Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Смягчающие обстоятельства при несвоевременной сдаче СЗВ-М». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для того чтобы не платить штраф, лучше не нарушать сроки и правила заполнения отчёта СЗВ-М. Это ежемесячный отчёт, его сдают до 15 числа месяца, следющего за отчётным. Если 15 число выпадает на выходной день, можно отчитаться в ближайший следующий рабочий день.
Ошибка в первоначальной форме СЗВ-М
Страхователь подал СЗВ-М вовремя, но после этого обнаружил в ней ошибку. Для исправления он подает уточненную форму, однако это происходит уже позже 15 числа.
Отметим, что п. 40 Инструкции по ведению персонифицированного учета, утвержденной Приказом Минтруда РФ от 22.04.2020 N 211Н, говорится о том, что к субъектам, самостоятельно исправившим свои ошибки, санкции не применяются. Тем не менее при проверках более ранних периодов специалисты ПФР нередко в таких ситуациях накладывают штрафы.
Сразу скажем, что в подобных случаях арбитры обычно встают на сторону страхователей. Примерами могут служить постановления АС Дальневосточного округа от 10.04.17 № Ф03-924/2017 и АС Поволжского округа от 17.01.18 № Ф06-28745/2017. Аргумент: поскольку страхователь самостоятельно обнаружил и исправил ошибку до того, как об этом узнали в Фонде, то штраф накладывать неправомерно.
О том же самом сказано и в постановлении АС Северо-Кавказского округа от 20.09.17 № А20-3775/2016. С той лишь разницей, что в нем речь идет о представлении отчетности в электронной форме.
Как сдать СЗВ-М без штрафа
Отчёт лучше всего подготавливать и направлять в ПФР не в последний день срока сдачи, а хотя бы за 2-3 дня до этого. Это минимизирует риски опоздания, например, по причине технических сбоев.
При заполнении отчётности необходимо внимательно проверять данные о каждом сотруднике. Даже после того, как передача документации завершена. Если найти ошибку раньше, чем её заметит ПФР, и направить отменяющую или дополняющую форму, штраф отменят.
Если штрафа избежать не удалось, и его сумма существенна, можно обжаловать решение ПФР через суд. В обращении укажите смягчающие обстоятельства или аргументы, подтверждающие, что вашей вины в просрочке нет. Судебная практика подтверждает, что судьи часто снижают размер штрафных санкций при наличии логичных аргументов.
В исходном отчете СЗВ-М не указали сотрудника
Бывают ситуации, при которых работодатели подают исходную форму отчета СЗВ-М, в которой отсутствует информация о некоторых работниках. После того, как ошибка будет обнаружена, они сдают дополнительную форму в отношении сотрудников, которые ранее не были включены в отчет.
Если дополнительные сведения поступили в Пенсионный фонд после окончания срока, установленного для сдачи СЗВ-М, работодателя оштрафуют на 500 руб. в отношении каждого забытого сотрудника. На этот момент ПФР указывает в своем Письме от 28.03.2018 г. № 19-19/5602. Аналогичная позиция содержится в Письме отделения ПФР по Москве и Московской обл. от 16.04.2021 г. № Т-3586-16-02-204/4335.
В прошлые годы работодатели в некоторых случаях смогли оспорить такие штрафы через судебное разбирательство. Но теперь ситуация поменялась, поскольку с 27 июля 2020 года начала действовать Инструкция, регламентированная Приказом Минтруда от 22.04.2020 г. № 211 н. В ней на основании п. 39 можно сделать вывод, то если работодатель подает дополнительный СЗВ-М на забытых сотрудников и при этом срок сдачи отчета уже прошел, то штраф будет назначен. В связи с этим оспорить санкции будет довольно сложно.
Однако санкций удастся избежать, когда ПФР при обнаружении неверно указанного числа застрахованных лиц не прислал работодателю уведомление об устранении расхождений. Если документа нет, можно использовать это в качестве аргумента для аннулирования штрафа (Постановление АС Центрального округа от 08.06.2021 г. № А83-22006/2019).
Если штраф уже начислили
Процедура обнаружения ошибки, как и ситуации, когда подается возражение в отношении начисления штрафа, не так проста, как кажется. Главное значение имеют сроки, в которые можно подать обжалование и запросить отмену или уменьшение штрафа.
Общий срок проверки, который отводится на осмотр отчетности, запрос пояснений и ответы со стороны организации, составляет три месяца. Если вы решили оспорить выставленный штраф, необходимо внимательно изучить причину наложенных санкций. Ее можно найти в акте, который предоставили ревизоры. Бывают случаи, что обоснования штрафа просто отсутствуют. Не все компании обращают на это внимание, поскольку в некоторых случаях проще оплатить штраф. Всегда обращайте внимание на наличие пояснений, и если они не обнаружены – сообщайте об этом в письменном возражении.
Если говорить о субъективной оценке ПФР вашей отчетности, то риск, как правило, возрастает в том случае, если вы отправляете документацию в электронном виде. Во-первых, это говорит о том, что ваша компания современная, а специалисты, которые оформляют отчетность, следят за тенденциями и стараются организовать работу эффективно. В таких компаниях, как правило, больше прибыли и меньше желания оспаривать небольшие штрафы. Будьте внимательны! Если штраф небольшой, на него не всегда обращают пристальное внимание владельцы компаний и бухгалтеры. На это может быть расчет. Кроме того, если речь идет об электронной документации цена вопроса возрастает до 12 500 рублей. А эта сумма более внушительна.
Если вас обвиняют в несвоевременной отправке электронного отчета, значит, необходимо действовать по следующему алгоритму:
- Убедиться, что вы отправили отчет вовремя (в противном случае ваши возражения не будут приняты).
- Просмотр протоколов спецоператора.
- Просмотр квитанции о приеме документации в ПФР.
Если файлы были отправлены корректно, значит, проблема находится на стороне ПФР (не смогли принять файлы, произошел сбой). Именно это необходимо написать в вашем возражении, приложив xml-файлы. Если ваше возражение не будет принято, имеет смысл обратиться в суд, который, как правило, находится на стороне страхователя (если речь идет о необоснованном предъявлении штрафа). А чтобы не возникало подобных прецедентов, желательно отправить отчетность заранее. В этом случае у вас будет время на исправление ошибок.
Непредставление сведений в установленный срок
Состав данного правонарушения будет считаться оконченным 16 числа месяца, следующего за отчетным.
Следовательно, если работодателем 15 числа не представлены сведения, то Пенсионный фонд обладает правом взыскать со страхователя штраф.
Однако, в данном случае советуем обратить вниманием на дату обращения уполномоченного органа в суд с соответствующим заявлением.
Так, согласно Закону № 27-ФЗ требование об уплате финансовых санкций должно быть исполнено страхователем в течение 10 календарных дней со дня получения указанного требования, если более продолжительный период времени для уплаты не указан в этом требовании.
В случае неуплаты или неполной уплаты страхователем финансовых санкций по требованию взыскание сумм финансовых санкций производится в судебном порядке в течение шести месяцев после истечения срока исполнения требования об уплате страховых взносов.
Следовательно, если требование об уплате вынесено, предположим, 11.01.2018, получено 15.01.2018, то последней датой уплаты штрафа в добровольном порядке будет являться 26.01.2018, а шестимесячный срок для предъявления заявления в суд начнет течь с 27.01.2018.
Отсюда последней датой обращения уполномоченного органа в суд будет являться 27.07.2018.
Если же с подачей заявления не будет заявлено ходатайство о восстановлении пропущенного срока подачи заявления, то страхователь может заявить о пропуске срока обращения с заявления, либо же суд самостоятельно установит факт пропуска срока, в заявленных требованиях будет отказано.
Кроме того, установлена обязательность обоснования ходатайства о восстановлении пропущенного срока уважительными причинами.
При этом не могут рассматриваться в качестве уважительных причин пропуска указанных сроков необходимость согласования с вышестоящим органом (иным лицом) вопроса о подаче налоговым органом в суд соответствующего заявления, нахождение представителя государственного органа в командировке (отпуске), кадровые перестановки, смена руководителя государственного органа (его нахождение в длительной командировке, отпуске), а также иные внутренние организационные причины, повлекшие несвоевременную подачу заявления.
Таким образом, если госорган попытается сослаться на долгую передачу дел и организационные трудности при принятии на себя функций по контролю за правильностью и своевременностью исчисления и уплаты страховых взносов, ему будет отказано.
К тому же, в случае совершения страхователем правонарушения и доказанности этого правонарушения страховщиком, страхователь может ходатайствовать об уменьшении размера штрафа, исходя из формального характера правонарушения и отсутствия опасных последствий совершенного правонарушения.
В 2020 году Российское Правительство приняло антикризисные меры, в результате чего была введена новая статья в закон федерального значения про страховые пенсии. Данная статья установила иной порядок, по которому выплачивается пенсия пенсионерам, которые продолжают работать.
Согласно обновленным положениям закона, страховая пенсия в период работы особы, вышедшей на заслуженный отдых, не подлежит проведению ежегодной индексации. Сразу после увольнения человека запрет на проведение индексации снимается.
Форма отчета СЗВ-М была введена Пенсионным фондом для того, чтобы проводить ежемесячный мониторинг информации про работающих пенсионеров. Это позволяет своевременно решать вопрос с отменой или возобновлением индексации пенсии. Более того освобождает человека от обязанности самостоятельно обращаться в ПФР для предоставления подобного рода информации о себе — за него это должен делать работодатель.
Несмотря на это, за пенсионером остается право подать в подразделение Пенсионного фонда личное заявление про факт увольнения с работы, чтобы ускорить процесс проведения индексации его пенсии, которая положена после прекращения трудовых отношений.
Кто сдает отчет СЗВ-М в 2021 году
В форму СЗВ-М должны быть внесены сведения о сотрудниках, которые работают на вас как предпринимателя или на вашу компанию на основании официальных договоров — трудового, гражданско-правового или ученического. Внесение не зависит от того, вела ли компания или ИП деятельность в отчетном периоде, вам в любом случае нужно застраховать всех сотрудников и предоставить информацию о них в ПФР. Также имейте в виду, что у СЗВ-М нет нулевой формы. Так что этот отчет обязателен для любого работодателя:
- для российских и иностранных организаций, работающих на территории РФ, и их обособленных подразделений;
- для предпринимателей;
- для специалистов, ведущих детективную, адвокатскую или нотариальную деятельность, если в штате есть работники.
Предприниматели, адвокаты, нотариусы, детективы, которые работают без сотрудников, не сдают СЗВ-М. Данные за себя в отчет включать не нужно (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Фирмы, в штате которых нет ни одного сотрудника, тоже освобождены от сдачи отчета, но только при условии, что управлением занимается сторонняя управляющая компания. В СЗВ-М нужно включать директора, даже если он единственный участник и собственник имущества организации и с ним не заключен договор.
Как и когда корректировать СЗВ-М в 2021 году
В ответ на отчет СЗВ-М вам могут направить уведомление с кодом ошибки 50, 20 или 30. Код 50 означает, что отчет не принят. Код 30 и 20- что принят частично. Всего Фонд может выявить 14 ошибок, они перечислены в таблице 7 постановления Правления ПФР от 07.12.2016 г. № 1077п.
Для каждой ошибки свои правила корректировки. В ответ на ошибку 50 нужно сдать отчет заново, а по недочетам, установленным кодами 20 и 30, — отправить дополняющий отчет. Для того чтобы исправить ошибку у вас есть 5 рабочих дней со дня получения уведомления.
Отчеты СЗВ-М делятся на три типа: исходный (код «исхд»), дополняющий (код «доп») и о). Исходный сдают в первый раз, дополняющий — если исходный отчет надо дополнить ранее не поданными сведениями, которые нужно учесть в отчете, и отмененный — если вы совершили ошибку и хотите отменить ранее представленные неверные сведения.
Код 30 появляется, если вы неправильно указали номер СНИЛС, ФИО, статус ИЛС. Чтобы исправить ошибку с кодом 30, сначала подайте отменяющую форму на тех сотрудников, по которым были ошибки в отчете. Информация должна быть в исходной форме (с ошибкой). А затем подайте дополняющую форму на этих работников с исправленными данными.
Код 20 указывают, когда в СЗВ-М нет ИНН или в нем допущена ошибка, сдайте дополняющую форму с исправленным номером налогоплательщика.
Если ПФР направит вам уведомление об ошибке, вы можете подать дополняющий отчет в течение 5 дней только по тем сотрудникам, которые указаны в уведомлении. При этом неважно, кто нашел ошибку раньше — Вы или Фонд. За каждого сотрудника, по которому не поданы данные, вас оштрафуют на 500 рублей. Кроме того, директор тоже может получить штраф — от 300 до 500 рублей.
Штрафы за СЗВ-М: в каких случаях санкции за несвоевременную сдачу можно отменить или уменьшить
Штрафы за СЗВ-М: в каких случаях санкции за несвоевременную сдачу можно отменить или уменьшить
Размер штрафа за несвоевременную подачу сведений по форме СЗВ-М рассчитывается путем умножения количества застрахованных лиц на сумму в 500 рублей. При большом штате сотрудников величина штрафа может исчисляться десятками и даже сотнями тысяч рублей. При этом просрочка СЗВ-М, повлекшая санкцию, подчас составляет всего несколько дней. К счастью для страхователей, судьи часто встают на их сторону и уменьшают или вовсе отменяют наказание. В нашей статье рассказано, в каких случаях у плательщиков взносов есть шансы на победу.
Все организации и предприниматели обязаны каждый месяц представлять в Пенсионный фонд сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М.
Срок сдачи такой отчетности — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). За нарушение данного срока установлен штраф в размере 500 руб.
в отношении каждого застрахованного лица (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
Рассмотрим ситуации, в которых плательщикам взносов удается через суд оспорить штраф или уменьшить его величину.
Сроки сдачи СЗВ-М в 2021 году
Данные нужно подавать каждый месяц. Если страхователь хочет, например, сдать информацию в Пенсионный фонд России за октябрь, то нужно это сделать до 15 ноября — это число определено в пункте 2.2 статьи 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Если 15-е число месяца (после отчетного) выпадает на выходной, то сроки сдачи продлеваются до первого последующего рабочего дня.
Точные даты сдачи СЗВ-М и других отчетов в 2021 году можете посмотреть в нашем бухгалтерском календаре. Сроки сдачи отчетов за 2021 года с учетом выходных:
- за январь — до 15 февраля;
- за февраль — до 15 марта;
- за март — до 15 апреля;
- за апрель — до 17 мая;
- за май — до 15 июня;
- за июнь — до 15 июля;
- за июль — до 16 августа;
- за август — до 15 сентября;
- за сентябрь — до 15 октября;
- за октябрь — до 16 ноября;
- за ноябрь — до 15 декабря;
- за декабрь — до 17 января 2022 года.
Региональные отделения ПФР могут выставить графики сдачи отчетов для компаний. Такие графики есть во Владимирской, Новосибирской и Еврейской автономной областях. Особое внимание на график нужно обращать тем, кто сдает бумажный отчет. ПФР считает, что так спасает бизнесменов от очередей. За нарушение графика отделения нет штрафа — главное, отчитаться до 15 числа.
Отчет нужно сдать до 15 числа, но закон разрешает сделать это раньше срока, если вы уверены, что до конца месяца не возьмете на работу новых сотрудников или исполнителей по ГПД. Однако, не советуем сдавать отчет раньше, чем кончится отчетный месяц. Иначе ПФР вышлет отрицательный протокол. Это нужно, чтобы избежать неполного отчета: вы сдаете отчет 25 октября и в последние дни месяца принимаете на работу еще одного сотрудника.
Кроме ПФР, отчет СЗВ-М нужно выдавать сотрудникам по их письменному запросу. На это есть пять календарных дней с даты обращения. Если письменного запроса нет, то и выдавать СЗВ-М не обязательно. Выдавайте сотрудникам выписку из СЗВ-М, в которой есть данные только о нем, персональные данные других сотрудников нельзя раскрывать третьим лицам. Также выписку передавайте сотруднику в день увольнения или прекращения гражданско-правового договора.
ПФР должен строго соблюдать порядок наложения штрафа за СЗВ-М
Фирма сдала форму СЗВ-М с опозданием на целый месяц. В ПФР составили соответствующий акт и назначили компании штраф на его основании. Фирма с этим не согласилась и обратилась в суд, требуя признать это решение незаконным.
Судьи двух инстанций поддержали фирму, поскольку ПФР, оформляя штраф, допустил ряд нарушений. Так, акт о пропуске срока сдачи СЗВ-М фирмой должен был рассматриваться 9 августа, но решение о штрафе было вынесено уже 1-го числа, то есть раньше указанной даты на 8 дней.
Фирма, таким образом, не могла присутствовать при вынесении решения и каким-то образом защищаться. Права фирмы оказались нарушенными, и суды отменили штраф ПФР (Постановление АС Северо-Западного округа от 16.07.2019 № А81-9121/2018).
Совет сдающим СЗВ-М: если решение о наложении штрафа уже вынесено — затребуйте остальные документы, которые относятся к данному решению. Возможно, что порядок вынесения решения о штрафе был нарушен ПФР, а это дает хороший повод оспорить санкцию.
Как избежать штрафа за отчет по СЗВ-М?
По сути, СЗВ-М содержит не столько бухгалтерские, сколько кадровые данные. Именно отдел кадров вносит в базу такие данные работников, как:
- фамилия, имя, отчество;
- ИНН и СНИЛС.
По этой причине самое разумное для главного бухгалтера – переложить ответственность на отдел кадров. Сославшись на состав отчета, можно возложить на это подразделение:
- обязанность формировать СЗВ-М;
- ответственность за допущенные ошибки.
Этим можно убить сразу двух зайцев, так как повышение ответственности кадровиков за внесение персонифицированной информации снизит недостоверность:
- 2-НДФЛ;
- Расчета по страховым взносам.
Иногда воздействовать на отдел кадров очень сложно. Кроме того, бухгалтер и сам может допустить ошибки из-за большой загрузки «зарплатной» отчетностью, количество которой неизменно растет.
Самый простой выход – передать расчет заработной платы на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice.
Мы умеем взаимодействовать с кадровиками и никогда не откладываем сдачу отчетности на последний момент. Поможем ликвидировать «очаг напряженности» и дадим возможность главному бухгалтеру переключиться на более глобальные задачи.
Ошибочные данные по нескольким работникам
В следующем примере речь пойдет об оспаривании не самого факта наложения штрафа, а его суммы.
В организации работает 100 человек. СЗВ-М подавалась в последний день срока, однако принята не была. Причина — в отношении трех сотрудников указаны некорректные данные (СНИЛС либо ИНН). Бухгалтеру ничего не остается, кроме как исправить ошибки и подать форму позже 15-го числа. В Фонде посчитали, что отчет подан с нарушением срока, и наложили штраф — 500 рублей за каждое застрахованное лицо. То есть сумма штрафа составила 50 тыс. рублей.
Страхователь с этим не согласился. По его мнению, штраф должен рассчитываться исходя из количества лиц, в отношении которых в первоначально поданной форме были указаны некорректные данные. При таком расчете штраф должен составить всего 1,5 тыс. рублей. Кто прав?
Опять же, единого мнения арбитров на этот счет нет. Были решения, когда суди принимали сторону Фонда (постановление АС Дальневосточного округа от 21.11.17 № Ф03-4421/2017). Но есть и противоположные исходы разбирательств, например, постановление АС Западно-Сибирского округа от 23.08.17 № А27-22235/2016. В нем указано, что отчет с ошибками в отношении отдельных лиц не может считаться несданным в полном объеме. Соответственно, исчислять штраф исходя из общего количества застрахованных лиц неправомерно.
Таким образом, учитывая практику арбитражных судов, шанс на оспаривание подобного штрафа у страхователей имеется. Воспользоваться им или нет — это зависит от масштаба «бедствия».