Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сбор персональных данных: новые требования для компаний с 1 сентября 2022 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Роскомнадзор проводит проверку на основании административного регламента государственного контроля (надзора) за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства РФ в области персональных данных (далее — Административный регламент Роскомнадзора) и имеет право запросить абсолютно любые сведения, касающиеся предмета проверки.
Уведомление оператора персональных данных
Первое место по рейтингу причин, по которым выдаются предписания о нарушении законодательства, по итогам проверок занимает указание неполных или несоответствующих действительности сведений в уведомлении оператора персональных данных на портале персональных данных или отсутствие такого уведомления. А значит первое, что нам нужно сделать — выяснить, попадает ли наш случай обработки персональных данных под случаи, в которых оператор может не подавать уведомление в Роскомнадзор. Такие исключения перечислены в разделе 2 статьи 22 федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Все пункты перечислять не будем, так как там есть и весьма экзотические, но вот наиболее применимые из них для большинства организаций:
- уведомление можно не подавать, если ПДн обрабатываются только в соответствии с трудовым законодательством;
- уведомление можно не подавать, если вы обрабатываете персональные данные клиентов, которые являются стороной договора с вами, и при этом их ПДн не передаются третьим лицам без соответствующего согласия субъекта;
- персональные данные обрабатываются только в неавтоматизированном режиме (то есть без использования средств вычислительной техники).
Разновидности проверок
Роскомнадзор осуществляет следующие формы проверок:
- Плановая. О таких проверках руководитель предупреждается заблаговременно. За трое суток до проведения мероприятия компании отправляется уведомление, в котором указана дата проверки. Кроме того, план контрольных мероприятий расположен на сайте Роскомнадзора. На сайте руководитель может проверить, входит ли он в перечень ЮЛ, подлежащих проверке.
- Внеплановая. Назначается в том случае, если в отношении компании поступили жалобы. Жалобы эти могут быть связаны, к примеру, с постоянными телефонными звонками. О внеплановом контрольном мероприятии фирма предупреждается за сутки.
- Документарная. Роскомнадзор отправляет запрос в фирму с перечнем документов, которые нужно направить на проверку. Руководитель при получении такого запроса должен отправить в государственный орган копии бумаг.
- Выездная. Проверка осуществляется на месте. То есть инспекторы сами приезжают в фирмы.
Даже в том случае, если проверка будет плановой, у руководителя остается очень мало времени на подготовку. По этой причине нужно готовится заблаговременно.
Проверки Роскомнадзора: что нужно знать
В первую очередь нужно изучить, какими документами регламентируются проверки. Список таких документов представлен ниже.
- Постановление Правительства РФ от 16.03.2009 № 228. Здесь указана структура Роскомнадзора и его законные полномочия.
- Постановление Правительства РФ от 29.06.2021 № 1046. Описывает порядок и правила поведения инспекционных проверок Роскомнадзором. Здесь же расписаны права и обязанности инспекторов контролирующего органа, а также операторов персональных данных. Указаны типы проверок, группы риска.
- Приказ Минкомсвязи РФ от 14.11.2011 № 312. Это документ пригодится, если появилось желание оспорить результаты состоявшейся проверки Роскомнадзора.
Штрафы за неуведомление Роскомнадзора
Если работодатель или любая другая компания, планирующая заключать договоры (соглашения) с физлицами, в том числе через свой официальный сайт, не представит уведомление в Роскомнадзор о планируемой обработке персональных сведений, ее оштрафуют по ст. 19.7 КоАП РФ. Данная норма устанавливает административную ответственность за непредставление или несвоевременное представление сведений в государственный орган, осуществляющий государственный контроль (надзор).
Величина штрафа для должностных лиц организации составит от 300 до 500 рублей. Такой же штраф уплатят и ИП, осуществившие обработку персональных данных без предварительного уведомления Роскомнадзора. При этом штраф для организаций устанавливается уже в размере от 3 000 до 5 000 рублей.
Подотчетным станет сбор персональных данных:
- в ходе трудовых отношений,
- при заключении договоров с мобильными операторами, общественными объединениями или религиозными организациями, государственными автоматизированными информационными системами,
- уже упомянутых ФИО,
- даже если люди дают согласие на сбор и обработку своих персональных данных. Поэтому мы так часто должны были ставить галочки в окошках согласия на обработку данных: это снимало с компаний обязанность отчитываться перед Роскомнадзором, но с 1 сентября 2022 года наше согласие перестанет что-то значит и требовать его с нас не будет смысла,
- для выдачи пропуска (в том числе одноразового) на территорию или в здание (с 1 сентября 2022 года это становится незаконным, если организация не уведомила Роскомнадзор о сборе персональных данных).
Что такое персональные данные
Какие данные имеют статус персональных? На самом деле, любые, которые имеют отношение к человеку. В эту категорию попадает всё от имени и фамилии до анализа ДНК и налоговых долгов. Они необходимы для работы организаций, кроме тех, что работают полностью анонимно.
Что проверяет Роскомнадзор по персональным данным? На этот вопрос можно ответить также – всё. Организациям нужны персональные карточки, чтобы определять собственных сотрудников и контрагентов, но на каждый вид требуется согласие того, кому эти данные принадлежат.
Важно! Если согласия нет, могут последовать наказания – штрафы, блокировка сайта, приостановка работы, отзыв лицензии.
Что такое персональные данные
Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» относит к ним любую личную информацию о физическом лице. Но конкретных указаний, какие сведения нужно считать личными, он не дает.
Роскомнадзор в Методических рекомендациях, утвержденных приказом от 30.05.2017 №94 разъясняет, что к персональным данным относятся в частности:
-
паспортные данные: ФИО, дата и место рождения, адрес регистрации;
-
социальное и семейное положение;
-
имущество и размер дохода;
-
образование и профессия;
-
национальность, религия, политические взгляды;
-
биометрические данные, которые позволяют установить личность.
Но список не ограничен информацией в приказе №94. К личным данным относят и другие сведения, позволяющие идентифицировать человека. Например, номер телефона, если он принадлежит конкретному физическому лицу, заключившему договор с оператором связи.
Адрес электронной почты можно отнести к персональным данным, только если он включает в себя личную информацию, например: ФИО или дату рождения — например, адрес вида [email protected].
Все юридические и физические лица, которые собирают и обрабатывают личную информацию, называются операторами персональных данных. Их деятельность в этой области контролирует Роскомнадзор.
Проверочные листы Роскомнадзора
В целях уменьшения рисков нарушений Роскомнадзор может направлять предприятиям проверочные листы с вопросами, ответы на которые могут свидетельствовать о несоблюдении требований законодательства о персональных данных (ст. 53 Закона № 248-ФЗ. На практике такие листы могут использоваться непосредственно при проверках и, соответственно, предварительное ознакомление с перечнем вопросов, приведенных там, поможет предприятию лучше подготовиться к проверке, как и устранить нарушения. Действующая форма проверочного листа по проверкам Роскомнадзора утверждена приказом ведомства от 24.12.2021 № 253.
Положением № 1046 определена особая категория мероприятий с участием Роскомнадзора и хозяйствующих субъектов — мероприятия без взаимодействия ведомства с контролируемыми лицами. На такие мероприятия не распространяется действие Закона № 248-ФЗ (п. 6 Положения). Представлены они могут быть (п. 59 Положения):
- наблюдением за соблюдением требований при публикации сведений в интернете;
- наблюдением за соблюдением требований с помощью анализа данных о деятельности контролируемого лица, имеющихся в распоряжении Роскомнадзора.
Данные клиентов из Интернета можно использовать без уведомления Роскомнадзора
Роскомнадзор провел проверку в компании, выявил несколько нарушений при работе с персданными и выдал предписание об устранении нарушений.
Компания оспорила это предписание и выиграла суд по всем пунктам.
Почему – читайте в таблице.
ТАБЛИЦА: «Пять законных способов работы с персданными»
| Действия компании по работе с персональными данными | Позиция Роскомнадзора | Позиция компании и судов |
|
При оформлении заказа на сайте интернет-магазина клиенты указывают свои персданные, необходимые для доставки заказа. Данные сведения компания обрабатывает в информационной системе «1С:Предприятия (Магазины)» |
Компания обязана уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных такими способами, поскольку она проводится с использованием информационных систем. Поэтому не подпадает под исключения, предусмотренные ч. 2 ст. 22 закона о персональных данных |
Частью 2 ст. 22 закона о персданных № 152-ФЗ прямо предусмотрен перечень из 9 случаев, когда фирма освобождается от обязанности представлять в Роскомнадзор уведомление об обработке персданных. Одним из таких случаев (п. 2) является обработка личных данных, полученных оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект этих данных, если они не распространяются и не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта и используются только оператором. Способ, которым обрабатываются персданные, – без использования средств автоматизации или с использованием информационных систем – не имеет правового значения. Поэтому в силу п. 1 ч. 2 ст. 22 закона № 152-ФЗ о персданных уведомлять Роскомнадзор в данном случае не требуется |
|
Используется система «1С:Зарплата и управление персоналом 8» |
Указанные системы используются компанией в рамках трудовых договоров, заключенных с работниками. При этом абз. 17 ст. 22 ТК РФ закреплена обязанность работодателя выплачивать работникам зарплату в полном размере и в установленные сроки. Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет времени, отработанного каждым сотрудником. Таким образом, использование указанных систем подпадает под исключение, предусмотренное п. 1 ч. 2 ст. 22 закона о персональных данных, то есть обработка таких данных осуществляется в соответствии с трудовым законодательством |
|
|
Используется система БСУВ «Биометрическая система учета времени» |
||
| В ходе подбора персонала компания размещает вакансии на сайтах в сети Интернет, а полученные резюме в электронном виде хранит на рабочих компьютерах в отделе подбора персонала |
Компания обязана уведомлять Роскомнадзор об обработке персданных таким способом, так как работа по подбору персонала не регулируется трудовым законодательством. В связи с этим обработка личных данных не подпадает под исключения ч. 2 ст. 22 закона о персданных |
Трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются не только кодексом, но и другими нормативными актами (ст. 5 ТК РФ). Правоотношения между кандидатом и будущим работником регулируются законом о занятости населения. Из него следует, что работодатели должны содействовать проведению госполитики занятости населения, оказывая помощь в трудоустройстве. При этом они вправе принимать на работу граждан, непосредственно обратившихся к ним, на равных основаниях с теми, кто имеет направление органов службы занятости (ч. 1, ч. 3.1 ст. 25, ч. 1 ст. 26). Таким образом, работодатель вправе обрабатывать персданные кандидатов на вакансии и сохранять их резюме, как в бумажном, так и в электронном виде, формируя базу соискателей при наличии письменного согласия кандидатов |
Разновидности проверок
Роскомнадзор осуществляет следующие формы проверок:
- Плановая. О таких проверках руководитель предупреждается заблаговременно. За трое суток до проведения мероприятия компании отправляется уведомление, в котором указана дата проверки. Кроме того, план контрольных мероприятий расположен на сайте Роскомнадзора. На сайте руководитель может проверить, входит ли он в перечень ЮЛ, подлежащих проверке.
- Внеплановая. Назначается в том случае, если в отношении компании поступили жалобы. Жалобы эти могут быть связаны, к примеру, с постоянными телефонными звонками. О внеплановом контрольном мероприятии фирма предупреждается за сутки.
- Документарная. Роскомнадзор отправляет запрос в фирму с перечнем документов, которые нужно направить на проверку. Руководитель при получении такого запроса должен отправить в государственный орган копии бумаг.
- Выездная. Проверка осуществляется на месте. То есть инспекторы сами приезжают в фирмы.
Даже в том случае, если проверка будет плановой, у руководителя остается очень мало времени на подготовку. По этой причине нужно готовится заблаговременно.
Что именно будут проверять
Государственный орган осуществляет надзор над операторами персональных данных. Также Роскомнадзору подконтрольны компании, которые выполняют сбор и обработку информации о лицах: посетителях, работниках, клиентах. Проще говоря, под надзор попадают все субъекты, в штате которых работают люди.
СПРАВКА! Персональные данные – это информация, нужная для исполнения служебных обязанностей. К примеру, это могут быть паспортные данные, сведения об образовании, семейном статусе.
Роскомнадзор осуществляет контроль над следующими направлениями:
- Документы, в которых содержатся персональные данные. Также выполняется контроль над условиями их хранения.
- Системы, осуществляющие обработку данных (ПК и программы).
- Наличие локальных нормативных актов.
- Исполнение положений этих актов.
- Сайт организации.
Относительное нововведение – проверка сайтов. Нарушением, к примеру, будет являться сбор персональных данных без указания информации о том, как они будут использоваться.
Уведомление оператора персональных данных
Первое место по рейтингу причин, по которым выдаются предписания о нарушении законодательства, по итогам проверок занимает указание неполных или несоответствующих действительности сведений в уведомлении оператора персональных данных на портале персональных данных или отсутствие такого уведомления. А значит первое, что нам нужно сделать — выяснить, попадает ли наш случай обработки персональных данных под случаи, в которых оператор может не подавать уведомление в Роскомнадзор. Такие исключения перечислены в разделе 2 статьи 22 федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Все пункты перечислять не будем, так как там есть и весьма экзотические, но вот наиболее применимые из них для большинства организаций:
- уведомление можно не подавать, если ПДн обрабатываются только в соответствии с трудовым законодательством;
- уведомление можно не подавать, если вы обрабатываете персональные данные клиентов, которые являются стороной договора с вами, и при этом их ПДн не передаются третьим лицам без соответствующего согласия субъекта;
- персональные данные обрабатываются только в неавтоматизированном режиме (то есть без использования средств вычислительной техники).
Стоит заметить, что и здесь есть подводные камни. Например, сейчас многие организации, особенно государственные, реализуют зарплатные проекты по перечислению кровнозаработанных рублей сотрудникам прямиком на банковские карты. Это очень удобно и для работодателей и для сотрудников, и банку тоже выгодно. Но при осуществлении такого проекта, как ни крути, приходится передавать данные своих сотрудников в банк. И такая передача персональных данных третьим лицам уже не регламентируется трудовым законодательством, а значит, первое исключение из списка выше не работает, следовательно, нужно подавать уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор.
Что требует проверяющий
Административным регламентом №312 определена последовательность действий (административных процедур) Роскомнадзора и его территориальных органов.
В частности, предметом государственного контроля (надзора) за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства РФ в области персональных данных являются (п. 5 Административного регламента №312):
- документы, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (напр., личные дела работников)
- информационные системы персональных данных (напр., правила ведения электронного документооборота в программе 1С)
- деятельность по обработке персональных данных (напр., локальный нормативный акт о защите ПДР, согласие на обработку персональных данных и др.)
Общий перечень документов, подлежащих проверке, законодательно не определен.
Разновидности проверок
Роскомнадзор осуществляет следующие формы проверок:
- Плановая. О таких проверках руководитель предупреждается заблаговременно. За трое суток до проведения мероприятия компании отправляется уведомление, в котором указана дата проверки. Кроме того, план контрольных мероприятий расположен на сайте Роскомнадзора. На сайте руководитель может проверить, входит ли он в перечень ЮЛ, подлежащих проверке.
- Внеплановая. Назначается в том случае, если в отношении компании поступили жалобы. Жалобы эти могут быть связаны, к примеру, с постоянными телефонными звонками. О внеплановом контрольном мероприятии фирма предупреждается за сутки.
- Документарная. Роскомнадзор отправляет запрос в фирму с перечнем документов, которые нужно направить на проверку. Руководитель при получении такого запроса должен отправить в государственный орган копии бумаг.
- Выездная. Проверка осуществляется на месте. То есть инспекторы сами приезжают в фирмы.
Даже в том случае, если проверка будет плановой, у руководителя остается очень мало времени на подготовку. По этой причине нужно готовится заблаговременно.
Провеки Государственной инспекции труда
В Трудовом Кодексе РФ 14 глава называется: «Защита персональных данных работника». Государственная инспекция труда проводит контрольно-надзорные мероприятия по поводу выполнения требований всего Трудового кодекса и, соответственно, не может обойти стороной главу 14. На проверках обращают внимание на требование пункта 8 статьи 86: «работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области». Таким образом, проверяют наличие такого документа и факт ознакомления с ним всех работников.
Административная ответственность за нарушение этих требований предусмотрена статьей 5.27. КоАП — штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей.