Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нюансы составления и применения закупочного акта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бланк закупочного акта применяется торговыми фирмами, приобретающими продукты у физических лиц. На практике между человеком и организацией заключается договор купли-продажи, в котором оговаривается цена и предметы продажи. В момент совершения сделки заполняется закупочный акт в двух экземплярах – по числу участвующих сторон.
Форма ОП-5 (образец заполнения)
Итак, закупочный акт применяется для оформления сделки купли-продажи между предпринимателем (организацией) и продавцом-физлицом, который не является предпринимателем. Унифицированная форма ОП-5 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Данным постановлением утверждены формы первичной документации по учету операций в общественном питании.
Форма не является сложной для заполнения, однако может вызвать затруднения в случае, если предприниматель никогда не сталкивался с оформлением данного документа. Бланк (закупочный акт, форма ОП-5) заполняется в двух экземплярах непосредственно в момент совершения закупки сельхозпродуктов. Подписывается лицом, которое закупает продукты, и продавцом, который продает данные продукты. Один экземпляр закупочного акта передается продавцу, второй должен остаться у покупателя.
В шапке бланка необходимо заполнить стандартные реквизиты: название организации, закупающей продукты, структурное подразделение, код по ОКПО, ИНН, вид деятельности по ОКДП, вид операции. Далее форма ОП-5 «Закупочный акт» (образец заполнения мы приведем в конце статьи) содержит номер документа, дату заполнения и информацию о том, что акт утвержден руководителем, с указанием даты утверждения, подписью и расшифровкой подписи руководителя.
Основная часть документа содержит следующую информацию:
- Где был закуплен товар (место закупки товара);
- Кем был закуплен товар (должность и полное имя – фамилия, имя, отчество)
- У кого товар был закуплен (фамилия, имя и отчество физлица)
Потом акт закупки по форме ОП-5 содержит таблицу из 7 колонок, которая содержит подробную информацию о приобретенном товаре:
- Название товара, характеристика сельхохозяйственного продукта;
- Код сельхохозяйственного продукта;
- Название единицы измерения, в которых измеряется данный продукт;
- Код единицы измерения по ОКЕИ;
- Количество товара, которое было приобретено покупателем;
- Цена товара, указанная в рублях и копейках;
- Общая сумма за данное наименование товара;
- Внизу таблицы предусмотрена строка «Итого» – для указания общей суммы, которую покупатель отдал продавцу за товар.
Форма ОП-5 (скачать бланк вы можете в конце статьи) содержит подробные данные о сторонах сделки, которые необходимо заполнить прописью:
- Сумма сделки – итоговая сумма за товар, которую покупатель платит продавцу;
- Подробные паспортные данные: серия, кем и когда выдан;
- В отдельной строке указывается домашний адрес;
- Данные о свидетельстве государственной регистрации предпринимателя, осуществляющего свою деятельность без образования юридического лица: название органа, выдавшего свидетельство, дата выдачи свидетельства;
- Имя, на которое выдано свидетельство, ИНН, код налоговой инспекции, которая присвоила ИНН;
- Наименование органа, который выдал справку о наличии личного подсобного хозяйства, дата выдачи (для жителей Российской Федерации);
- Имя, на которое была выдана справка;
- Сумма подоходного налога, который был удержан;
- Денежная сумма, которую получил продавец за проданный товар;
- Подпись и расшифровка подписи продавца, получившего деньги;
- Подпись покупателя, подтверждающая получение продуктов.
Составление закупочного акта
В рамках данной статьи наши пользователи могут скачать унифицированную форму ОП-5 и ознакомиться с образцом ее заполнения.
В процессе заполнения в отведенные для этого графы потребуется внести следующие сведения:
- наименование и реквизиты покупателя;
- ФИО и должность лица, подписывающего акт от имени покупателя;
- номер акта;
- дата и место оформления акта;
- ФИО, адрес, паспортные данные физического лиц-продавца;
- перечень приобретаемой продукции, наименование каждого вида, объем, количество единиц;
- стоимость одной единицы продукции;
- общая стоимость приобретаемой продукции (цифрами и прописью);
- сведения о продавце, его паспортные данные, место прописки, место фактического проживания, сведения о патенте или о статусе ИП с указанием номер свидетельства о его регистрации в качестве ИП, ИНН;
- данные из справки о наличии личного подсобного или фермерского хозяйства;
- отметку о получении продавцом денег с указанием способа оплаты;
- подписи продавца и покупателя.
Как правильно предприятиям составить и заполнить закупочный акт
Любой акт начинается составляться и заполняться с шапки и закупочный акт не является исключением из правила. В шапке акта в обязательном должны быть указаны следующие обязательные и важные для сторон договора моменты:
- если использована форма ОП-5 либо другая форма, разработанная предприятием, необходимо отметить номер такой формы;
- полное наименование организации в соответствии с её учредительным документов, производящей закупку;
- юридический адрес организации;
- структурное подразделение предприятия;
- ИНН предприятия;
- дата и место составления настоящего акта и присвоенный ему номер.
После заполнения реквизитов документа необходимо отметить наименование контрагентов, производящих закупку/поставку товара с указанием должностного лица организации, уполномоченного предприятием на подписание такого рода документов.
Где на предприятии используется форма ОП-5
Бланк закупочного акта применяется торговыми фирмами, приобретающими продукты у физических лиц. На практике между человеком и организацией заключается договор купли-продажи, в котором оговаривается цена и предметы продажи. В момент совершения сделки заполняется закупочный акт в двух экземплярах – по числу участвующих сторон.
Организации акт необходим для предъявления налоговой в качестве обоснования отнесения затрат на покупку товаров у населения к расходам.
Отсутствие закупочного акта не позволит доказать факт осуществления расходов, а, значит, и уменьшить налогооблагаемую прибыль не получится. Чтобы ИФНС приняла закупочный акт в качестве документа-основания, необходимо обеспечить правильность его оформления.
Оформление закупки у физлица
При реализации закупок организацией у физического лица составление и оформление документации — ответственность приобретателя. В таком случае руководству необходимо разработать унифицированный бланк документа для ведения закупочной деятельности.
Закупочный акт — первичный документ, заполняемый непосредственным покупателем (сотрудником организации) при проведении закупки и утверждаемый руководителем организации.
В нём содержится информация о единицах измерения, сумме, количестве, цене и наименовании закупаемой продукции. А также он может быть дополнен иными положениями по желанию руководства.
На практике закупочный акт — форма ОП-5, которой классификатором ОКУД присвоен код 0330505. Она представляет собой законодательно утверждённый унифицированный документ, заполняемый при осуществлении закупки в двух экземплярах, один из которых вручается продавцу, а другой остаётся у покупателя.
Закупочный акт при покупке товара у физического лица юридическим лицом обладает следующими функциями:
- обеспечивает законность сделок, совершаемых в соответствии с положениями ГК РФ в простой письменной форме;
- содержит в себе подробное описание товара, его характеристики;
- подтверждает факт передачи товара от продавца к покупателю, а также отсутствие претензий покупателя к количеству, качеству и при необходимости — комплектности товара;
- уменьшает налогооблагаемую базу при использовании упрощённой системы налогообложения «доходы минус расходы» или ОСН.
В связи с тем, что закупочный акт — это документ, подтверждающий передачу товара и переход соответствующих рисков, а также отсутствие претензий сторон, его подписание в предварительном порядке недопустимо.
Получить необходимую форму можно одним из двух способов:
- использовать существующий шаблон формы ОП-5, также утверждённый формой ГоскомСтата РФ № 132. Такой вариант подойдёт организациям, намеревающимся закупать сельскохозяйственную продукцию у населения;
- разработать документ своими силами обязательно прописав данные, указанные в аконе № 129-ФЗ. Это право предоставляется закупщикам законом «О бухгалтерском учёте» 402-ФЗ.
Договор на закупку с физлицом
Помимо того, может ли физ лицо участвовать в госзакупках по 44-ФЗ, закон оговаривает и правила, по которым оформляется такой контракт. Они аналогичны тому, как он подписывается с любой коммерческой организацией. Статьей 161 Гражданского кодекса РФ закреплено, что сделки с гражданином подтверждаются путем заключения договора в простой письменной форме.
Но есть особенности, о которых важно помнить бюджетной организации:
- у заказчика возникает обязанность уплаты страховых взносов (Пенсионный фонд и Фонд обязательного медицинского страхования);
- в контракт обязательно закладывают условие о снижении его цены на сумму налоговых платежей.
Составляем закупочный акт
Прежде чем купить…
Чаще всего продукты у населения закупают торговые фирмы, чтобы потом перепродать их. Перед тем как сделать покупку, нужно изучить «Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли». Они утверждены письмом Комитета по торговле РФ от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 и действуют до сих пор.
Заметьте: как правило, товары у граждан приобретают лишь те сотрудники, которых директор специально назначил для этого своим приказом. Им выдают деньги под отчет из кассы фирмы (впоследствии сотрудник представит авансовый отчет). Чтобы обеспечить сохранность денег и купленной продукции, с такими работниками заключают договор о полной материальной ответственности. Его типовая форма приведена в постановлении Минтруда и социального развития РФ от 31 декабря 2002 г. № 85.
Покупаем и оформляем
Как вы знаете, на все проводимые операции у фирмы должны быть первичные документы. Например, покупку товаров у компании-поставщика подтверждает товарная накладная унифицированной формы № ТОРГ-12 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132). Ее заверяют подписями представителей продавца и покупателя и печатями обеих сторон.
Однако, если ваш поставщик не фирма, а физическое лицо, то форма № ТОРГ-12 не подойдет. В этом случае составляют закупочный акт. Унифицированной формы этого документа не существует, поэтому его составляют в произвольной.
За образец можно взять акт типовой формы № ОП-5 (утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132). Его составляют предприятия общепита при закупках сельскохозяйственной продукции.
Оформление закупочного акта
Как правило, подготовка акта лежит на стороне закупщика. Обязательной формы его нет, но есть унифицированная.
Закупочный акт относится к первичной документации и оформлять его можно как по унифицированной форме, утвержденной законодательством РФ, так и в свободном виде или же по разработанному внутри предприятия шаблону, в том числе допускается символика предприятия на бумаге.
Печатается он на обычном листе А4 формата непосредственно в момент осуществления сделки в двух экземплярах, один из которых остается у покупателя, второй передается продавцу.
В документе в обязательном порядке должны быть указаны подробные сведения об организации, закупающей продукцию и физическом лице, продающем ее. Информация, касающаяся гражданина, должна включать его паспортные данные и адрес места жительства. В специальную таблицу должен быть внесен полный перечень закупаемого продовольствия, а также данные о его количестве и стоимости. Документ необходимо заверить обеими сторонами.
Если покупка товара происходит у индивидуального предпринимателя без образования юр.лица, то в акте надо указать данные о налоговой инспекции, выдавшей свидетельство ИНН и ИП.
Как оформляется такая закупка
Особых правил для оформления документов заказа в случае допуска физлиц не предусмотрено. Заказчик перечисляет в закупочной документации и извещении документы, которые требует от поставщиков, и прикладывает рекомендуемую форму заявки на участие в закупке.
У физических лиц нет уставных или регистрационных документов, у него есть только персональные регистры. Они демонстрируют заказчику:
- Ф.И.О. и адреса прописки и проживания вместо наименования поставщика и его юридического и фактического адреса;
- паспорт (копию всех 20 страниц) вместо выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
- ИНН не является обязательным документом для граждан (только для организаций и индивидуальных предпринимателей).
Никаких других особенностей или ограничений не предусмотрено. Участник-физлицо оформляет заявку, делает ценовое предложение и участвует в торгах. При передаче ТРУ оформляется особый закупочный акт: это специальный документ, который применяется для оформления сдачи-приемки товаров, работ и услуг между организацией-заказчиком и физлицом-поставщиком.
Почему физические лица вправе участвовать в закупках по 44-ФЗ
В торгах принимают участие не только организации и индивидуальные предприниматели, но и физические лица без образования ИП. Об этом прямо говорится в п. 4 ч. 1 ст. 3 44-ФЗ. Если у гражданина есть возможность предложить товары, работы или услуги, он вправе участвовать в закупках. 44-ФЗ не устанавливает определенных правил для закупок у физических лиц. Главное условие — соблюдать положения Федеральной контрактной системы и требования конкретной закупочной документации.
Гражданское законодательство не препятствует физлицам заниматься предпринимательством без регистрации ИП. Запрещено незаконное ведение предпринимательской деятельности (ст. 171 УК РФ). Это значит, что заниматься коммерцией без учета и лицензирования, если эти условия являются обязательными, нельзя. Для нарушителей, причинивших крупный ущерб и заработавших на нелегальной деятельности более 2 250 000 рублей, грозит административная ответственность (штраф до 300 000 рублей или в размере дохода за период до 2 лет, обязательные работы до 480 часов или арест до 6 месяцев).
Следите за изменениями по закупкам с помощью КонсультантПлюс!
Настройте индивидуальный профиль и получайте сообщения о новостях и поправках сразу, как они появляются в системе. А пояснения экспертов и сравнение редакций НПА помогут понять запутанные формулировки и разобраться в новых правилах. Попробуйте бесплатно!
Пример заполнения закупочного акта
Сегодня процесс заполнения акта подобного рода должен осуществляться в соответствии с определенными требованиями. Должен соблюдаться формат.
Именно поэтому при отсутствии соответствующего опыта стоит проконсультироваться предварительно. В противном случае велика вероятность допущения ошибки. Это может привести к штрафам.
Причем не только со стороны налоговой инспекции, но также иных надзорных органах. Так как сфера общепита контролируется множеством государственных органов.
Основные и наиболее важные для рассмотрения вопросы:
- унифицированная форма ОП-5;
- если у физического лица;
- образец документа.
Ошибки в заполнении формы ОП-5
Компания покупатель должна убедиться, что закупочный акт составлен правильно, без ошибок, в противном случае ФНС может не принять данный документ, и включить расходы в уменьшение налогооблагаемой прибыли не получится.
Ошибки в заполнении могут быть связаны с указанием недостаточных сведений о продавце. Обязательно должны быть реквизиты паспорта и адрес проживания. Если данная информация будет отсутствовать, то в принятии акта налоговая откажет. Если реквизиты заполнены будут, но после проверки окажется, что указанный паспорт не выдавался, или по приведенному адресу данное физическое лицо не проживает, то в принятии акта ФНС также откажет.
Еще одна ошибка, которая не допустима в заполнении закупочного акта, это отсутствие подписи продавца. Человек, продающий свои товары организации, обязан поставить подпись в бланке акта. Если подписи не будет, то акт в налоговую можно не сдавать, он принят не будет. В этом случае организации придется собирать иные документы, которые смогут подтвердить сделку.
Иногда в подобных ситуациях покупатель пытается расписаться за продавца, подделав его подпись, однако это лучше не делать, экспертиза с легкостью выявит подделку.
Обратить внимание нужно и на закупаемый товар, а точнее на его количество. Организация, закупающая продукцию у населения, должна понимать, что купить можно только то количество, которое физлицо в силах собрать или вырастить самостоятельно. Например, закупка орехов тоннами у физлица не возможна, человек не в силах собрать тонны орехов. Налоговая отслеживает данный момент и может отказать в принятии закупочного акта и расходов по нему, если покажется подозрительными приобретаемые объемы товаров.
Оформлением этого документа сопровождаются все сделки, связанные с приобретением широкого перечня продуктов питания у населения. Это необходимо для того, чтобы зафиксировать факт осуществления покупки-продажи во избежания спорных моментов и претензий. Бланк акта имеет свой унифицированный код по классификатору ОКУД — 0330505, который можно скачать на сайте Госкомстата России.
Несмотря на это, не существует строгих правил и требований к его применению. Каждое предприятие вправе разрабатывать и составлять свои собственные варианты документа. Однако ориентиром для их составления должна быть форма ОП 5.
Закупочный акт должен быть составлен с предельной внимательностью и содержать все обязательные данные о частном лице, у которого приобретается продукция. Бланк должен содержать:
- Фамилия, имя и отчество продавца;
- Паспортные данные полностью;
- Номер ИНН;
- Код налоговой инспекции.
Кроме этого, форма акта ОП 5 должна нести информацию о наименовании хозяйственных операций и их измерителях.
Закупочный бланк составляется и заполняется представителем организации, выступающей в роли продавца, с согласия человека, продающего продукцию. Документ должен быть написан в двух экземплярах, один из которых остается у юридического лица, второй — у физического.
Форма ОП 5 в обязательном порядке должна быть подписана обеими сторонами, а со стороны предприятия еще проставлена печать. В противном случае она не будет считаться юридически состоятельной.
Оформление закупочного акта
Как правило, подготовка акта лежит на стороне закупщика. Обязательной формы его нет, но есть унифицированная.
Закупочный акт относится к первичной документации и оформлять его можно как по унифицированной форме, утвержденной законодательством РФ, так и в свободном виде или же по разработанному внутри предприятия шаблону, в том числе допускается символика предприятия на бумаге.
Печатается он на обычном листе А4 формата непосредственно в момент осуществления сделки в двух экземплярах, один из которых остается у покупателя, второй передается продавцу.
В документе в обязательном порядке должны быть указаны подробные сведения об организации, закупающей продукцию и физическом лице, продающем ее. Информация, касающаяся гражданина, должна включать его паспортные данные и адрес места жительства. В специальную таблицу должен быть внесен полный перечень закупаемого продовольствия, а также данные о его количестве и стоимости. Документ необходимо заверить обеими сторонами.
Если покупка товара происходит у индивидуального предпринимателя без образования юр.лица, то в акте надо указать данные о налоговой инспекции, выдавшей свидетельство ИНН и ИП.
Общие сведения о документе
Форма ОП-5, называемая также закупочным актом, — первичный документ, с помощью которого организации, закупающие сельскохозяйственную продукцию у населения, оформляют такого рода сделки.
Форма ОП-5 допускает, что фактическую закупку продовольствия может производить представитель организации, выступающей покупателем, однако руководитель предприятия должен утверждать соответствующий документ.
О том, как происходит дальнейшая реализация приобретенной у населения продукции, читайте в материале «Порядок продажи купленного без НДС товара (имущества) с учетом НДС».
Унифицированная форма ОП-5 составляется в 2 экземплярах. Первый вручается продавцу, второй оставляет у себя покупатель сельхозпродукции.