Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Копии документов сотрудников и защита персональных данных». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При подготовке статьи мне довелось прочитать ряд мнений о том, что договор, подписанный без предъявления оригинального документа, является недействительным. С этим утверждением хотелось бы не согласиться. Действительность договора зависит сугубо от наличия (отсутствия) в нём существенных условий. Если правоспособность сторон не вызывает сомнений, можно вообще заключить соглашение без проверки документов.
Законна ли сделка, удостоверенная по копии паспорта?
Другой вопрос, если в сделке участвовало иное лицо, предъявившее чужой паспорт (или копию), её можно оспорить. Но само по себе использование копии паспорта (например, при продаже квартиры или покупке недвижимости) не является безусловным основанием для признания договора недействительным или незаключенным.
Когда заверение не требуется
Означенными процедурами и юрлицами возможные варианты не исчерпываются. Фактически потребовать заверенную копию может любая организация или лицо. Однако представить ее заявитель обязан лишь при условии наличия на то соответствующей правовой нормы. В большинстве же возможных ситуаций необходимость заверения законодательством не предусмотрена.
В частности, заверение копии не потребуется при (условие – наличие на руках оригинала документа):
- Поступлении в вуз;
- Трудоустройстве;
- Прикреплении к поликлинике (и/или получении медпомощи);
- Подаче судебного иска;
- Оформлении ребенка в детский сад и/или школу;
- Пенсии (и иных подобных выплат).
Основные документы и требования к ним
В настоящее время на территории РФ действуют следующие формы единого основного документа – паспорта гражданина РФ:
- паспорт образца 1997 года, установленный Указом 232 Президента Российской Федерации;
- паспорт с гражданством СССР, выданный в установленном законом порядке в период существования СССР, который, хотя и подлежит замене, но является полноценным эквивалентом паспорта образца 1997 года. Дело в том, что Закон о гражданстве РФ не предусматривает ограничения срока действия паспорта в зависимости от его формы;
- паспорт гражданина РФ, выданный в установленном законом порядке и действовавший до 1.07.2002 года.
Что такое копия паспорта с точки зрения закона?
Копия паспорта — персональные данные, поэтому, задаваясь вопросом о правомерности их использования, надо обращаться к федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 22.02.2017) «О персональных данных».
Любая организация, копирующая паспорта, автоматически становится оператором персональных данных, поэтому должна соблюдать требования закона.
Во-первых, нельзя снимать, хранить и передавать третьим лицам копию паспорта без согласия его владельца. Например, вы пришли в салон связи покупать сим-карту, выложили перед продавцом паспорт, а он без всякого предупреждения его скопировал. По закону он должен заручиться согласием.
Можно смело просить у компании, которая снимает копию паспорта, обязательство не разглашать данные (в виде отдельного документа, пункта в договоре, галочки на сайте) или соглашение на обработку данных, где будет прописано, что компания не передаст ваши персональные данные третьим лицам.
Согласно ст. 6 Федерального закона 152-ФЗ, оператор персональных данных должен получить письменное согласие на обработку персональных данных. В соглашении должна быть указана цель использования, перечень данных и срок их хранения. Исключение — суд и госорганы.
Как получить идентифицирующий документ, если возраст претендента превышает 14 лет
Если возраст потенциального получателя удостоверения личности превышает 14 лет, но документ до этой поры получен не был, заявление на его получение подать можно лишь в учреждение МВД, причем явиться туда следует лично.
Действия для подачи заявления:
- на портале МВД следует выбрать курирующее миграционные вопросы в конкретном регионе подразделение;
- осуществить, соответственно выбранной дате и времени, запись;
- оплатить по квитанции 300-рублевую пошлину;
- подать оформленное заявление (личное присутствие), к которому следует присовокупить необходимую документацию;
- получить в указанный сотрудником МВД день конкретизирующее личность удостоверение.
Применение копии идентифицирующего документа
Если установленные законодательством требования в процессе обработки личных данных не соблюдаются, копией конкретизирующего личность удостоверения могут завладеть мошенники, после чего данные могут быть использованы в незаконных целях.
При предоставлении ксерокопии идентифицирующего документа в какую-либо инстанцию на ней рекомендуется сделать особую отметку – указание на адресата и цель.
При возникновении подозрений в плане незаконного использования удостоверения личности сотрудники МВД, к которым обратился владелец документа, этот документ аннулируют.
В соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате нотариус имеет право удостоверять некоторые виды юридических фактов.
К фактам, которые могут быть удостоверены нотариально, закон относит:
- факт нахождения гражданина в живых;
- факт нахождения гражданина в определённом месте;
- тождественность личности гражданина с лицом, изображённым на фотографии;
- время предъявления документов.
Данный перечень по закону является исчерпывающим и не подлежит произвольному расширению по желанию нотариуса или лица, обратившегося за совершением нотариального действия, то есть нельзя нотариально удостоверить иные, прямо не указанные в законе факты.
Удостоверение факта нахождения гражданина в живых производится на основании ст.82 Основ законодательства РФ о нотариате.
Нотариус по просьбе гражданина удостоверяет факт нахождения гражданина в живых. Для этого необходимо установить личность гражданина по удостоверяющему документу. После установления личности гражданина нотариус выдает заявителю свидетельство, удостоверяющее факт нахождения гражданина в живых.
В свидетельстве, удостоверяющем факт нахождения гражданина в живых, нотариус указывает дату и точное время, в которое обратившийся гражданин лично явился в нотариальную контору.
Если же удостоверение такого факта осуществлялось вне нотариальной конторы, то в свидетельстве нотариус должен указать дату, время и адрес, по которому совершалось такое нотариальное действие (если данный факт удостоверялся в учреждении (организации), то указывается и полное наименование учреждения (организации)).
Удостоверение факта нахождения в живых несовершеннолетнего производится по просьбе его законных представителей (родителей, усыновителей, опекунов, попечителей), а также учреждений и организаций, на попечении которых находится несовершеннолетний.
При удостоверении такого факта нотариусом соблюдаются те же требования, которые применяются при удостоверении факта нахождения в живых совершеннолетнего гражданина. В данном свидетельстве указывается, в сопровождении кого из законных представителей несовершеннолетний гражданин находился или явился в нотариальную контору.
В свидетельстве нотариус должен указать дату, время и адрес, по которому совершалось данное нотариальное действие.
Свидетельство об удостоверении факта нахождения гражданина в живых оформляется в двух экземплярах, один из которых выдается заинтересованному лицу, а второй хранится в делах нотариуса.
Удостоверение факта нахождения гражданина в определенном месте производится на основании ст.83 Основ законодательства РФ о нотариате.
Нотариус по просьбе гражданина удостоверяет факт нахождения его в определенном месте. После установления личности гражданина нотариус выдает ему свидетельство, удостоверяющее факт нахождения гражданина в определенном месте.
В свидетельстве, удостоверяющем данный факт, нотариус указывает дату и точное время, в которое обратившийся гражданин лично явился в нотариальную контору.
Если же удостоверение такого факта осуществлялось вне нотариальной конторы, то в свидетельстве нотариус должен указать также и адрес, по которому совершалось такое нотариальное действие, а если удостоверение факта производилось в учреждении (организации), то указывается и его полное наименование.
Свидетельство об удостоверении факта нахождения гражданина в определенном месте оформляется в двух экземплярах, один из которых выдается заинтересованному лицу, а второй хранится в делах нотариуса.
Удостоверение тождественности личности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, производится на основании ст. 84 Основ законодательства РФ о нотариате.
Нотариус по просьбе гражданина удостоверяет тождественность личности гражданина с лицом, изображенным на фотографии.
Установив личность обратившегося на основании документов, удостоверяющих ее (паспорт), должен убедиться, что именно обратившийся к нему гражданин изображен на представленной фотографической карточке.
В подтверждение тождественности личности гражданина с лицом, изображенным, на представленной этим гражданином фотографии нотариус выдает свидетельство.
Документы:
- Гражданин лично со своим паспортом обращается в нотариальную контору, при себе необходимо иметь две фотографии 3х4, черно-белые или цветные.
- Свидетельство об удостоверении тождественности личности гражданина с лицом, изображенным на фотографии, выдается в двух экземплярах, один из которых остается в делах нотариуса.
Удостоверение времени предъявления документов производится на основании ст.85 Основ законодательства РФ о нотариате.
По просьбе гражданина нотариус удостоверяет время предъявления ему документа. Нотариус должен установить личность обратившегося.
- Документы, время предъявления которых необходимо удостоверить, могут быть самые различные: авторефераты, заявки на изобретения, научные открытия, командировочные удостоверения и другие документы, для которых время их написания, предъявления, регистрации имеет существенное значение, может повлечь за собой определенные юридические последствия.
- Для удостоверения времени предъявления документ должен быть представлен нотариусу в двух экземплярах, один из которых после удостоверения времени предъявления, остается в делах нотариуса.
- Если материал изложен на н��скольких страницах, он должен быть прошнурован и пронумерован (самим заинтересованным гражданином либо нотариусом) и скреплен печатью нотариуса.
- Если одним и тем же лицом одновременно предъявлено несколько документов, то удостоверительная надпись совершается на каждом из документов, тариф (пошлина) взимается в соответствии с действующим законодательством за предъявление каждого документа.
Главный документ гражданина государства – паспорт, удостоверяющий личность – может потребоваться во многих ситуациях. Но у нас не всегда есть возможность лично представить его оригинал. Это невозможно сделать из-за расстояния, рода занятий или других объективных причин. Довольно часто граждане, которые редко нуждаются в услугах государственных органов или редко о них заботятся, не знают, что они могут использовать отсканированный паспорт и не нуждаются в личном присутствии. Так что, если необходимо, вместо того, чтобы стоять в очереди, чтобы просто передать документы, то есть копию вашего паспорта, вам просто нужно отправить ее по электронной почте.
Так что же такое скан паспорта? Это цифровой файл, созданный с помощью определенных средств: специального устройства – сканера и драйвера для этого устройства. Этот файл содержит изображение паспорта гражданина, необходимые развороты этого документа.
Отсканированный паспорт служит полноценной заменой оригиналу документа, если он является заверенной копией.
Его подлинность подтверждается уполномоченными органами, поэтому скан приобретает юридическую ценность и может полноценно служить своему владельцу. Он используется во всех случаях, когда сканирование считается полным документом. Но сначала следует узнать, как правильно заверить копию своего паспорта, с кем нужно связаться и какие действия нужно предпринять в этом случае.
Технологии не останавливаются, и благодаря им вы можете отправить оцифрованную версию документа туда, где это необходимо. Документ в этом формате можно отправить куда угодно, любому получателю по электронной почте, в социальной сети или через мессенджер. Для этого вам необходимо отсканировать документ с помощью сканера.
Как правило, учреждения, которые принимают копии документов в оцифрованном формате, предъявляют все требования к отправителю в отношении типа файла и его формата. Хотя в разных ситуациях требуется разное качество изображения, все же рекомендуется, чтобы цифровая копия оригинального паспорта была хорошего качества, чтобы все мелкие детали были видны на готовом изображении. Так что вы можете спасти себя в будущем, если у вас возникнут жалобы.
Как сделать скан через ПК или ноутбук
Если вы используете операционную систему Microsoft для создания отсканированного документа, вам необходимо сделать следующее:
- Подключите к компьютеру соответствующие цифровые копировальные устройства. Можно использовать ноутбук.
- Поместите паспорт скопированным листом в сторону сканера.
- После открытия кнопки «Пуск» в меню выберите кнопку, обозначающую сканирующее устройство.
- Активируйте новое окно и выберите желаемое устройство для сканирования.
- В диалоговом окне определите профили, необходимые для сканирования.
- Отрегулируйте цвет отсканированного изображения.
- Настройте нужный формат.
- После выполнения настроек снова просмотрите полученный результат в специальном окне.
- Нажмите кнопку на панели, чтобы скопировать. Щелкните «Проводник» (значок дискеты) в меню «Пуск», затем – «Отсканированные страницы» в меню «Документы».
Что делать, если нет сканера
Как сканировать паспорт при отсутствии сканирующего устройства. Это можно сделать с помощью телефона – смартфона или iPhone, в котором установлены соответствующие приложения и камеры. И с их помощью отсканируйте нужный документ. Используем телефон для сканирования.
Чтобы создать копию изображения паспорта на электронных устройствах под управлением Android, вам необходимо:
- Воспользуйтесь сервисом хранения Google;
- Найдите файл с сохраненным скопированным документом;
- С помощью меню найдите окно со знаком плюс;
- Разместите телефон на копируемой странице;
- Отсканируйте, изменив настройки и при необходимости изменив размер, добавьте лист паспорта для сканирования, нажав клавишу «плюс.
Сколько стоит заверить у нотариуса
На территории РФ такая услуга будет стоить около 100 рублей. Вы платите отдельно за каждую страницу.
То есть три самые необходимые страницы паспорта обойдутся вам в 300 рублей. Цена на все документы одинаковая.
То есть аттестат, свидетельство о рождении и прочие документы также будут стоить по 100 рублей. Цена может также зависит от того, куда обратится гражданин.
Должностное лицо должно очень внимательно проверить совпадения с подлинником, поскольку именно оно будет нести ответственность за достоверность.
Скорее всего, Вам пригодится информация о правилах и особенностях оказания бесплатной юридической помощи.
Сделать дубликат самостоятельно, без участия нотариуса невозможно.
Поскольку вы не являетесь должностным лицом, то можете только сделать ксерокопию.
Когда нужно заверить документ, необходимо посетить контору нотариуса.
В дубликате должно быть указано:
- место нахождения оригинала;
- подтверждение о соответствии оригиналу и об отсутствии ошибок;
- должность работника конторы;
- подпись;
- дата операции;
- печать.
Все перечисленные пункты, кроме печати, вы сможете сделать самостоятельно. Именно из-за нее не каждый гражданин может заверять документы.
Примите во внимание: печать – это подтверждение того, что человек обладает полномочиями, необходимыми для этой операции. Потому сделать все самостоятельно не получится.
Опасно ли высылать цифровую копию своих документов
Любой документ, попавший во всемирную сеть, может стать доступным для мошенников. Отправляя свое удостоверение личности, нужно убедиться в чистоте репутации получателя. Любой человек без особого труда может купить электронные сканверсии паспортов.
По этому документу мошенники, например, могут оформить потребительский кредит или быстрый заем, зарегистрировать фирму или приобрести SIM-карту для разговоров в долг. Хотя стоит подчеркнуть, что для этого им не обойтись без содействия нечестного сотрудника налоговой службы, банка или телефонного оператора. А такой сотрудник может найтись и в любой организации, где вы без колебаний оставляете ксерокопии своих документов.
Узнайте, в каких случаях может понадобиться копия паспорта.
Кто может заверить копию паспорта кроме нотариуса?
Ответ на вопрос: Копию паспорта может заверить нотариус и организация, которая затребовала предоставление копии паспорта.
Если место требования- это не Ваша организация, то приведенные в вопросе личные документы (паспорт) работника Вы заверять не имеете права. Уполномоченный представитель работодателя вправе заверять копии документов в следующих случаях: 1. Если это исходящие от работодателя документы (копии приказов, должностных инструкций и пр.) 2.
Если документы предоставляются для комплектования личного дела работника или по Вашему требованию, например, для предоставления налоговых вычетов. В этом случае с предоставленного работником оригинала копию снимает представитель работодателя и удостоверяет ее.
3. Если это документ иной организации, но оригинал хранится у Вас, а от организации, от которой исходит документ, его получить затруднительно (например справка о заработке и уплаченных страховых взносов за 2 года, если предыдущий работодатель ликвидирован, а оригинал справки предоставлен Вам при приеме на работу). 4. Если речь идет о заверении копии трудовой книжки, хранящейся у работодателя.
Если же работник просит заверить копии приведенных в вопросе документов для предоставления в иную организацию, то сотрудник отдела кадров (уполномоченный представитель работодателя) не имеет права заверят такие документы. В этом случае работник вправе обратиться к нотариусу для заверения копий его личных документов, либо заверить копии с них по месту требования, предоставив оригиналы.
С какой целью снимается копия с паспорта гражданина
С точки зрения законодательства, снятие копии с паспорта оправдано во время:
- оформления займа или создания расчетных счетов в банковских организациях — финансовые компании обязуются идентифицировать клиентов по норме Федерального Закона №115 «О противодействии легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»;
- получения налоговых вычетов и льгот в Федеральной налоговой службе;
- обращения в росреестр или другую государственную инстанцию для регистрации прав собственности — пункт 12 статьи 18 Федерального Закона №218 от 13.07.2015 г;
- участия в торгах на электронных площадках — статья 51, 88 Федерального Закона № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ и услуг;
- оформления визы в посольстве и консульстве;
- обращения в суд с целью защиты собственных интересов.
Мошенничество с копией паспорта
Написал заявление в полицию об утере, факт кражи исключаю. Недавно узнал, что на мой утерянный паспорт оформили кредит в банке (купили что то в кредит в магазине электроники). Документов из полиции не осталось — корешок заявления забрали в ФМС, когда оформлял новый паспорт. Банк требует от меня написать заявление в полицию о мошенничестве взять корешок заявления а также копию постановления об возбуждении/отказе в возбуждении уголовного дела и заверенные копии передать им вместе с претензией. Кредитное авто было продано третьему лицу(мужчине) о копии птс(оригинал в банке), третье лицо продало авто женщине, которая пишет заявление в прокуратуру о мошенничестве (156), тк банк арестовал авто. У вас гражданско -правовые дела и решаются в суде, ст.3 ГПК,а не в милиции. Кредит на чужой паспорт На сегодняшний день, огромное количество разнообразных банков предлагают широкий спектр программ по кредитованию.