечера и с 9 вечера до 9 утра). Скажите, каким днем нужно приходовать выручку за ночную смену, фактически приходящуюся на 2 дня.
И.Ю.Сухорук, г. Пермь
Ответ: Z-отчет кассир снимает после окончания рабочей смены . При этом рабочая смена работы на ККТ может не совпадать с календарными сутками (как в вашем случае). Тогда, несмотря на то что часть выручки по ночной смене фактически поступила в операционную кассу вчера, все записи, связанные с поступлением денег (отражение в журнале кассира-операциониста, в кассовой книге и на счетах бухгалтерского учета), нужно делать сегодня — датой окончания смены .
Пункт 6.1 Типовых правил.
Постановление ФАС УО от 22.12.2009 N Ф09-10179/09-С3.
Журнал исправляют так же, как первичку
Вопрос: При заполнении журнала кассира-операциониста мы допустили ошибку. У нас две секции, но, делая разноску по отделам, мы дважды занесли в журнал данные по секции N 1. Подскажите, как нам исправить ситуацию.
Е.Г.Гилязова, г. Подольск
Ответ: Достаточно просто. Но, как и при исправлении любого другого первичного документа, здесь необходимо соблюсти определенные правила. При корректировке нельзя пользоваться корректирующей жидкостью, так же как указывать правильные данные поверх старых. Исправления вносятся так: неправильная надпись зачеркивается одной чертой, причем таким образом, чтобы исправленное можно было прочитать. Рядом делается отметка «исправлено» с указанием правильных сумм. Внесенные правки заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера .
Кассовая книга: что она собой представляет
Кассовая книга ― учетный регистр, где отражаются данные о проведенных финансовых операциях в точной последовательности, согласно сведениям, представленным в первичных документах. Информация о проведенных операциях регистрируется сразу после их совершения. Главный бухгалтер, закрепленный за предприятием, контролирует работу кассиров и других сотрудников, на которых возложена обязанность по заполнению кассовой книги.
Приходный и расходный кассовый ордера могут создаваться на основе разных оправдательных документов. К примеру, фискальных, формируемых с помощью онлайн-кассы. Если предприниматель по закону освобожден от расчетов на ККТ, вместо фискальных документов, применяются товарные чеки, БСО.
Правила ведения кассовой книги в 2021 году
Заполнение электронного документа требует использования цифровой подписи, предназначенной для его заверки. Она выдается аккредитованным Удостоверяющим центром лично руководителю предприятия или его доверенному лицу. Бумажный бланк подписывается вручную. Если обязанность по ведению кассовой книги в 2021 году возложена на самого руководителя, образцы подписей не требуются.
Основные правила работы с кассовой книгой:
- 1. Кассовая книга начинается в начале года и завершается в конце. Исключения предусмотрены для новых предприятий, образованных в середине года. Тогда дата начала ведения книги совпадает с днем проведения первой операции. В случае приостановки деятельности в середине года, завершается и кассовая книга.
- 2. Документ оформляется на компьютере или вручную. При заполнении вручную нужно использовать шариковую ручку, но ни в коем случае не карандаш.
- 3. Данные вносятся в каждую строку, без пропусков.
- 4. Каждый лист составлен в двух экземплярах: один остается в самой книге, а второй отрезается и передается в бухгалтерию или руководителю предприятия.
- 5. Каждый лист пронумерован в хронологической последовательности и сшит с другими.
- 6. Ошибки и неточности недопустимы. При совершении помарки необходимо зачеркнуть данные, а рядом аккуратно написать правильное значение.
- 7. Книга заполняется каждый день. Новый день ― новый лист. Но в случае отсутствия операций с наличностью в течение смены заполнять ее не требуется.
- 8. Каждый день в конце смены кассовая книга сдается на проверку в бухгалтерию. Туда же передаются первичные документы, ставшие основанием для заполнения учетного документа. После сверки информации бухгалтер подписывает и возвращает кассовую книгу кассиру.
- 9. В пределах одного предприятия ведется одна кассовая книга. Использование двух и более документов не допустимо. Исключение ― наличие филиалов. Тогда в каждом свой документ, который впоследствии передается в головной офис.
Существует возможность составить несколько типов ордеров, что не зависит от вида конкретной операции. К примеру, приходные операции бывают следующих разновидностей:
- полный расчет за товар;
- частичная оплата за продукцию (оставшаяся часть суммы оформляется в виде кредита);
- предоплата (например, покупка подарочной карты).
Тем не менее, все операции являются приходом. По каждой группе оформляется отдельный ордер.
Правила и процесс заполнения
Страницы отчетного документа имеют 18 столбцов для занесения данных:
- Столбец 1. Дата. Сюда заносится дата снятия Z-отчета. Если за день работало несколько смен, то отчет снимается по каждой из них и вписывается отдельной строкой с указанием смены. Например: 01.01.2015(2).
- Столбец 2. № отдела. Необязательная строка для заполнения, так как многими современными аппаратами не выводится Z-отчет по отделам.
- Столбец 3. ФИО кассира.
- Столбец 4. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти) на конец рабочего дня. Номер отчета, прописанный на документе.
- Столбец 5. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти). Актуальность оформления строки утрачена в связи с модернизацией кассовых машин, поэтому просто копируется информация из столбца 4.
- Столбец 6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня/смены. При первичном заполнении показатель будет равен 1 руб. 11 коп. Если же ККМ используется уже какое-то время, то цифру можно взять из:
- показаний на момент окончания смены предыдущего дня;
- предыдущего X-отчета, если кассовый аппарат предусматривает печать этих параметров;
- сумму можно вычислить, найдя разницу между предшествующей цифрой и дневной выручкой.
- Столбец 7 и 8. Подпись кассира/администратора. Подписывают все ответственные лица. Если это один человек, то подпись дублируется.
- Столбец 9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня/смены. Цифра переписывается из итогового кассового документа и составляет сумму чисел из Столбца 6 и дневной выручки.
- Столбец 10. Сумма выручки за рабочий день. Заносится из Z-отчета и составляет сумму наличной, безналичной выручки и возвратов.
- Столбец 11. Сдано наличными. Сумма без учета безналичных операций и возврата.
- Столбец 12. Оплачено по документам, количество. Вносится число безналичных операций.
- Столбец 13. Оплачено по документам, сумма. Прописывается итоговая сумма, полученная путем безналичных платежей.
- Столбец 14. Сдано всего. Суммируются все платежи, кроме возвратных операций.
- Столбец 15. Сумма возвратов. Данные отображаются в Z-отчете.
- Столбец 16, 17 и 18. Прописываются подписи всех ответственных работников на момент передачи выручки за смену.
Ответственность за отсутствие или неправильное заполнение книги кассира
Допущение ошибок при заполнении рассматриваемого регистра не может стать причиной наложения дисциплинарной ответственности и штрафных санкций. Согласно установленным правилам, обнаруженная неточность должна быть исправлена. Рядом с корректирующей записью следует сделать отметку «Исправленному верить». После этого новая запись заверяется должностным лицом.
Важно отметить, что предприниматели, использующие онлайн-кассу, имеют законные основания для отказа от использования данного документа. Также в действующем законодательстве отсутствует регламент, позволяющий контролирующим органам накладывать штрафные санкции на предпринимателей, которые не используют данный вид финансовой отчетности. В случае наложения штрафа, предприниматель может обратиться в суд для защиты своих интересов. Согласно статистическим данным, большинство судебных разбирательств посвященных данной теме, оканчиваются в пользу предприятия, что приводит к снятию штрафных санкций.
Что представляет собой журнал кассира
Журналы используются персоналом в целях учета денег, поступающих в виде выручки, а также их расхода. Документ необходим для каждого из кассовых аппаратов компании. Записи в книге кассир должен делать ежедневно. Исправления можно вносить только с заверением подписями самого сотрудника и представителей руководства.
Для ведения журнала существует установленная форма КМ-4. Законодательство РФ требует внесения достоверных данных об объеме выручки за смену. Если некоторые графы не заполнены, контролирующие органы могут расценить это как не отражение информации о проведенных с помощью кассовой машины операциях.
Документ хранится по месту установки кассы в течение всего срока ее использования. Его предъявляют по требованию проверяющих, книги за прошедшие периоды уничтожаются не ранее, чем через 5 лет в присутствии специальной комиссии.