Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проверка соблюдения кассовой дисциплины». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Представители Росфиннадзора при проведении кассового аудита действуют в согласии с п. 5.14.1 Положения о Федеральной службе финансово-бюджетного надзора, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2004 г. № 278, Положения о территориальных органах Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, утвержденного Приказом Министерства финансов РФ от 11 июля 2005 г. № 89н.
Кассовая дисциплина. Что это такое?
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
Выявление фактов недостач, растрат и хищений денежных средств
Любая проверка кассовой дисциплины должна начинаться с инвентаризации кассы, что осуществляется с целью выявления недостач, растрат и хищений денежных средств. Думаем, некоторые бухгалтеры еще помнят те времена, когда, приходя с проверкой в организацию, ревизоры первым делом опечатывали помещение кассы.
Напомним, что инвентаризация денежных средств, хранящихся в кассе учреждения, должна проводиться при обязательном участии главного (старшего) бухгалтера и кассира. Кассир представляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход наличных денежных средств и бланков строгой отчетности. Отметим, что порядок проведения инвентаризации должен быть установлен в учетной политике учреждения.
В случае выявления в ходе инвентаризации недостач или излишков проводятся мероприятия по установлению причин их возникновения.
Контроль за ведением кассовых операций
До 2012 года контроль кассовой дисциплины возлагался на банки, но теперь эта функция только налоговых органов. Регулирует эту функцию Административный регламент, утвержденный Приказом Минфина от 17 октября 2011 года N 133н. На что имеют право налоговики при проверке кассовой дисциплины?
- Учет наличных денег в кассе.
- Распечатка отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти.
- Проверка всех документов, оформляющих кассовые операции: журнал кассира-операциониста, приходные и расходные кассовые ордера и журнал их регистрации, кассовая книга и др.
- Действия по проверке выдачи кассового чека, которые хоть и не называют контрольной закупкой (т.к. они относятся к мероприятиям следственного контроля), но могут представлять собой визуальное наблюдение, с применением или без него способов видеоаудиофиксации фактов приобретения и оплаты товаров.
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов влечет наложение административного штрафа по статье 15.1 КоАП РФ:
- на должностных лиц (руководителей организации или ИП) — от 4 000 до 5 000 рублей;
- на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
Порядок ведения кассовых операций
Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый операций в РФ».
Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы, установленных банками по согласованию с руководителями организаций.
Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов, утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:
- оформление первичных кассовых документов. Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером;
- регистрация сформированных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- регистрация кассовых операций в кассовой книге и ежедневное выведение остатка по кассовой книге. Записи в книгу делаются в двух экземплярах;
- сдача в бухгалтерию отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами.
В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.
В соответствии с п. 2 Указания любое предприятие, планирующее осуществлять кассовые операции, должно установить лимит денежных средств для хранения в специально установленном руководством месте (кассе).
Лимит остатка в кассе денежных средств выводится на конец рабочего дня путем подбития итога в кассовой книге. При этом ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать в своих кассах лимиты.
О кассовой дисциплине предпринимателей читайте в статье «Какие особенности кассовой дисциплины для ИП?».
Для определения максимально допустимого остатка наличности в кассе (лимита — Лим) используются данные о виде деятельности компании, а также берется во внимание формула:
Лим = Выр/РП × ДСб,
где:
Выр — объем поступившей за расчетный период наличности, полученной от продажи товаров/продукции, выполнения работ/услуг;
РП — расчетный период, измеряемый в рабочих днях, на протяжении которого предприятие будет накапливать наличность (для юрлиц — не дольше 92 дней);
ДСб — периодичность сдачи денег в банк (например, если деньги сдаются раз в два дня, то показатель равняется 2).
Второй способ расчета лимита остатка кассы смотрите .
Накопление денег в кассе сверх установленного лимита не допускается, кроме дней, когда производится выплата зарплаты и социальных платежей.
Для сдачи денег в банк либо инкассаторам для транспортировки в банковское учреждение на предприятии определяется особый представитель, в полномочия которого включены указанные обязанности. Такой представитель, как правило, получает полномочия после издания руководителем предприятия соответствующего приказа.
Для осуществления работы в кассе руководителем предприятия (или самим ИП) назначаются специальные ответственные работники — кассиры, в обязанности которых входит работа с наличностью и обеспечение исполнения всех установленных кассовых норм. С перечнем своих должностных обязанностей каждый кассир знакомится под роспись.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.
Проверка регистров и форм отчетности
При проверке правильности отражения в бухгалтерском балансе денежных средств и кассовой наличности как их составляющей аудитор сопоставляет остатки денежных средств на отчетную дату с кассовой книгой и первичными документами, а затем с регистрами бухгалтерского учета в форме журналов-ордеров или заменяющих их карточек счета, далее со счетами в Главной книге и с балансовыми данными. Следует учесть, что данные бухгалтерской отчетности должны включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений организации.
В соответствии в Указаниями о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности (в ред. приказа Минфина РФ от 31.12.2004 № 135н) показатель считается существенным, если его нераскрытие может повлиять на экономические решения заинтересованных пользователей, принимаемые на основе отчетной информации. Решение организацией вопроса, является ли данный показатель существенным, зависит от оценки показателя, его характера, конкретных обстоятельств возникновения. Организация может принять решение, когда существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5 %.
Проверка соблюдения лимита остатка наличных средств в кассе
В кассе предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.
Лимит кассы пересматривается в начале каждого года. Для этого в банк представляется расчет по форме № 0408020, приведенной в Приложении 1 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 № 14-П. Эту же форму можно подать и для увеличения лимита в течение года, как правило, это требуется, если у организации существенно выросла наличная выручка.
При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомление об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета.
Организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Организации, имеющие постоянную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.
Если сумма наличных в кассе превышает лимит, то деньги можно сдать непосредственно в дневные или вечерние кассы банков, а также инкассаторам (п. 6 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 № 40).
По предприятию, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а несданная предприятием в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной.
К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной нетрудоспособности работникам организации (в районах Крайнего Севера – пять дней).
Для проверки соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе предприятия, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассы, выявить отклонения от лимита и оформить все выводы.
Порядок проведения проверки
Сам процесс проверки кассовых операций включает в себя набор следующих процедур.
Выявление фактов недостач, растрат и хищений денежных средств. С целью выявления указанных фактов ревизоры проводят инвентаризацию. Инвентаризация денежных средств, хранящихся в кассе учреждения, проводится сразу после прибытия ревизоров в проверяемую организацию при обязательном участии главного (старшего) бухгалтера и кассира. Кассир представляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход денег бланков строгой отчетности.
Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью (ф. 0504088), которая формируется комиссией учреждения и отражает сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью); сведения по недостаче и по излишкам, выявленным по результатам инвентаризации; номера последних приходного и расходного кассовых ордеров. Инвентаризационная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
В случае выявления в ходе инвентаризации недостач или излишков проводятся мероприятия по установлению причин их возникновения.
Рекомендации по правильному заполнению необходимых реквизитов
Наличность операционной кассы организации подлежит обязательной и постоянной инвентаризации. Внезапность проверки является особенностью осуществления контрольных действий с целью сохранения денежной наличности в предприятии.
Перед началом контрольных действий проверяющих, кассир или иной материально-ответственный сотрудник предприятия в расписке подтверждает факт отсутствия в помещении кассы наличности, лично ему принадлежащей.
Шапка документа состоит из стандартных регистрационных данных организации:
- Название, юридический адрес, номер телефона;
- ИНН, коды статистики;
- Модель контрольно-кассовой техники, регистрационные и производственные шифры;
- Применяемая компьютерная программа;
- Вид операции;
- Номер, дата и время составления документа.
Далее заполняется основная часть бланка, в которой находят отражение совершаемые комиссией контрольные действия:
- Показания ККТ на начало рабочей смены и на время проверки;
- Фактическое количество денежных средств, включая информацию из чековых книжек, кредитных карт и прочих расчетных документов.
- Наличность в кассе, исходя из приходных и расходных кассовых документов.
На основании занесенных в документ данных происходит дальнейшее оформление акта, рассчитываются контрольные результаты проверки:
- Доход, основанный на показаниях ККМ;
- Выявленные излишки или недостача денежных средств.
Особенности проведения ревизии кассы
Минфин РФ регулирует проведение ревизий всех активов предприятий, в том числе наличных денег. Все проверки осуществляются по разработанной приказом № 49 от 13.06.1995, методике. Этот НПА определяет порядок действий и оформления полученных итогов.
Ревизия кассы может быть отдельной проверкой или стать этапом комплексной разнонаправленной ревизии, осуществляемой вышестоящей организацией или департаментом ведомственного контроля. Но чаще инициатором проверки кассы выступает руководитель фирмы, поскольку деятельность предприятия должна контролироваться изнутри. Периодичность проведения контролирующих мероприятий закрепляется в УП. Обычно, в порядке внутрифирменного аудита, ревизию кассы планируют на конец отчетного периода и обязательно на 31 декабря.
Санкции за нарушения кассовой дисциплины
Нарушения кассовой дисциплины, установленные в ходе выездной или камеральной проверки сотрудниками ИФНС, могут привести к штрафам по ст. 15.1 КоАП РФ в размере от 40 до 50 тыс. руб. Срок давности — два месяца со дня нарушения кассовой дисциплины ( КоАП РФ).
Резюмируя сказанное выше, заметим:
- Любая компания, работающая с наличными деньгами, не застрахована от ошибок и некомпетентности сотрудников. Организация контроля за ведением кассы возлагается на директора предприятия, который может инициировать проведение внезапной ревизии с целью выявления нарушений и принятия мер по их устранению. Снять с себя изрядную долю ответственность можно только, передав весь учет или его часть аутсорсинговой компании.
- В отдельных случаях действующее законодательство обязывает компании осуществлять надзорные мероприятия в плановом режиме, при этом порядок проведения любых проверок регламентируется НПА.
- Передача ответственности за ведение кассовых операций профессионалам аутсорсинговой компании поможет избежать непредвиденных расходов и повысить экономическую эффективность бизнеса.
Этапы аудиторской проверки кассовых операций
Любая аудиторская проверка состоит из определенных этапов, следующих друг за другом:
| Этапы проведения аудита кассовых операций | Что в себя включает |
| 1 этап: Планирование аудита | Определяются стратегия проверки, составляется программа аудита, оцениваются объемы |
| 2 этап: Сбор и анализ информации | Вся подготовленная информация анализируется и выявляются проблемы. Определяются пути для решения выявленных проблем |
| 3 этап: Заключение аудитора | Составляется аудитором, проводившим проверку и содержит его мнение об итогах проверки |
Нарушения, выявляемые в результате аудита кассы
Аудит кассы часто выявляет следующие нарушения, влекущие за собой штраф:
- Несоответствие количества наличности в кассе и документах.
- Деньги учтены позже момента поступления.
- В РКО и ПКО есть исправления.
- В первичной документации подделаны подписи.
- Денег в кассе больше допустимой суммы.
- Неполный комплект первичных документов.
- Найдены ошибки в кассовых документах.
- Нет договора с кассиром, подтверждающего материальную ответственность.
- Несвоевременная инвентаризация.
- Нет оформленных авансовых отчетов на выданные под отчет средства.
- Превышение сумм расчетов при работе с юридическими лицами.
- Ошибки расчетов в учетных регистрах организации.
- Неверное отражение операций в регистрах учета.
Аудиторская проверка кассовых операций оказывает положительный эффект на развитие бизнеса. В результате предприниматель получает сведения о нарушениях правил кассовой дисциплины, недобросовестных работниках предприятия, неточностях результатов, полученных после проведения инвентаризации.
Эта информация поможет наладить порядок в документообороте, исключить ошибки при проведении последующих инвентаризаций, избежать нарушений законодательства РФ а, соответственно, и штрафа. Главное, при организации проверки кассы провести всесторонний анализ соблюдения законодательства.