Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отправить корректировку 6-НДФЛ (со справками 2-НДФЛ)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Отчетность по доходам физических лиц представляется налоговым агентом в ИФНС ежегодно в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Сведения сдаются в бумажном виде при численности персонала менее 10 человек и в электронном виде, если численность составляет 10 человек и более. Получение положительного протокола о принятии отчета не означает, что данные проверены полностью. Иногда возникают ошибки в 2-НДФЛ после сдачи отчетности, такие неточности выявляются налоговым органом или налогоплательщиком самостоятельно.
В каких случаях нужна корректировка
В подобных случаях возникает необходимость подачи уточненного расчета. Нередко бухгалтер задается вопросом, как подать корректировку 2-НДФЛ по 1 сотруднику, если по остальным физическим лицам все данные в отчете указаны правильно.
Уточненный расчет сдается при выявлении ошибок в части:
- сумм и кодов выплат;
- сумм, кодов и правомерности применения налоговых вычетов;
- персональных данных физического лица (в частности, Ф. И. О. и ИНН);
- сумм исчисленного и удержанного налога.
Как исправить ошибку в приложении № 1 к 6-НДФЛ
Начиная с налогового периода 2021 год вместо формы 2-НДФЛ представляется «Справка о доходах и суммах налога физического лица», которая является приложением № 1 к расчёту 6-НДФЛ. Чтобы уточнить недостоверные сведения в приложении № 1 ранее представленного расчёта за год, в состав корректирующего расчёта надо включить корректирующую или аннулирующую справку.
В заголовке уточнённой справки указывается (п.п. 5.2, 5.3 Порядка заполнения):
- в поле «Номер справки» — номер ранее представленной первичной справки;
- в поле «Номер корректировки сведений»;
- при представлении корректирующей справки взамен ранее представленной указывается соответствующий номер корректировки (например, «01», «02» и так далее);
- при подаче аннулирующей справки взамен ранее представленной проставляются цифры «99».
Срок представления справок 2-НДФЛ и штрафные санкции за нарушения
Справку 2-НДФЛ с признаком 2 надо сдать не позднее 1 марта года, следующего за годом выплаты дохода, а справку с признаком 1 – не позднее 1 апреля (п. 5 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).
Таким образом, за 2021 год надо сдать справки 2-НДФЛ (п. 7 ст. 6.1 НК РФ):
- с признаком 2 – не позднее 01.03.2018 г.;
- с признаком 1 – не позднее 02.04.2018 г. (1 апреля 2017 г. – выходной день).
Если не сдать справки 2-НДФЛ вовремя, то одновременно может быть наложено два штрафа:
- на организацию – в размере 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ);
- на должностное лицо организации – в размере от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Если ИФНС обнаружит, что в справке 2-НДФЛ содержатся недостоверные сведения, например, некорректный ИНН (присвоенный иному лицу), на организацию будет наложен штраф в размере 500 руб. за каждую справку с ошибками.
Штрафа за недостоверные данные можно избежать, если налоговый агент самостоятельно выявит ошибку в справке 2-НДФЛ за 2021 год и своевременно (до того, как ошибку найдет ИФНС) подаст корректирующую справку 2-НДФЛ.
Корректировка отчета 2-НДФЛ в программах 1С
Опубликовано 02.03.2021 07:01 Автор: Administrator Что ж, коллеги, на этой теме мы завершаем наш цикл статей по отчету 2-НДФЛ. Несмотря на то, что с 2021 года данный отчет упраздняется, мы всё равно продолжим его сдавать в составе обновленного отчета 6-НДФЛ. Более того, нередко бывают случаи, когда уже сдав отчет и получив положительный протокол, бухгалтер находит ошибку, что влечет за собой корректировку по сотрудникам. Поэтому мы решили подготовить для вас мини-инструкцию о том, что необходимо делать, если вдруг вы попадете в такую ситуацию. Рассмотрим тему на примере программы 1С: Зарплата и управление персоналом, редакции 3.1, однако алгоритм действий справедлив и для программы 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0.
При составлении корректировки следуют основным правилам:
Номер справки по проблемному сотруднику в корректировочном отчете должен совпадать из первичного отчета.
По закону штраф за корректировку 2-НДФЛ составляет 500 рублей за каждую справку (ст. 126.1 НК РФ). Он не грозит в том случае, если вы успеете до ИФНС найти ошибку и сдать корректный вариант справки. Но если сделать это досрочно – до 02.04.2018 – от штрафа это не спасёт! (см. письмо Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424).
Раздел 2 справки о доходах с данными о физлице: как в «Налогоплательщике» сделать корректировку 2-НДФЛ, если персональные сведения вместе со сменой паспорта обновились уже позже сдачи справок в ИФНС? Всё просто: это не считается ошибкой. Корректировку отправлять тоже не обязательно.
И наоборот: если на момент заполнения корректирующей справки 2-НДФЛ за прошлые налоговые периоды сменились персональные данные человека, Раздел 2 нужно заполнять с учетом этих изменений (письмо ФНС от 27.03.2018 N ГД-4-11/5667).
Что делать, если вместо корректировки по 2-НДФЛ была представлена аннулирующая справка?
Довольно часто на практике возникает ситуация, при которой для исправления ошибки в 2-НДФЛ предоставляется аннулирующая справка, а не корректирующая. После этого компании пытаются предоставить правильную правку, но сталкиваются с тем, что налоговая ее не принимает. Это связано с тем, что по лицу, по которому предоставляется корректировка уже аннулирована справка. Если такая ошибка допущена, то действовать следует так:
- Сначала нужно проверить, что действительно была предоставлена аннулирующая справка (в «Номер корректировки» указан код 99). Если это так, то произошла полная отмена первоначально предоставленных данных. Если нет (например, в аннулирующей справке была допущена ошибка), то подать можно только корректирующую справку, оформив ее должным образом.
- Если аннулирующая справка оформлена верно, то в налоговый орган вновь нужно предоставить справку, то есть поступаем так, как если бы мы впервые предоставляли 2-НДФЛ. В этой справке уже следует указать верные сведения, при этом ей присваивается новый номер, а также текущая дата документа. В графе «Номер корректировки» указать нужно будет 00.
В каких случаях производится корректировка справки 2 НДФЛ
Все субъекты хозяйствования уведомляют налоговую службу не только в отношении доходов от осуществления трудовой деятельности, но и любого вознаграждения, по которому необходимо удержать НДФЛ с каждого сотрудника за отчетный период.
Когда нужно подать аннулирующую справку 2 НДФЛ
Справка для налоговой формируется ежегодно, это официальный документ, на основании которого инспектор проверяет исчисленный, удержанный и переданный подоходный налог в казну, поэтому ошибок не должно быть. Если во время проверки выявят документы, содержащие искажения, придется заплатить за каждый неверно поданный лист штрафные санкции в размере 500 рублей.
Требования к заполнению корректировки 2 НДФЛ
Чтобы налоговая приняла корректировку, выполняют несколько требований:
- Признак в справке 2 в случае уточнения начинается с 01, затем, 02, 03 и так далее в хронологическом порядке до номера 98;
- номер корректирующей декларации должен совпадать с номером первичного отчета, уже принятого инспекцией;
- если во время формирования первоначальных отчетов не составлена декларация на одного или нескольких человек, нужно отправить сведения под следующим по порядку номером, например, если заполнено 20 бланков, то не поданный отчет выполняют под 21 номером;
- когда необходимо уточнить общие сведения в декларации, например, ИНН, составляют новый отчет с откорректированными данными.
Если ИМНС не примет корректировку справки НДФЛ 2 и в отказе будет уведомлено, что отчет с такими данными уже загружен на портал, следует связаться с инспектором с просьбой принять новую уточненную декларацию 2. Для этого просят удалить бланк с ошибкой, чтобы система пропустила новый отчет под тем же номером.
Эта справка предоставляется физлицом в ряде случаев. Запросить образец 2-НДФЛ могут в кредитно-финансовых организациях, налоговой инспекции и других учреждениях. Расшифровывается 2-НДФЛ как «налог с дохода физического лица». Справка является способом уведомления фискальных органов о заработке конкретного гражданина и налогах, уплаченных с прибыли. Обязанность оформлять и передавать документ в налоговую лежит на работодателе. Как правило, этим вопросом занимается финансовый отдел предприятия. Если гражданину потребуется предъявить справку в банке или любом другом месте, ему следует обратиться за получением образца 2-НДФЛ непосредственно в бухгалтерию своего предприятия. На оформление документа обычно требуется 2-3 дня.
Справка подписывается главным бухгалтером и директором. В бумажном образце 2-НДФЛ должна присутствовать мокрая печать учреждения, реквизиты и детальная информация о доходах работника и отчислениях в налоговую службу за последние шесть месяцев. Кроме того, в документе указываются следующие данные:
- полное официальное название предприятия, реквизиты и коды, указанные в реестре юрлиц и ИП;
- серия и номер паспорта сотрудника, дата выдачи и название госоргана, выдавшего документ;
- суммарный доход сотрудника за полгода с вычетами и указанием налоговой ставки;
- совокупный размер уплаченных пошлин.
Если имели место социальные или имущественные вычеты, бухгалтер отметит их соответствующим кодом. Таким образом, справка дает основную информацию о «белой» зарплате каждого работника и уплаченных налогах.
Ошибки, которые часто допускают бухгалтеры
Недостоверные сведения, указанные при составлении справки 2-НДФЛ, могут обернуться проблемами как для физического лица, который предъявит документ по месту требования, так и для предприятия, подавшего неверную отчетность. Ошибки в 2-НДФЛ бывают разными и являются основанием для распечатки нового бланка. Самыми распространенными ошибками являются:
- помарки и опечатки на бланке – исправлять ошибку нельзя, такой документ считается испорченным;
- неправильные математические расчеты;
- отсутствие подписи ответственного бухгалтера и расшифровки возле поля «Налоговый агент»;
- подпись поставлена ручкой не синего цвета, или подпись перекрывается печатью;
- штамп стоит не в том месте, где должен быть – возле соответствующей пометки «М.П.».
К оформлению этого документа нужно подходить внимательно. Получив справку на руки, желательно проверить ее, и в случае обнаружения ошибки сразу вернуть бухгалтеру.
По закону штраф за корректировку 2-НДФЛ составляет 500 рублей за каждую справку (ст. 126.1 НК РФ). Он не грозит в том случае, если вы успеете до ИФНС найти ошибку и сдать корректный вариант справки. Но если сделать это досрочно – до 02.04.2018 – от штрафа это не спасёт! (см. письмо Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424).
Раздел 2 справки о доходах с данными о физлице: как в «Налогоплательщике» сделать корректировку 2-НДФЛ, если персональные сведения вместе со сменой паспорта обновились уже позже сдачи справок в ИФНС? Всё просто: это не считается ошибкой. Корректировку отправлять тоже не обязательно.
И наоборот: если на момент заполнения корректирующей справки 2-НДФЛ за прошлые налоговые периоды сменились персональные данные человека, Раздел 2 нужно заполнять с учетом этих изменений (письмо ФНС от 27.03.2018 N ГД-4-11/5667).
Корректировка отчета 2-НДФЛ в программах 1С
Что ж, коллеги, на этой теме мы завершаем наш цикл статей по отчету 2-НДФЛ. Несмотря на то, что с 2021 года данный отчет упраздняется, мы всё равно продолжим его сдавать в составе обновленного отчета 6-НДФЛ. Более того, нередко бывают случаи, когда уже сдав отчет и получив положительный протокол, бухгалтер находит ошибку, что влечет за собой корректировку по сотрудникам. Поэтому мы решили подготовить для вас мини-инструкцию о том, что необходимо делать, если вдруг вы попадете в такую ситуацию. Рассмотрим тему на примере программы 1С: Зарплата и управление персоналом, редакции 3.1, однако алгоритм действий справедлив и для программы 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0.
При составлении корректировки следуют основным правилам:
Номер справки по проблемному сотруднику в корректировочном отчете должен совпадать из первичного отчета.
При полном аннулировании справки 2-НДФЛ, в поле номер корректировки устанавливается значение «99».
Корректировочная – исправительная отчетность подается в случае обнаружения ошибок в ранее предоставленных сведениях.
На слайде ниже представлены типичные ошибки в форме 2-НДФЛ:
Запомните самое главное: корректировочная декларация 2-НДФЛ подается только по тому сотруднику, по которому возникли проблемы в первичном отчете.
Далее мы приведем алгоритм ваших действий в зависимости от статуса сданного отчета.
Ситуация № 1: статус первичного отчета 2-НДФЛ «Сдан»,
получен положительный протокол,
однако бухгалтер нашла ошибку и теперь требуется корректировка
Рассмотрим условный пример: в ООО «Карамелька» бухгалтер передала справки 2-НДФЛ за 2020 год в ИФНС, но в последствии возникла необходимость сделать корректировку по одному сотруднику – Иванову С.Г. В 1С: ЗУП ред. 3.1 стоит отметка о том, что документ принят в ИФНС.
Если установлена галочка в поле «Справки приняты налоговым органом и архивированы», то документ закрыт для редактирования и исправления.
Сразу напомним основное правило отправки любых корректировочных отчетов в 1С: не нужно пытаться откорректировать данные в уже сданном первичном отчете, а уж тем более его снова отправлять!
Любая корректировка – это ВСЕГДА новый отчет в базе 1С!
При формировании первичной справки в ИФНС в поле номер корректировки устанавливается значение – «00». Посмотрите номер справки сотрудника, по которому требуется создать корректировку.
Рассмотрим пошагово создание корректирующей справки «2-НДФЛ».
Шаг 2. Нажмите кнопку «Создать».
Шаг 3. Выберите тип справки «Корректирующая». Номер корректировки устанавливается автоматически от 1 до 98.
Корректирующие справки заполняются автоматически по лицам, по которым данные переданы, а в программу внесены изменения.
Если обнаружена ошибка, для которой автоматическое заполнение не предусмотрено, например, указан не верный адрес, паспортные данные или другие персональные данные, то воспользуйтесь кнопкой «Подбор».
После выбора типа передаваемых сведений – «Корректирующая» с помощью кнопки «Подбор» укажите сотрудника, по которому вносятся изменения.
Автоматически программа выставит следующий номер справки.
Шаг 4. Но так как нам нужно, чтобы номер справки был первоначально поданный, щелкните на строку сотрудника и, в открывшейся форме справки, измените ее номер.
Номер справки изменен в корректируемом отчете.
Напомним, что номер 1 справки у Иванова – это не порядковый номер столбца, а номер справки, присвоенный ему программой.
Если допустим нам было бы необходимо поправить данные, например, по сотруднице Пироговой, то в корректирующем отчете нужно поставить номер справки 3, т.к. в первичном отчете программа ей присвоила этот номер 3.
В печатной форме справки 2-НДФЛ видно, номер справки – сохранен прежний, и установлен номер корректировки – 01.
Шаг 6. Проведите документ, выполните проверку и отправьте в контролирующий орган по кнопке «Отправить» или «Выгрузить», либо отправить с помощью сторонней программы (СБИС, Контур и т.д.).
Ситуация № 2: статус первичного отчета 2-НДФЛ «Сдан частично»
В этом случае внимательно читайте протокол и приложения к нему.
Зачастую в протоколе указаны какие номера справок приняты налоговым органом, а в приложении к протоколу указаны сотрудники и причины, по которым они были отклонены контроллерами.
В этом случае необходимо исправить ошибки в базе 1С, создать корректирующий отчет № 1, заполнить откорректированными сотрудниками, ИСПРАВИТЬ НОМЕРА ИХ СПРАВОК на номера из первичного отчета и отправить снова.
Если опять кто-то из сотрудников не прошел контроль ИФНС, то снова исправляем ошибки в 1С, создаем корректирующий отчет № 2, заполняем откорректированными сотрудниками, ИСПРАВЛЯЕМ НОМЕРА ИХ СПРАВОК на номера из первичного отчета и отправляем снова.
Ситуация № 3: статус первичного отчета 2-НДФЛ «Не сдано»
В таком случае устраняем все ошибки, описанные в протоколе, создаем НОВЫЙ ПЕРВИЧНЫЙ отчет. Тут не следует подавать корректирующую отчетность, поскольку первичный отчет вообще не был принят.
Заполняем новую справку под тем же номером, указав в поле «Номер корректировки» цифру «00» и новую дату.
Если вы не успеете в срок сдать новый отчет, вам грозит штраф по статье 126 НК РФ (200 руб. за каждый документ).
Коллеги, искренне желаем, чтобы такие ситуации у вас происходили как можно меньше!
Порядок исправления ошибок в Справке 2-НДФЛ
Порядком установлены новые правила исправления ошибок, для чего в заголовке Справки 2-НДФЛ предусмотрено поле «Номер корректировки»:
Корректирующую форму Справки 2-НДФЛ подают, чтобы исправить ошибки в первичной форме. А аннулирующую – чтобы отменить сведения, которые вообще не нужно было представлять.
В случае если после отправки Справки 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам она не была принята налоговым органом (получен протокол, содержащий описание ошибок форматного контроля), то необходимо подавать не корректировку, а новую справку с тем же номером, указанием в поле «Номер корректировки» значения «00», но с указанием новой даты. То есть корректирующую Справку 2-НДФЛ подавать не надо, так как по данному физическому лицу Справка 2-НДФЛ налоговой инспекцией не принята и необходимо повторно отправить данные (п. 14 приказа ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@).
Санкций можно избежать, если опередить налоговиков
Если бухгалтер сам обнаружит в ранее представленных справках ошибку и поторопится исправить ее до того, как ее найдут налоговики, то штрафовать компанию не будут. Это четко следует из п.2 ст.126.1 НК РФ.
Но что значит «до того, как ее найдут налоговики»? Ответ на этот вопрос содержится в письме ФНС России от 19.07.2016 № БС-4-11/13012. Там сказано, что штрафа избежать не получится, если до подачи уточненной справки ИФНС уже затребовала пояснения по факту обнаружения ошибок в представленных документах, либо фирма получила иной документ, свидетельствующий об обнаружении инспекцией недостоверности сведений, содержащихся в представленных документах.
Таким образом, если компания уже получила требование о представлении пояснений по поводу сведений в справке 2-НДФЛ, то если эти сведения действительно содержат ошибку, их исправление путем подачи корректирующей справки от штрафа уже не спасет.
Важно! В соответствии с Порядком заполнения 2-НДФЛ, правки в справку можно вносить одним из способов: аннулированием или корректировкой.
В каком именно случае справку необходимо аннулировать, а когда корректировать в Порядке не указывается. Однако, в соответствии с нормами Порядка, аннулирование отменяет сведения, которые подавались ранее, без их замены на другие. Корректирующая справка 2-НДФЛ должна подаваться взамен предоставленной ранее, если необходимо изменить содержащиеся в ней сведения.
Таким образом, аннулирующая справка подается в том случае, если 2-НДФЛ в налоговую была предоставлена ошибочно, то есть подавать ее было не нужно.При этом ошибочными являются не только сведения, но и факт подачи справки. Корректирующая справка должна подаваться в том случае, когда 2-НДФЛ предоставлена правомерно, но сведения, которые в ней содержаться ошибочны.
Корректирующая 2-НДФЛ является документом, заменяющим первоначально предоставленную справку. В связи с этим следует помнить, что все разделы справки заполняются заново, а не только разделы, в которых допущены ошибки. Также следует иметь ввиду, чтобы № корректирующей справки совпадал с номером, который имела первоначально предоставленная справка. Но дата дублироваться уже не должна. Дата составления указывается новая.
Важно! Обязательно следует указать «Номер корректировки», например, 01, если корректировка предоставляется впервые. Если речь идет об аннулировании справки, то в поле «Номер корректировки» указывает код 99.
Довольно часто на практике возникает ситуация, при которой для исправления ошибки в 2-НДФЛ предоставляется аннулирующая справка, а не корректирующая. После этого компании пытаются предоставить правильную правку, но сталкиваются с тем, что налоговая ее не принимает. Это связано с тем, что по лицу, по которому предоставляется корректировка уже аннулирована справка. Если такая ошибка допущена, то действовать следует так:
- Сначала нужно проверить, что действительно была предоставлена аннулирующая справка (в «Номер корректировки» указан код 99). Если это так, то произошла полная отмена первоначально предоставленных данных. Если нет (например, в аннулирующей справке была допущена ошибка), то подать можно только корректирующую справку, оформив ее должным образом.
- Если аннулирующая справка оформлена верно, то в налоговый орган вновь нужно предоставить справку, то есть поступаем так, как если бы мы впервые предоставляли 2-НДФЛ. В этой справке уже следует указать верные сведения, при этом ей присваивается новый номер, а также текущая дата документа. В графе «Номер корректировки» указать нужно будет 00.
Вопрос: В справке 2-НДФЛ допущена ошибка в номере ИНН работника. При направлении корректирующей справки 2-НФДЛ, налоговый орган отказался его принять, объясняя это тем, что ранее документ уже был представлен. Что делать в этом случае?
Ответ: Если ошибка в справке 2-НДФЛ допущена при указании личных данных сотрудника, например, в данных паспорта, ИНН и др., то корректировочный документ нужно обязательно представить. В случае отказа в принятии корректирующего документа, следует обратиться в налоговую и пояснить причину корректировки. Возможно в этом случае потребуется сначала аннулировать документ, а затем подать новый и верными данными.
По закону штраф за корректировку 2-НДФЛ составляет 500 рублей за каждую справку (ст. 126.1 НК РФ). Он не грозит в том случае, если вы успеете до ИФНС найти ошибку и сдать корректный вариант справки. Но если сделать это досрочно – до 02.04.2018 – от штрафа это не спасёт! (см. письмо Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424).
Раздел 2 справки о доходах с данными о физлице: как в «Налогоплательщике» сделать корректировку 2-НДФЛ, если персональные сведения вместе со сменой паспорта обновились уже позже сдачи справок в ИФНС? Всё просто: это не считается ошибкой. Корректировку отправлять тоже не обязательно.
И наоборот: если на момент заполнения корректирующей справки 2-НДФЛ за прошлые налоговые периоды сменились персональные данные человека, Раздел 2 нужно заполнять с учетом этих изменений (письмо ФНС от 27.03.2018 N ГД-4-11/5667).