Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Несколько трудовых книжек у одного работника: что делать работодателю?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иногда так бывает, что, работая в нескольких организациях одновременно, человек заводит и несколько трудовых книжек. Вообще, так быть не должно – Трудовой кодекс Российской Федерации предполагает, что при работе по совместительству трудовая книжка не нужна, а запись о такой работе, если сотруднику она нужна, вносят по основному месту на основании документов – чаще всего копии приказа о приеме на работу. Однако жизнь вносит свои коррективы.
Оказалось, что у работника две трудовых книжки: что делать?
Итак, быть официально трудоустроенным и работать на двух работах одновременно работник может – но даже в такой ситуации трудовая книжка должна быть одна. Возникает вопрос – что же делать работодателю, который узнал о том, что у работника есть еще одна работа, а на ней – еще одна трудовая?
В этом случае потребуется:
- Из двух трудовых книжек оставить только одну. Какую именно – неважно, но можно предположить, что целесообразно оставлять ту книжку, которая ведется дольше и в которую было внесено больше записей, чем во вторую.
- На одном из рабочих мест оформить работника в качестве внешнего совместителя. Какое из рабочих мест будет основным, а какое – по совместительству, работник может решить самостоятельно, согласовав свое решение с работодателем. Соответствующая запись должна быть внесена работодателем в выбранную трудовую – только после этого «двойная» занятость работника будет оформлена в соответствии со всеми законодательными требованиями.
Откуда берётся вторая трудовая книжка?
Один из самых актуальных вопросов, который поднимают на сайте государственной инспекции труда ОнлайнИнспекция почти ежемесячно – что делать, если сотрудник приносит вторую трудовую книжку? Ситуация распространена потому, что долгое время считалось почти нормальным иметь две трудовые книжки, чтобы в каждую из них вносить желательные или нежелательные записи, работать одновременно на двух работах или получать более высокую пенсию.
Иногда трудовая книжка просто теряется, например, во время переезда. В таком случае сотрудник пишет заявление на получение дубликата и самостоятельно восстанавливает сведения из старого документа, например, обращается на предыдущие места работы. Если трудовую потерял работодатель, тогда он занимается восстановлением сведений и заводит дубликат. При этом старый документ может неожиданно найтись, и у сотрудника на руках будет сразу две трудовые.
Нурия Архипова
директор по развитию агентства эффективного управления персоналом SLG
Ещё одна причина, по которой человек может решить завести вторую трудовую книжку – стаж на должностях, которые не вызывают гордости или могут быть восприняты будущим работодателям с недоумением. Например, телевизионный редактор на хорошем канале попадаете под сокращение, найти работу в своей сфере не может, а деньги заканчиваются. И он устраивается продавцом в магазин. Потом удача всё же улыбается – ему предлагают работу мечты. Естественно, демонстрировать на новом месте трудовую книжку с записью из магазина не хочется. И сотрудник принимает решение об «утере» прежней трудовой и делает дубликат.
По какой из трудовых книжек рассчитываются пенсии и страховые выплаты?
Когда наступит время рассчитывать пенсионные выплаты, работнику потребуется предоставить пакет оригиналов документов, в том числе и трудовую книжку. Но как выбрать, какая из нескольких – действительная? Формально пенсионный фонд не примет несколько трудовых, поэтому придётся выбрать – например, ту, где указан больший стаж.
Но финансовые проблемы начнутся и раньше – если сотрудник, имеющий две трудовые книжки, захочет уйти на больничный или в отпуск по уходу за ребёнком. Дело в том, что длительность страхового стажа имеет важное значение для определения пособия по временной нетрудоспособности. К примеру, если работник отработал свыше 8 лет, то работодатель выплачивает ему пособие по временной нетрудоспособности в размере 100 % среднего заработка. Если стаж работы составляет от 5 до 8 лет, то размер пособия составит лишь 80 % от средней зарплаты, а до 5 лет – только 60 %. Практика показывает, что работодатель вправе зачесть весь стаж работы, который указан во всех трудовых книжках работника. При этом, определённые периоды трудовой деятельности могут «задваиваться», так как работники часто оформляют трудовую книжку у нового работодателя, уже имея постоянную работу и изначальную трудовую книжку. При подсчёте стажа определённый временной период можно учесть лишь один раз.
Возможно, во времена «лихих девяностых» и было выгодно работать в нескольких организациях полулегально, но сейчас это может принести больше проблем, чем пользы. Если трудовая книжка действительно утеряна, стоит как можно скорее обзавестись дубликатом. В противном случае лучше обратиться к работодателю или юристу с просьбой разрешить проблемную ситуацию до того, как она может привести к уголовной ответственности.
Начисление пенсий и пособий
Помимо указанных выше последствий, могут появиться трудности с получением пособий. Несмотря на то, что трудится человек сразу в двух организациях, рассчитывать на денежные выплаты по беременности или по другим причинам он сможет только в одном месте. Такая же ситуация касается и больничных листов, ведь при этом оформляется соответственный бланк, и он должен быть один. Не разрешено одновременно подавать документы на двух предприятиях. Конечно, нарушитель не получит никаких штрафов или других видов наказания. Единственное, что могут сделать представители компании – уволить такого работника.
Важно! Самые серьезные проблемы могут возникнуть тогда, когда будет осуществляться начисление пенсионного обеспечения. Человек имеет две книжки и работает на двух должностях. К сожалению, для таких людей, подать в государственную контору оба документа с заработанным стажем нельзя.
Можно ли иметь две трудовые книжки? / Последствия
В настоящее время не редкость, когда гражданин одновременно трудится на нескольких работах. Законодательство РФ такую практику не запрещает, но при этом Трудовой кодекс регламентирует, что трудовая книжка физического лица должна храниться по основному месту работы.
Параллельное трудоустройство в других организациях должно оформляться как совместительство. По желанию гражданина сведения о такой деятельности могут быть отражены в трудовой книжке.
При этом трудовая книжка никуда не передается, а все записи производятся кадровой службой основного работодателя на основании подтверждающих документов о совместительстве, представленных работником.
Таким образом, наличие двух действующих трудовых книжек у физического лица нормативными актами просто не предусмотрено. Соответственно, и прямого запрета на обладание двумя документами одновременно Трудовой кодекс не содержит.
Некоторые граждане пользуются этим «пробелом» в законодательстве и, пытаясь скрыть отдельные неблагоприятные факты своей трудовой биографии, заводят новую трудовую книжку.
Две трудовых – кого накажут
Если у физического лица оформлены две трудовые книжки, это дает ему возможность скрывать от потенциальных работодателей факт работы в прошлом на низкоквалифицированных должностях.
Предоставляя в отдел кадров второй экземпляр трудовой, сотрудник не задумывается о последствиях своих действий. Законодательные нормы расценивают такой шаг как сокрытие данных о трудовом стаже. Можно ли работать по двум трудовым книжкам? Нельзя, при обнаружении факта задвоения кадровых документов работодатель вправе инициировать увольнение недобросовестного работника.
Если будет выявлено, что у сотрудника имеется несколько трудовых книжек, работодатель может начать служебное расследование. Итогом следственных мероприятий будет признание виновности сотрудника в предоставлении ложных сведений при заключении трудового договора. Если заведены и используются сразу две трудовые книжки, ответственность для работника будет проявляться в увольнении по инициативе работодателя с указанием в причинах расторжения отношений пункта 11 статьи 81 ТК РФ.
Некоторые граждане в настоящее время стараются и работают по двум трудовым книжкам для того, чтобы получать хороший заработок. Законно ли это? Здесь нужно сказать о том, что для осуществления служебной деятельности сразу на двух предприятиях не нужно иметь несколько трудовых книжек. Потому что при трудоустройстве на работу по совместительству гражданину не требуется еще один документ, подтверждающий его служебную деятельность. Достаточно, как было сказано ранее, его заверенной копии с основного места работы.
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно? Как уже было указано ранее, законодательно это не запрещено. Тем не менее на практике это недопустимо. Потому что могут возникнуть серьезные проблемы с налоговой службой. Более того, если выяснится, что работник пользуется поддельным трудовой, то начальник его уволит по своей инициативе. Так что иметь две трудовые книжки совершенно не нужно.
Некоторые женщины считают, что если они будут работать по двум трудовым книжкам, то смогут получить декретные выплаты сразу с двух предприятий. Но по закону это недопустимо. Потому что подобные действия сотрудницы будут считаться мошенничеством.
Поэтому ответ на вопрос о том, можно ли завести 2 трудовые книжки, будет отрицательным. Потому что в противном случае сотрудник может поплатиться за это не только рабочим местом, но и даже свободой. Хотя прямого запрета на ведение двух трудовых в законе не предусмотрено.
Две трудовые книжки: ответственность
У каждого человека, который имеет официальную работу, должна быть трудовая книжка. Она хранится у работодателя. Но если у человека есть перерывы между периодами работы, то документ должен храниться у него.
Таким образом, он может быть утерян или вовсе погибнуть от механического повреждения. Как быть в такой ситуации? В трудовой содержатся все сведения о стаже человека, о местах его работы и учёбы, о наградах, поощрениях и взысканиях.
Для чего нужна работающему человеку трудовая книжка?
- В ней фиксируется весь «трудовой» путь конкретного человека – от первого места работы до пенсии. Здесь указываются перемещения по должности, по карьерной лестнице и прочее.
- Это обязательный документ, который нужно предъявить при трудоустройстве.
- Когда работающий гражданин решит выйти на пенсию по старости, то трудовая книжка поможет ему подтвердить стаж, необходимый для получения пенсии.
- Она нужна для оформления кредита, для получения пособий, для подтверждения статуса безработного и прочее.
Поэтому трудовую книжку нужно беречь.
Ни в одном нормативном акте не прописано, что человеку запрещено иметь две и более трудовые книжки. Форма трудовой книжки, ее образцы, Правила ведения оговоренного документа, а также порядок обеспечения бланками предприятий с освещением некоторых моментов оформления книжки о труде прописаны в следующих нормативных актах:
- Постановление Правительства РФ № 225. В этом нормативном акте прописаны практические правила ведения и учёта трудовых книжек, а также правила их хранения у работодателя;
- Постановление Минтруда РФ № 69. Это инструкция по правильному заполнению документа со стороны работодателя;
- Приказ Минфина РФ №117Н. В нём закреплены принципы обеспечения работодателей трудовыми книжками, а также вкладышами в них. Именно в этом Приказе на данную сторону отношений возлагается обязанность ведения и заполнения таковых документов;
- Ст. 66 ТК РФ. Здесь дано само понятие данного документа, прописано, где и как его необходимо использовать. Но в этой статье описаны лишь основные моменты и принципы. Вся конкретика регламентируется вышеуказанными нормативными актами.
Можно ли иметь две трудовые книжки одному человеку
В наше время не редкость ситуации, когда человек трудится на нескольких работах. В связи с этим иногда возникают вопросы: можно ли иметь две трудовые книжки и работать по ним одновременно?
Трудовое законодательство предусмотрело исполнение должностных обязанностей работником в нескольких трудовых коллективах. Между тем, в соответствии со ст. 66 ТК РФ, предписывается трудовую книжку передать на сохранение тому работодателю, труд у которого будет основным. Работа в других организациях в этом случае будет являться совмещением. Информацию о ней можно также занести в трудовую книжку по желанию работника. Для этого сотрудник должен представить на основное место работы письменное подтверждение совместительства (приказ о приеме на работу в другую организацию).
Таким образом, становится очевидно, что законодательство не предусматривает наличия у трудящегося гражданина двух трудовых равноценных книжек одномоментно. Даже если трудовая книжка теряется, надлежит сообщить об этом новому работодателю. На основании документов (приказов о приеме и увольнении, других доказательств) он заведет работнику новую трудовую книжку, которая будет дубликатом утерянной.
Однако при этом конкретного запрета обладать парой трудовых книжек одновременно в законодательстве не содержится. Чем же грозит работа по нескольким трудовым книжкам?
Выгодно ли иметь вторую трудовую книжку
Вторую трудовую книжку закон иметь не запрещает, но следует помнить, что параллельного стажа не существует при начислении пенсионных или иных выплат. Поэтому для всех расчетов необходим только стаж, когда ведутся отчисления работодателем и своевременно платятся все налоги в бюджет страны.
Параллельная трудовая книжка с отметками на других предприятиях может считаться документом для отражения трудовой деятельности по совместительству, хотя необходимости в таких действиях нет. Все отметки могут быть сделаны в одном документе на основании Российского законодательства.
Одни и те же льготы, полученные на нескольких местах работы, не должны иметь место. Пособия необходимо получать только на основании одного документа, единой базы данных. Иначе действия работника могут быть расценены как попытка обогащения незаконными способами. Привлечение к ответственности работника в подобных ситуациях приведет к применению взысканий и наказаний в соответствии с законодательством России.
В системе государственного пенсионного страхования существует персонифицированный учет, содержащий всю информацию о трудовой деятельности гражданина. Однако трудовая книжка сегодня является обязательным документом для назначения пенсии. И к заявлению гражданин должен приложить наиболее «выгодную» трудовую книжку, даже если их несколько
Поэтому бережное и ответственное отношение к важному документу с записями о труде поможет в будущем каждому человеку обеспечить безбедное существование в старости
Можно ли восстановить трудовую книжку
Что же делать тем, кто случайно потерял трудовую книжку, полную важных сведений о трудовом стаже, или испортил ее? Ответ прост: заниматься восстановлением документа. Желательно начать это делать как можно скорее, сразу же после того, как вы обнаружите, что бумаги больше нет при вас.
Процесс восстановления рассматриваемого нами документа от начала и до конца регламентируется особыми правилами
Процедура восстановления трудовой регламентируется сводом правил о:
- ведении и хранении аналогичной категории документов;
- изготовлении бланков;
- обеспечении искомыми бланками организаций-работодателей.
Утверждены искомые правила правительственным Постановлением № 225, а также Инструкцией, являющейся руководством по заполнению трудовых книжек, выпущенной Министерством труда нашей страны, и утвержденной еще в 2003 году.
Согласно двум этим перечням правил, гражданин, который потерял трудовую книжку (или испортил ее, и документ теперь невозможно использовать), имеет право на изготовление дубликата, в который также будут внесены сведения о трудовой деятельности данного лица.
Интересная информация
Первое, что нужно сделать для оформления дубликата – уведомить о потере документа последнего работодателя, который у вас был, подав ему заявление о пропаже трудовой книжки. В течение 15 дней с момента получения обращения организация изготовит и выдаст вам дубликат, в котором будут содержатся сведения о:
- его общем трудовом стаже;
- имеющихся наградах;
- поощрениях;
- выговорах.
Вы можете оформить дубликат, используя подтверждающие ваш трудовой стаж и иные заслуги документы, обозначенные в перечне ниже
При оформлении дубликата в качестве подтверждающих стаж документов будут использованы:
- приказы руководящего лица, обозначающие зачисление сотрудника в штат компании;
- трудовой договор;
- лицевые счета либо ведомости о заработной плате гражданина;
- справки, полученные в Пенсионном Фонде;
- отчетность по форме СЗВ-К;
- иные официальные документы, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина.
При условии, что предприятие, на котором ранее числился гражданин, закрылось, и было официально ликвидировано, сведения, как мы уже упоминали выше, которые им хранились, будут переданы в архив или иной компании-правопреемнику. Вам нужно узнать, кто теперь точно отвечает за хранение информации, и отправиться по адресу его расположения.
Запрос на получение дубликата в архив составляется в произвольном формате, с учетом некоторых правил его оформления. Так, например, внутри заявки следует обязательно обозначить:
- ФИО получающего дубликат лица;
- временной период, в течение которого лицо трудилось на предприятии;
- цель, с которой вы осуществляете запрос данных в архиве;
- контактные данные, с помощью которых с вами впоследствии смогут связаться представители организации.
Получение дубликата возможно также и в том случае, если вы не утеряли, в просто повредили оригинал документа
Отдельно стоит упомянуть также и то, что в том случае, если трудовая книжка была повреждена, вы также можете получить дубликат. При этом, чтобы ускорить процесс его оформления, принесите испорченный документ в кадровый отдел последнего работодателя, чтобы его сотрудники просто переоформили все сведения в новую книжку. При условии, что какие-либо части текста, находящегося внутри данной книжки, прочесть невозможно, так как той или иной сегмент ее поврежден очень сильно, нужно будет собрать и представить дополнительные подтверждающие документы.
Если же документ был поврежден ввиду неосторожности сотрудников организации-работодателя, а не самим лицом, то выдача дубликата сопровождается предварительным сбором специальной комиссии, в состав который входят:
- представители организации, в которой вы работаете;
- лица, представляющие исполнительную власть;
- члены различных коллективов;
- участники профсоюзов.
При этом сотрудник не должен писать заявку на восстановление книжки, а также предоставлять какие-либо нужные справки, все заботы берут на себя представители организации-работодателя, которая виновна в порче бумаги.
Владение сразу несколькими книжками — актуальная проблема для трудовой сферы. Работники, допустившие нарушения в оформлении трудовых книг, ссылаются на труд сразу в нескольких организациях. Но трудовое законодательство в 66-й статье ТК чётко указывает, что этот документ оформляется в одном экземпляре, который хранится по основному месту работы.
Информация о совмещении нескольких должностей вносится в книги по желанию работников. Если кто-то не желает фиксировать непрестижный труд или работы с низкой квалификацией, он вправе это не делать. Настаивать на внесении информации такого рода в книжку работника работодатель не может.
Очевидно, что второй документ работнику, осуществляющему честную трудовую деятельность, не требуется. Однако и прямого запрета на владение сразу двумя книгами в законодательстве нет! Не предусмотрены также штрафные санкции или любые другие административные наказания. Но при этом наказывается любая мошенническая деятельность при использовании сведений, отображённых в трудовых книгах.
Прежде всего, человек наказывает сам себя, когда дело доходит до его пенсионного обеспечения. А в отдельных случаях обманутые руководители спешат избавиться от владельца двух книжек через его увольнение.
Нормативные документы, регулирующие права и обязанности работников
Существует большое количество документов, на основании которых происходит регулировка прав и отслеживание обязанностей сотрудников. Основным таким документов служит ТК России.
Помимо него, нормы права в этом вопросе содержатся в локальных актах, изданных для разных сфер трудовой деятельности.
Работники, заключившие трудовой договор на работу по совместительству, имеют те же права и обязанности, что и сотрудники, осуществляющие деятельность по основному месту работы. На совместителей распространяются:
- правила внутреннего трудового распорядка организации;
- все социальные гарантии, предусмотренные законными актами России;
- положения, прописанные в коллективном договоре.
К локальным нормативным актам, регулирующим права и обязанности всех категорий работников, относят:
- расписание штата;
- положение об оплате трудовой деятельности;
- положение о премировании сотрудников;
- должностные и рабочие инструкции;
- положения, содержащие порядок аттестации сотрудников;
- положение о структурном подразделении.
Подведем краткие выводы изложенного материала:
- Трудовая книжка – является основным свидетельство наработанного стажа, от внесенных в нее сведений и их достоверности зависит своевременный выход на пенсию.
- Оформление на два вида работ сразу, возможно законным методом – совместительством.
- При совместительстве, документ о стаже труда отдается на основное место работы, а в остальные – предоставляется паспорт и диплом о полученном образовании.
- Заведение 2-й книжки о труде будет законным только в одном случае – при утрате 1-й, если будет написано заявление об этом работодателю.
- Наличие 2-х трудовых документов, может привести к проблемам с налоговыми и пенсионными органами.
- На уровне законов, не установлено наступление ответственности, за наличие 2-х трудовых книг.
- Права и обязанности основных работников и совместителей, регулируются одинаковыми нормативными актами разных уровней.
Ответственность за ведение нескольких трудовых книжек
Никакой ответственности за такое деяние не предусмотрено, но по общим правилам, на одного работника должна приходиться одна ТК. Можно сказать больше, с юридической точки зрения наличие двух формуляров одновременно не является законным и фактически, речь идет об обмане.
Серьезные проблемы могут возникнуть при оформлении пенсионного госпособия. Оба документа в ПФР предъявить не получится, а наличие сразу двух документом может выглядеть перед специалистами ПФР, как мошенничество.
Даже если по каждой книжке осуществляются все положенные отчисления в ПФР, действительной будет признана только одна. Последний факт может стать причиной потери трудового стажа. В этой связи, если документов все же два, то выбрать стоит тот, который позволит подтвердить максимальный трудовой стаж.
В отдельных случаях, наличие второй труд.книжки может стать основанием для предъявления иска. К примеру, когда женщина, ухаживая за ребенком, оформила пособие и, одновременно, вышла на другое рабочее место.
В России не запрещается иметь несколько трудовых книжек, но предоставлять их сразу в несколько мест работы, как на основные, запрещено. Наличие нескольких трудовых может привести работника к неприятным последствиям, в частности, к уголовной ответственности.
Пенсию по нескольким трудовым также считать не будут, потому что «исчисление страхового стажа производится в календарном порядке». То есть те рабочие периоды, которые, согласно трудовым документам, пересекаются (человек одновременно трудился на двух работах, как на основных, и оба работодателя делали отчисления в ПФР), будут учтены как один период в страховом стаже.
Если человек работает по совместительству, то на дополнительной работе он может не предоставлять трудовую книжку. При этом в трудовом договоре должно быть прописано, что эта работа выполняется по совместительству. Тогда отчисления в ПФР будут засчитаны в качестве будущей пенсии.
Если в трудовой закончились листы, то не нужно заводить новую книжку. Достаточно попросить у работодателя оформить вкладыш и внести в него необходимые сведения.
Таким образом, законных оснований для наличия и использования нескольких трудовых нет!
Две трудовые книжки: ответственность
При факте заведения двух трудовых книжек для одного работника не предусмотрены меры наказания для гражданина. А за внесение фиктивных записей в документ или получение незаконным путем по двум книжкам материальных выплат придется заплатить штраф. В некоторых случаях речь может идти об уголовной ответственности за наличие двух трудовых книжек – последствия основываются на ст. 327 УК, предполагающей лишение свободы на срок не менее 2 лет (максимум – 4 года).
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно, находясь по одной из них в отпуске по уходу за ребенком, а по второй продолжая работать? Нельзя, при выявлении такой ситуации работника ждут судебные иски и взыскание сумм, полученных обманом. При оформлении пособия по безработице по фиктивной трудовой книжке:
- за две трудовых книжки последствия проявляются в виде возмещения ущерба государству в 5-тикратном размере или административного ареста продолжительностью 15 суток (КоАП);
- штраф в сумме до 120 тыс. руб. за мошенничество с возможным привлечением к исправительным работам (УК РФ, ст. 159).